Bylų nomenklatūra
5 (100%) 1 vote

Bylų nomenklatūra

112131

VILNIAUS KOPERACIJOS KOLEGIJA

Parengė: Mantas Žemaitis

ĮMONĖS BYLŲ NOMENKLATŪRA

IR BYLŲ SUDARYMAS

KAUNAS, 2004

1. Įvadas

Jokia organizacija negali egzistuoti be komunikacijos. Komunikacija – bendravimas, keitimasis patirtimi, mintimis, išgyvenimais.

Dalykinė komunikacija garantuoja efektyvią veiklą, sėkmingą valdymą, padeda pasiekti organizacijos tikslus. Todėl nuo to, kaip tiksliai, greitai ir tinkamai darbuotojai geba parengti ir įforminti įvairius dokumentus, didžia dalimi priklauso ir įstaigos darbo sėkmė. Institucija rengianti raštvedyba reglamentuojančius dokumentus yra Lietuvos archyvų departamentas.

Valstybinę archyvų sistemą sudaro Lietuvos archyvų departamentas, tiesiogiai pavaldus Lietuvos Respublikos Vyriausybei, valstybiniai archyvai ir kitos Lietuvos archyvų departamentui pavaldžios įstaigos. Lietuvos archyvų departamentas formuoja ir įgyvendina valstybės politiką raštvedybos ir archyvų srityje, valdo Lietuvos valstybinį archyvų fondą ir valstybinius archyvus bei kitas pavaldžias įstaigas, prižiūri ir kontroliuoja visą Lietuvos archyvų fondą, tvarko Lietuvos archyvų fondo sąvadą, registruoja privačius archyvus, rengia, tvirtina ir derina norminius dokumentus Lietuvos archyvų fondo saugojimo, tvarkymo, naudojimo ir kitais klausimais. Norminiai dokumentai, reglamentuojantys dokumentų saugojimo ir restauravimo sąlygas, turi būti derinami su Valstybine paminklosaugos komisija. Lietuvos archyvų departamentas atstovauja Lietuvos Respublikai tarptautinėse archyvų organizacijose. Lietuvos archyvų departamento nuostatus tvirtina Lietuvos Respublikos Vyriausybė, o direktorių skiria ir atleidžia Ministras Pirmininkas. Lietuvos archyvų departamento leidžiami norminiai dokumentai Lietuvos archyvų fondo klausimais privalomi visiems juridiniams asmenims ir pareigūnams. Valstybės institucijos, leidžiančios norminius dokumentus raštvedybos ir archyvų tvarkymo klausimais, privalo juos suderinti su Lietuvos archyvų departamentu. Lietuvos valstybiniai archyvai kaupia, saugo, restauruoja ir tiria dokumentus, reikšmingus Lietuvos istorijai ir kultūrai, užtikrina jų naudojimą, kontroliuoja, kaip valstybės institucijos tvarko ir saugo dokumentus, teikia metodinę pagalbą Lietuvos archyvų fondo laikytojams. Valstybinių archyvų nuostatus tvirtina Lietuvos archyvų departamento direktorius.

2. Bylų nomenklatūros samprata

Įstaigos dokumentų tvarkymui ir valdymui visose jos veiklos srityse ir bylų sudarymui garantuoti turi būti parengtas numatomų sudaryti bylų planas – bylų nomenklatūra.

Bylų nomenklatūra – numatomų sudaryti bylų antraščių sąrašas, nurodant bylų saugojimo terminus. Bylų nomenklatūra padeda tinkamai paskirstyti dokumentus į bylas, palengvina jų paiešką, laiduoja vienodą bylų formavimo tvarką ir jų apskaitą.

3. Nomenklatūros rengimo tvarka

Bylos tvarkomos praėjus vieneriems raštvedybiniams metams po bylų užbaigimo. Įstaigos vadovas skiria atsagingus darbuotojus už bylų sutvarkymą struktūriniuose padaliniuose.

Nomenklatūroje bylos surašomos pagal įstaigai nustatytas funkcijas ir veiklos sritis. Veiklos sritys ir bylos sisteminamos įstaigos patikslinta tvarka. Jos nomenklatūroje yra numeruojamos iš eilės kaip punktai, o kiekvienos srities byla – atskira numeracija kaip papunkčiai. Kiekvienai nomenklatūroje įrašytai bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro bylų nomenklatūros punkto ir papunkčio eilės numeris. Bylos eilės numeris nomenklatūroje yra nekeičiamas. Jei kitais raštvedybiniais metais tokia byla nesudaroma, jos numeris į bylų nomenklatūrą neįrašomas ir kitai bylai nesuteikiamas.

1. Bylos tvarkomos:

1. 1. Tikrinami kiekvienos bulos ir joje esančių dokumentų saugojimo terminai pagal įstaigos bylų nomenklatūra ir teises norminius aktus, kuriuose jie nustatyti.

1. 2. Patikrinamas dokumentų sisteminimas bylose pagal nustatytą ar pasirinktą požymį.

Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylose dokumentai išdestomi chronologine tvarka (byla pradedama anksčiausiu dokumentu, baigiama – vėliausiu), jei netaikoma kita sisteminimo tvarka. Susirašynejimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nežiūrint atsakomojo dokumento datos.

1. 3. Jei byloje yra dokumentų, kurie neatitinka bylos antraštes ar saugojimo termino, jie dedami į reikiamas bylas.

Jei byloje yra juodraščių, dokumentų nereikalingų egzempliorių, žymeklių, sąvaržėlių, segtukų, jie išimami

2. Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų lapai sunumeruojami tam tikra nustatyta tvarka.

Kiekvienos bylos lapai numeruojami atskirai

3. Laikinojo saugojimo bylų lapai paprastai nenumeruojami.

Jei laikino saugojimo bylą ar atskirus jos dokumentus reikia perduoti teisėtvarkos ar kitoms institucijoms, bylos lapai gali būti sunumeruojami ir parašomas bylos baigiamasis įrašas.

4. Bylos vidaus apyrašas sudaromas, jei to reikia papildomai apskaitai ar paieškai. Vidaus apyraše surašomi byloje esantys dokumentai ir nurodoma jų vieta byloje (1 pavyzdys).

5. Bylos tvarkymas baigiamas jos įforminimu: rašomas bylos baigiamasis įrašas (2 pavyzdys) ir įforminamas bylos antraštinis lapas (3 pavyzdys)

5. 1. Baigiamajame įraše nurudomas bylos lapų skaičius, jų ypatumai.

5. 2. Antraštiniame lape
nurodomi bylos aprašymo duomenys: bylą sudariusios įstaigos ar struktūrinio padalinio pavadinimas, bylos indeksas ir antraštė, chronologinės ribos ar data, bylos saugojimo terminas:

5. 2. 1. Įstaigos pavadinimas turi atitikti teisės norminiais aktais nustatytą įstaigos pavadinimą. Jei įstaiga turi įteisintą sutrumpintą pavadinimą, jis rašomas skliausteliuose po pilno pavadinimo, pvz.: Vilniaus kooperacijos kolegija (VKK), Jei bylos sudarymo metu įstaigos pavadinimas keitesi, bylos antraštiniame lape rašomas paskutinis pavadinimas.

5. 2. 2. Bylos indeksas ir antraštė rašomi pagal bylų nomenklatūrą. Antraštė tikslinama pagal byloje esančių dokumentų sudetį.

5. 2. 3. Bylos chronologinės ribos yra byloje esančio įstaigoje registruoto anksčiausio ir vėliausio dokumento datos.

Jeibylą sudaro vienas dokumentas, jo data yra bylos data.

Jei bylą sudaro vienas ar keli metų tęstini dokumentai, bylos data yra metai.

5. 3. Laikino saugojimo byloms antraštinis lapas gali būti nerašomas, jei bylos aprašymo duomenys užrašyti ant bylos segtuvo.

6. Iki perdavimo į užbaigtų bylų apskaitą, sutvarkytų bylų apskaita daroma ir jų paieška atliekama pagal bylų nomenklatūrą, jos papildymų sąrašą ir suvestinę, vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus apskaitos dokumentus.


4. Bylų saugojimas

Kiekvienos nomenklatūroje įrašytos bylos saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos Archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1997 m. Rugpjūčio 15 d. Įsakymu Nr. 38 kitais teisės norminiais aktais, nustatančiais dokumentų saugumo terminus. Byloms, kurias sudarančių dokumentų saugojimo terminai.Byloms, kurias sudarančių dokumentų saugojimo terminai teisės norminiais aktais nenustatyti, saugojimo terminą siūlo ir nurodo bylų nomenklatūroje įstaigos DEK. Bylų nomenklatūroje taip pat nurodomi už bylų sudarymą atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai.



Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė (toliau – rodyklė) yra pagrindinis norminis dokumentas, atliekant dokumentų vertės ekspertizę. Rodyklė parengta vadovaujantis Lietuvos Respublikos archyvų įstatymu, kitais įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais ir kitais teisės aktais. Rodyklė apima tik tuos bendruosius dokumentus, kurie gali susidaryti įvairių institucijų veikloje. Tai organizacinės- tvarkomosios bei ūkinės veiklos, kontrolės, teisės, raštvedybos, planavimo, finansiniai, buhalteriniai, kadrų, saugos darbe ir kiti dokumentai. Institucijos specialiąją veiklą atspindintys dokumentai šioje rodyklėje neminimi. Valstybės valdymo institucijos šios rodyklės pagrindu rengia savo reguliavimo srities institucijų specialiųjų dokumentų saugojimo terminų rodykles. Vadovaujantis rodyklėmis, sudaromos bylų nomenklatūros, formuojamos bylos, atliekama dokumentų vertės ekspertizė. Specialiųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės ir pavyzdinės bylų nomenklatūros, parengtos šios rodyklės pagrindu, derinamos su Lietuvos archyvų departamento Centrine ekspertų komisija. Kai kurioms bendrųjų dokumentų rūšims, susidarančioms Lietuvos Respublikos Seimo, Prezidentūros, Vyriausybės veikloje, gali būti taikomi kiti saugojimo terminai, negu nurodyta rodyklėje. Rodyklė susideda iš 9 skyrių pagal veiklos sritis : organizacinė – tvarkomoji veikla; kontrolė; teisė; raštvedyba ir dokumentų saugojimas; finansavimas, buhalterinė apskaita ir atskaitomybė; kadrai; sauga darbe; institucijų ūkis, statyba ir remontas; institucijų apsauga, priešgaisrinė, civilinė sauga.

Rodyklėje institucijos suskirstytos į dvi grupes. Pirmajai grupei priskiriamos valstybės, vietos savivaldos, nevalstybinės institucijos, kurių veikloje susidarantys nuolatinio saugojimo dokumentai perduodami valstybiniam saugojimui. Dauguma tokių institucijų yra valstybinių archyvų komplektavimo šaltiniai.

Kitai institucijų grupei priskiriamos institucijos, kurios nėra valstybinių archyvų komplektavimo šaltiniai ir jų dokumentai saugomi institucijoje. Institucijos veikloje susidarantiems dokumentams, turintiems istorinę, mokslinę ir kultūrinę vertę, rodyklėje saugojimo terminas nurodytas 10 m.EK. Šiuos dokumentus institucija gali saugoti nuolat.

Viename punkte išvardytų kelių rūšių laikino saugojimo dokumentų (pvz.: darbo laiko ir užmokesčio apskaitos dokumentai (nedarbingumo lapeliai, tabeliai, darbo užmokesčio apskaičiavimo žiniaraščiai) saugojimo terminas vienodas, tačiau šie dokumentai gali būti grupuojami į atskiras bylas (pvz.: nedarbingumo lapeliai; darbo užmokesčio apskaičiavimo žiniaraščiai). Vienodo saugojimo termino dokumentai gali būti sujungti į vieną bylą, nors rodyklėje šie dokumentai išskirstyti į atskirus punktus.

Institucijos, perduodančios dokumentus valstybiniam saugojimui, pildo tarnautojų asmens bylas.

Rodyklė nustato minimalius dokumentų saugojimo terminus. Tuo atveju, kai šalia dokumentų saugojimo termino yra žyma “EK”, tvarkant dokumentus, institucija ar jos Ekspertų komisija (EK) nutaria pratęsti jų saugojimo terminą, palikti nuolatiniam saugojimui ar sunaikinti pasibaigus saugojimo terminui. Institucijų Ekspertų komisijos gali teikti Lietuvos archyvų departamento Centrinei ekspertų komisijai
pasiūlymus dėl dokumentų saugojimo terminų pakeitimo. Jei rodyklėje dokumentų saugojimo terminas nurodytas “Kol reikia”, institucija pati sprendžia, kiek tokį dokumentą tikslinga saugoti. Dokumentų registracijos žurnalų, kurie institucijoje pildomi (tęsiami) kelerius metus, saugojimo terminas skaičiuojamas nuo paskutinio įrašo datos.

Pastabos “Po patvirtinimo”, “Po pakeitimo”, “Po sutarties įvykdymo”, “Po nurašymo” ir kt. tikslina dokumentų saugojimo terminą. Tokių dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo nurodyto fakto.

Institucijos, perduodančios dokumentus valstybiniam saugojimui, pildo tarnautojų asmens bylas.

Rodyklė nustato minimalius dokumentų saugojimo terminus. Tuo atveju, kai šalia dokumentų saugojimo termino yra žyma “EK”, tvarkant dokumentus, institucija ar jos Ekspertų komisija (EK) nutaria pratęsti jų saugojimo terminą, palikti nuolatiniam saugojimui ar sunaikinti pasibaigus saugojimo terminui. Institucijų Ekspertų komisijos gali teikti Lietuvos archyvų departamento Centrinei ekspertų komisijai pasiūlymus dėl dokumentų saugojimo terminų pakeitimo. Jei rodyklėje dokumentų saugojimo terminas nurodytas “Kol reikia”, institucija pati sprendžia, kiek tokį dokumentą tikslinga saugoti. Dokumentų registracijos žurnalų, kurie institucijoje pildomi (tęsiami) kelerius metus, saugojimo terminas skaičiuojamas nuo paskutinio įrašo datos. Pastabos “Po patvirtinimo”, “Po pakeitimo”, “Po sutarties įvykdymo”, “Po nurašymo” ir kt. tikslina dokumentų saugojimo terminą. Tokių dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo nurodyto fakto.

5. Dokumentų naikinimas

Dokumentus galima naikinti atlikus jų vertės ekspertizę, kai pasibaigia teisės norminių aktų nustatyti dokumentų saugojimo terminai. Sprendimą dėl valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens veiklos dokumentų naikinimo ar jų saugojimo terminų pratęsimo priima vadovas pagal Lietuvos archyvų departamento nustatytus dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos bendruosius reikalavimus. Valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės sprendimus dėl dokumentų naikinimo turi suderinti su:

1) valstybės archyvu, kuriam perduoda nuolatinio saugojimo dokumentus;

2) steigėjo funkcijas atliekančia institucija ar įstaiga, kai dokumentai valstybės archyvams neperduodami.

Naikinti atrinkti valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių dokumentai turi būti sunaikinti.

Nuolatinio saugojimo veiklos dokumentus valstybės archyvams perduoda Lietuvos Respublikos Seimas, Respublikos Prezidentas, jų įsteigtos institucijos ir įstaigos, Lietuvos Respublikos Vyriausybė, teismai, Lietuvos bankas, ministerijos ir Vyriausybės įstaigos, kariuomenės, teisėsaugos institucijos ir įstaigos, kiti centriniai ir teritoriniai valstybinio administravimo ir savivaldybių administravimo subjektai, viešąsias paslaugas teikiančios įstaigos ir įmonės, kurių veikloje susidaro nuolatinio saugojimo dokumentai. Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus valstybės archyvams, sąrašą tvirtina Lietuvos archyvų departamentas. Valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės nuolatinio saugojimo dokumentus gali saugoti iki 20 metų nuo dokumentų įtraukimo į apskaitą. Per šį laikotarpį institucijos, įstaigos ar įmonės dokumentus turi perduoti saugoti valstybės archyvams. Lietuvos archyvų departamentas gali:

Šiuo metu Jūs matote 53% šio straipsnio.
Matomi 1804 žodžiai iš 3429 žodžių.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA (kaina 0,87 €) ir įveskite gautą kodą į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.