Raštvedybos taisyklėse vartojamos sąvokos:
Byla – pagal nustatytus ar pasirinktus požymius kartu sudėti, sugrupuoti
ir susisteminti dokumentai.
Bylų apyrašas – įstaigos sudarytų bylų apskaitos ir paieškos dokumentas.
Bylų nomenklatūra – raštvedybiniais metais įstaigoje numatomų sudaryti
bylų planas.
Dokumentų apyvarta – įstaigos dokumentų tvarkymas nuo jų parengimo ar
gavimo iki įdėjimo į bylą.
Dokumento kopija – reprografijos būdu tiksliai atgamintas dokumentas.
Dokumento nuorašas – atgamintas dokumentas be ranka jame parašytų
rekvizitų ar jų dalių (rezoliucijos, vizų, parašų).
Dokumentų vertės ekspertizė – dokumentų įvertinimo ir atrinkimo saugoti
ar naikinti procesas.
Oficialus dokumentas – su įstaigos veikla susijęs jos parengtas ar gautas
dokumentas, įtrauktas į įstaigos dokumentų apskaitos sistemas.
Raštvedyba – įstaigos vidaus administravimo sritis, apimanti dokumentų
tvarkymo ir valdymo procesus nuo jų rengimo ar gavimo iki atrinkimo saugoti
ar naikinti.
Raštvedybiniai metai – dokumentų apyvarta įstaigoje per kalendorinius
metus arba per dvylika iš eilės einančių mėnesių.
Registravimas – dokumento įrašymas į apskaitą, kuri užtikrina jo
oficialumo įrodymą.
Registracijos žurnalas – registravimo ir apskaitos dokumentas (popieriuje
ar skaitmeninėje laikmenoje).
Saugojimo vienetas – kartu sudėtų, sugrupuotų ir susistemintų dokumentų
fizinis apskaitos vienetas.II. ĮSTAIGOS RAŠTVEDYBOS ORGANIZAVIMAS
4. ĮSTAIGOS RAšTVEDYBOS ORGANIZAVIMO TIKSLAI YRA:
4.1. laiku ir kokybiškai parengti dokumentus;
4.2. tvarkyti ir valdyti dokumentus taip, kad būtų užtikrintas greitas
priėjimas prie visų turimų dokumentų;
4.3. užtikrinti skaidrią, efektyvią veiklą, administravimo ir
atsiskaitymo gebėjimus;
4.4. dokumentus išsaugoti reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti įstaigos
veiklos įrodymai ir su įstaigos veikla susijusių fizinių ir juridinių
asmenų teisės.
5. Už įstaigos raštvedybos organizavimą ir kontrolę yra atsakingas
įstaigos vadovas ar kitas teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis asmuo
(toliau – įstaigos vadovas).
6. Atsižvelgiant į įstaigai nustatytas funkcijas, teisės norminių aktų ir
šių taisyklių reikalavimus, įstaigos vadovas:
6.1. Nustato įstaigos dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo,
naudojimo, kontrolės procedūras ir už jas atsakingų struktūrinių padalinių,
darbuotojų įgaliojimus ir atsakomybę.
6.2. Sprendžia, kokios dokumentų apskaitos sistemų funkcionavimo
technologijos turi būti naudojamos, paskiria atsakingus darbuotojus.
6.3. Tvirtina dokumentų perėmimo aktus, sudarytus keičiantis atsakingiems
darbuotojams, perduodant dokumentus į įstaigos archyvą, išduodant
dokumentus laikinai naudoti už įstaigos ribų.
6.4. Tvirtina dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus, suderintus su
įstaigos dokumentus komplektuojančiu valstybiniu archyvu; jei įstaigos
dokumentų nekomplektuoja valstybinis archyvas – su įstaiga, kuriai ji yra
pavaldi ar kurios reguliavimo sričiai priklauso.
6.5. Dokumentų vertės ekspertizės, tvarkymo ir apskaitos klausimams
nagrinėti sudaro patariamąją, nuolat veikiančią dokumentų ekspertų komisiją
(toliau – DEK) ir tvirtina jos nuostatus.
7. Įstaigų raštvedybos priežiūrą ir kontrolę vykdo valstybinės archyvų
sistemos įstaigos.
Valstybės ir savivaldybių įstaigos kontroliuoja savo pavaldžių ar jų
reguliavimo sričiai priklausančių įstaigų raštvedybos būklę, jei jos nėra
įrašytos į valstybinių archyvų komplektavimo šaltinių sąrašą.
III. BENDRIEJI Dokumentų registravimO REIKALAVIMAI
8. ĮSTAIGOS PARENGTI IR GAUTI SU JOS VEIKLA SUSIJę DOKUMENTAI TURI BūTI
REGISTRUOJAMI, KAD BūTų įRODYTAS Jų BUVIMAS įSTAIGOS DOKUMENTų APSKAITOS
SISTEMOJE IR UžTIKRINTA PAIEšKA.
9. Dokumentai registruojami dokumentų registracijos žurnaluose:
9.1. Įstaigos tvarkomieji dokumentai registruojami atskiruose žurnaluose
pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus (1 priedas).
9.2. Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai (protokolai, aktai, pažymos
ir kt.) registruojami atskiruose žurnaluose pagal dokumentų rūšis (1
priedas).
Jei tokių dokumentų apyvarta didelė, jie gali būti registruojami
atskiruose žurnaluose pagal sudarytojus, temas, saugojimo terminus, kitą
požymį ar jų derinį.
Jei informacinių įstaigos vidaus dokumentų apyvarta nedidelė, jie gali
būti registruojami viename informacinių įstaigos vidaus dokumentų
registracijos žurnale, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip.
9.3. Informaciniai siunčiamieji ir gauti dokumentai registruojami
atskiruose žurnaluose (2 ir 3 priedai).
Gali būti nustatyti ir kiti siunčiamųjų ar gautų dokumentų registracijos
žurnalai pagal korespondentus ar temas.
9.4. Kiti įstaigos dokumentai, parengti atliekant specialias funkcijas ir
administruojant specialias sritis, registruojami pagal šių taisyklių
reikalavimus, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip.
9.5. Registracijos žurnaluose registruojami vienų raštvedybinių metų
dokumentai, jei kiti teisės norminiai
aktai nenustato kitaip.
10. Įstaigos dokumentų registracijos žurnalų kiekį nustato ir jų sąrašą
tvirtina įstaigos vadovas.
Sąraše turi būti kiekvieno dokumentų registracijos žurnalo pavadinimas,
jo identifikavimo žymuo (skaičius, raidė ar jų junginys), žurnalo pildymo
laikotarpis (metų, tęstinis), įstaigos struktūrinis padalinys ar
darbuotojas, atsakingas už dokumentų registravimą atitinkamame
registracijos žurnale (4 priedas).
Įstaigos dokumentų registracijos žurnalų sąrašas turi būti visiems
prieinamas.
11. Dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą: tvarkomieji,
siunčiamieji, kiti įstaigoje parengti dokumentai – jų pasirašymo ar
tvirtinimo dieną, gauti – jų gavimo dieną.
Kol dokumentas neužregistruotas, jokios tolimesnės procedūros negali būti
atliekamos.
12. Dokumentai registruojami tokia tvarka:
12.1. Registracijos žurnale ir dokumente įrašomi šie duomenys: dokumento
registracijos eilės numeris, registravimo data; jei dokumentas gautas –
dokumento registracijos eilės numeris ir dokumento gavimo data.
12.2. Registracijos žurnale įrašomi dokumentą identifikuojantys duomenys:
dokumento pavadinimas, gauto dokumento sudarytojas; jei dokumentas
siunčiamas – adresatas.
12.3. Atsižvelgiant į įstaigos veiklos pobūdį, naudojamas technologijas
ar registruojamus dokumentus, registracijos žurnale gali būti papildomų su
dokumentų apyvarta susijusių duomenų: rezoliucija (užduoties vykdytojo
vardas ir pavardė, užduotis ir jos įvykdymo terminas), užduoties vykdytojo
parašas, užduoties įvykdymo termino pakeitimo, kontrolės ir dokumento
įdėjimo į bylą nuorodos, dokumento lapų skaičius (kartu su pridedamais
dokumentais), kiti duomenys.
IV. ĮSTAIGOJE PARENGTŲ DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS IR TVARKYMAS
13. Įstaigoje parengti dokumentai registruojami po to, kai jie pasirašomi
ar patvirtinami.
14. Teikiami pasirašyti ar tvirtinti dokumentai turi būti nustatyta
tvarka įforminti ir suderinti:
14.1. Tvarkomieji ir jais tvirtinami organizaciniai dokumentai turi būti
vizuoti rengėjų, kitų atsakingų darbuotojų, teisės norminių aktų
nustatytais atvejais – suderinti su suinteresuotomis įstaigomis.
14.2. Teikiami vadovui tvirtinti dokumentai (aktai, sąrašai, planai,
sąmatos ir kt.) turi būti pasirašyti atsakingų darbuotojų, jei reikia,
vizuoti rengėjų.
14.3. Informacinių siunčiamųjų įstaigos dokumentų teikiama tiek
egzempliorių, kiek jų pasirašytų bus siunčiama, ir rengėjo vizuotas
egzempliorius.
Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, jis teikiamas kartu su
dokumentu, į kurį atsakoma.
15. Pasirašomas ar tvirtinamas paprastai vienas dokumento egzempliorius.Informacinio siunčiamojo dokumento, adresuoto keliems įvardytiems
adresatams, pasirašomas kiekvienam adresatui skirtas dokumento
egzempliorius.
Jei dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą ar apibendrintai
nurodytiems adresatams, gali būti pasirašomas vienas dokumento
egzempliorius, o adresatams siunčiamos patvirtintos jo kopijos ar
patvirtinti nuorašai.
Kai dokumento sudarytojai yra keli, pasirašoma tiek dokumento
egzempliorių, kiek yra sudarytojų.
16. Pasirašyti ar patvirtinti dokumentai užregistruojami.
17. Užregistravus dokumentus, atliekamos tolesnės procedūros:
17.1. Dokumentų kopijos ir nuorašai tvirtinami atsakingo struktūrinio
padalinio antspaudu arba antspaudu su pareigybės pavadinimu, kuris dedamas
taip, kad liestų dokumentus pasirašiusių asmenų pareigų pavadinimus,
organizaciniuose dokumentuose – po baigiamuoju brūkšniu.
17.2. Informaciniai siunčiamieji dokumentai išsiunčiami adresatams,
rengėjų vizuoti dokumentų nuorašai patvirtinami ir dedami į bylas.
Jei adresatams siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos ar patvirtinti
nuorašai, ar dokumentas siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais
telekomunikacijų įrenginiais, į bylą dedamas pasirašytas ir rengėjo
vizuotas dokumentas. Tik telekomunikacijų įrenginiais siunčiamame dokumente
rengėjas ar siuntėjas nurodo, kad dokumento originalas nebus išsiųstas.
Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, į bylą jis dedamas su tuo
dokumentu, į kurį atsakoma.
17.3. Su tvarkomaisiais dokumentais, jei reikia, pasirašytinai
supažindinami darbuotojai ir dokumentai dedami į bylas.
17.4. Kai reikia darbuotojus pasirašytinai supažindinti su patvirtintais
organizaciniais dokumentais, supažindinimo žymos rašomos patvirtintose
dokumento kopijose ar patvirtintuose nuorašuose; kopijos ar nuorašai dedami
į darbuotojų asmens bylas, jei atskira byla nenumatyta.
17.5. Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai dedami į bylas po jų
registravimo ar po užduočių įvykdymo.
V. GAUTŲ DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS IR TVARKYMAS
18. VISą įSTAIGOS GAUTą KORESPONDENCIJą PRIIMA Už TAI ATSAKINGAS
STRUKTūRINIS PADALINYS AR DARBUOTOJAS IR PASKIRSTO Ją įSTAIGOS VADOVO
NUSTATYTA TVARKA.
19. Iš vokų išimti gauti dokumentai peržiūrimi. Vokai prie dokumentų
nepaliekami, išskyrus atvejus, kai siuntėjo adresas nurodytas tik
voko
ar pašto antspaudo reikia dokumento išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti.
Jei trūksta gautame dokumente nurodytų pridedamų dokumentų ar priedų,
apie tai informuojamas siuntėjas.
20. Dokumentai, atsiųsti ne tuo adresu, persiunčiami adresatui arba
grąžinami siuntėjui. Jei dokumentas gautas paštu, kartu persiunčiamas ir
vokas.
21. Jei kartu su dokumentu (prašymu, pareiškimu) pateikiamas asmens
dokumentas (gimimo liudijimas, mokslo baigimo pažymėjimas ir kt.), asmens
dokumentas, padarius jo kopijas, grąžinamas pateikusiajam.
22. Gauti dokumentai, adresuoti įstaigai, jos vadovui,struktūriniams
padaliniams, darbuotojams, turi būti registruojami.
Neregistruojami gauti sveikinimai, kvietimai, reklaminiai bukletai,
privataus pobūdžio laiškai, kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe
ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitos sistemą.
23. Gauti dokumentai registruojami gautų dokumentų registracijos žurnale
(3 priedas), kituose nustatytuose žurnaluose šių taisyklių 11 ir 12
punktuose nustatyta tvarka.
Ant gautų dokumentų registravimo duomenys užrašomi dokumento gavimo
registracijos žymoje, kuri rašoma Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklių
18 punkte nustatyta tvarka.
24. Gauti faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais
informaciniai dokumentai, jei yra užtikrinta jų teksto apsauga ir galima
identifikuoti siuntėjo parašą, atspausdinami ir registruojami bendra
tvarka. Jei vėliau atsiunčiamas dokumento originalas, jis registruojamas ta
pačia data ir numeriu, kaip anksčiau telekomunikacijų įrenginiais gautas
dokumentas.
25. Užregistruoti dokumentai perduodami įstaigos vadovui.
Vadovas susipažįsta su dokumentais ir, jei reikia, rašo rezoliucijas
paskirdamas vykdytojus, užduotis, jų vykdymo terminus.
26. Dokumentai su rezoliucijomis grąžinami į dokumentus registruojantį
padalinį.
Rezoliucijos surašomos į dokumentų registracijos žurnalus ir dokumentai
perduodami užduočių vykdytojams.
27. Atlikęs užduotį, vykdytojas dokumentą deda į bylą, jei jis yra
atsakingas už bylos sudarymą, arba perduoda už bylos sudarymą atsakingam
struktūriniam padaliniui ar darbuotojui.
Kai užduotis įvykdoma pateikiant informaciją telefonu, vykdytojas tai
užrašo dokumento paskutiniame lape virš apatinės paraštės, pasirašo ir
nurodo datą.
VI. BYLŲ SUDARYMAS28. ĮSTAIGOS DOKUMENTų TVARKYMUI IR VALDYMUI VISOSE JOS VEIKLOS SRITYSE
IR BYLų SUDARYMUI UžTIKRINTI TURI BūTI PARENGTAS NUMATOMų SUDARYTI BYLų
PLANAS – BYLų NOMENKLATūRA.
Bylų nomenklatūra (5 priedas) parengiama kasmet, likus mėnesiui iki naujų
raštvedybinių metų pradžios.
29. Nomenklatūroje bylos surašomos pagal įstaigai nustatytas funkcijas ir
veiklos sritis. Veiklos sritys ir bylos sisteminamos įstaigos pasirinkta
tvarka.
Veiklos sritys nomenklatūroje numeruojamos iš eilės kaip punktai, o
kiekvienos srities bylos – atskira numeracija, kaip papunkčiai.
30. Kiekvienai nomenklatūroje įrašytai bylai suteikiamas indeksas, kurį
sudaro bylų nomenklatūros punkto ir papunkčio eilės numeris. Indeksas gali
būti papildytas duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą, pvz.: 1.6-04
(1.6 – eilės numeris, 04 – struktūrinis padalinys).
Bylų nomenklatūroje įrašytai konkrečiai bylai suteiktas eilės numeris
nekeičiamas.
Jei kitais raštvedybiniais metais tokia byla nesudaroma, jos numeris į