Bylų nomenklatūra
5 (100%) 1 vote

Bylų nomenklatūra

VILNIAUS KOPERACIJOS KOLEGIJA

Parengė: Mantas Žemaitis

ĮMONĖS BYLŲ NOMENKLATŪRA

IR BYLŲ SUDARYMAS

KAUNAS, 2004

1. Įvadas

Jokia organizacija negali egzistuoti be komunikacijos. Komunikacija – bendravimas, keitimasis patirtimi, mintimis, išgyvenimais.

Dalykinė komunikacija garantuoja efektyvią veiklą, sėkmingą valdymą, padeda pasiekti organizacijos tikslus. Todėl nuo to, kaip tiksliai, greitai ir tinkamai darbuotojai geba parengti ir įforminti įvairius dokumentus, didžia dalimi priklauso ir įstaigos darbo sėkmė. Institucija rengianti raštvedyba reglamentuojančius dokumentus yra Lietuvos archyvų departamentas.

Valstybinę archyvų sistemą sudaro Lietuvos archyvų departamentas, tiesiogiai pavaldus Lietuvos Respublikos Vyriausybei, valstybiniai archyvai ir kitos Lietuvos archyvų departamentui pavaldžios įstaigos. Lietuvos archyvų departamentas formuoja ir įgyvendina valstybės politiką raštvedybos ir archyvų srityje, valdo Lietuvos valstybinį archyvų fondą ir valstybinius archyvus bei kitas pavaldžias įstaigas, prižiūri ir kontroliuoja visą Lietuvos archyvų fondą, tvarko Lietuvos archyvų fondo sąvadą, registruoja privačius archyvus, rengia, tvirtina ir derina norminius dokumentus Lietuvos archyvų fondo saugojimo, tvarkymo, naudojimo ir kitais klausimais. Norminiai dokumentai, reglamentuojantys dokumentų saugojimo ir restauravimo sąlygas, turi būti derinami su Valstybine paminklosaugos komisija. Lietuvos archyvų departamentas atstovauja Lietuvos Respublikai tarptautinėse archyvų organizacijose. Lietuvos archyvų departamento nuostatus tvirtina Lietuvos Respublikos Vyriausybė, o direktorių skiria ir atleidžia Ministras Pirmininkas. Lietuvos archyvų departamento leidžiami norminiai dokumentai Lietuvos archyvų fondo klausimais privalomi visiems juridiniams asmenims ir pareigūnams. Valstybės institucijos, leidžiančios norminius dokumentus raštvedybos ir archyvų tvarkymo klausimais, privalo juos suderinti su Lietuvos archyvų departamentu. Lietuvos valstybiniai archyvai kaupia, saugo, restauruoja ir tiria dokumentus, reikšmingus Lietuvos istorijai ir kultūrai, užtikrina jų naudojimą, kontroliuoja, kaip valstybės institucijos tvarko ir saugo dokumentus, teikia metodinę pagalbą Lietuvos archyvų fondo laikytojams. Valstybinių archyvų nuostatus tvirtina Lietuvos archyvų departamento direktorius.

2. Bylų nomenklatūros samprata

Įstaigos dokumentų tvarkymui ir valdymui visose jos veiklos srityse ir bylų sudarymui garantuoti turi būti parengtas numatomų sudaryti bylų planas – bylų nomenklatūra.

Bylų nomenklatūra – numatomų sudaryti bylų antraščių sąrašas, nurodant bylų saugojimo terminus. Bylų nomenklatūra padeda tinkamai paskirstyti dokumentus į bylas, palengvina jų paiešką, laiduoja vienodą bylų formavimo tvarką ir jų apskaitą.

3. Nomenklatūros rengimo tvarka

Bylos tvarkomos praėjus vieneriems raštvedybiniams metams po bylų užbaigimo. Įstaigos vadovas skiria atsagingus darbuotojus už bylų sutvarkymą struktūriniuose padaliniuose.

Nomenklatūroje bylos surašomos pagal įstaigai nustatytas funkcijas ir veiklos sritis. Veiklos sritys ir bylos sisteminamos įstaigos patikslinta tvarka. Jos nomenklatūroje yra numeruojamos iš eilės kaip punktai, o kiekvienos srities byla – atskira numeracija kaip papunkčiai. Kiekvienai nomenklatūroje įrašytai bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro bylų nomenklatūros punkto ir papunkčio eilės numeris. Bylos eilės numeris nomenklatūroje yra nekeičiamas. Jei kitais raštvedybiniais metais tokia byla nesudaroma, jos numeris į bylų nomenklatūrą neįrašomas ir kitai bylai nesuteikiamas.

1. Bylos tvarkomos:

1. 1. Tikrinami kiekvienos bulos ir joje esančių dokumentų saugojimo terminai pagal įstaigos bylų nomenklatūra ir teises norminius aktus, kuriuose jie nustatyti.

1. 2. Patikrinamas dokumentų sisteminimas bylose pagal nustatytą ar pasirinktą požymį.

Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylose dokumentai išdestomi chronologine tvarka (byla pradedama anksčiausiu dokumentu, baigiama – vėliausiu), jei netaikoma kita sisteminimo tvarka. Susirašynejimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nežiūrint atsakomojo dokumento datos.

1. 3. Jei byloje yra dokumentų, kurie neatitinka bylos antraštes ar saugojimo termino, jie dedami į reikiamas bylas.

Jei byloje yra juodraščių, dokumentų nereikalingų egzempliorių, žymeklių, sąvaržėlių, segtukų, jie išimami

2. Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų lapai sunumeruojami tam tikra nustatyta tvarka.

Kiekvienos bylos lapai numeruojami atskirai

3. Laikinojo saugojimo bylų lapai paprastai nenumeruojami.

Jei laikino saugojimo bylą ar atskirus jos dokumentus reikia perduoti teisėtvarkos ar kitoms institucijoms, bylos lapai gali būti sunumeruojami ir parašomas bylos baigiamasis įrašas.

4. Bylos vidaus apyrašas sudaromas, jei to reikia papildomai apskaitai ar paieškai. Vidaus apyraše surašomi byloje esantys dokumentai ir nurodoma jų vieta byloje (1 pavyzdys).

5. Bylos tvarkymas baigiamas jos įforminimu: rašomas bylos baigiamasis įrašas (2 pavyzdys) ir įforminamas bylos antraštinis lapas (3 pavyzdys)

5. 1. Baigiamajame įraše nurudomas bylos lapų skaičius, jų ypatumai.

5. 2. Antraštiniame lape
nurodomi bylos aprašymo duomenys: bylą sudariusios įstaigos ar struktūrinio padalinio pavadinimas, bylos indeksas ir antraštė, chronologinės ribos ar data, bylos saugojimo terminas:

5. 2. 1. Įstaigos pavadinimas turi atitikti teisės norminiais aktais nustatytą įstaigos pavadinimą. Jei įstaiga turi įteisintą sutrumpintą pavadinimą, jis rašomas skliausteliuose po pilno pavadinimo, pvz.: Vilniaus kooperacijos kolegija (VKK), Jei bylos sudarymo metu įstaigos pavadinimas keitesi, bylos antraštiniame lape rašomas paskutinis pavadinimas.

5. 2. 2. Bylos indeksas ir antraštė rašomi pagal bylų nomenklatūrą. Antraštė tikslinama pagal byloje esančių dokumentų sudetį.

5. 2. 3. Bylos chronologinės ribos yra byloje esančio įstaigoje registruoto anksčiausio ir vėliausio dokumento datos.

Jeibylą sudaro vienas dokumentas, jo data yra bylos data.

Jei bylą sudaro vienas ar keli metų tęstini dokumentai, bylos data yra metai.

5. 3. Laikino saugojimo byloms antraštinis lapas gali būti nerašomas, jei bylos aprašymo duomenys užrašyti ant bylos segtuvo.

6. Iki perdavimo į užbaigtų bylų apskaitą, sutvarkytų bylų apskaita daroma ir jų paieška atliekama pagal bylų nomenklatūrą, jos papildymų sąrašą ir suvestinę, vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus apskaitos dokumentus.


4. Bylų saugojimas

Kiekvienos nomenklatūroje įrašytos bylos saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos Archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1997 m. Rugpjūčio 15 d. Įsakymu Nr. 38 kitais teisės norminiais aktais, nustatančiais dokumentų saugumo terminus. Byloms, kurias sudarančių dokumentų saugojimo terminai.Byloms, kurias sudarančių dokumentų saugojimo terminai teisės norminiais aktais nenustatyti, saugojimo terminą siūlo ir nurodo bylų nomenklatūroje įstaigos DEK. Bylų nomenklatūroje taip pat nurodomi už bylų sudarymą atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai.



Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė (toliau – rodyklė) yra pagrindinis norminis dokumentas, atliekant dokumentų vertės ekspertizę. Rodyklė parengta vadovaujantis Lietuvos Respublikos archyvų įstatymu, kitais įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais ir kitais teisės aktais. Rodyklė apima tik tuos bendruosius dokumentus, kurie gali susidaryti įvairių institucijų veikloje. Tai organizacinės- tvarkomosios bei ūkinės veiklos, kontrolės, teisės, raštvedybos, planavimo, finansiniai, buhalteriniai, kadrų, saugos darbe ir kiti dokumentai. Institucijos specialiąją veiklą atspindintys dokumentai šioje rodyklėje neminimi. Valstybės valdymo institucijos šios rodyklės pagrindu rengia savo reguliavimo srities institucijų specialiųjų dokumentų saugojimo terminų rodykles. Vadovaujantis rodyklėmis, sudaromos bylų nomenklatūros, formuojamos bylos, atliekama dokumentų vertės ekspertizė. Specialiųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės ir pavyzdinės bylų nomenklatūros, parengtos šios rodyklės pagrindu, derinamos su Lietuvos archyvų departamento Centrine ekspertų komisija. Kai kurioms bendrųjų dokumentų rūšims, susidarančioms Lietuvos Respublikos Seimo, Prezidentūros, Vyriausybės veikloje, gali būti taikomi kiti saugojimo terminai, negu nurodyta rodyklėje. Rodyklė susideda iš 9 skyrių pagal veiklos sritis : organizacinė – tvarkomoji veikla; kontrolė; teisė; raštvedyba ir dokumentų saugojimas; finansavimas, buhalterinė apskaita ir atskaitomybė; kadrai; sauga darbe; institucijų ūkis, statyba ir remontas; institucijų apsauga, priešgaisrinė, civilinė sauga.

Šiuo metu Jūs matote 34% šio straipsnio.
Matomi 1162 žodžiai iš 3429 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.