Dokumentų teksto ypatybės
5 (100%) 1 vote

Dokumentų teksto ypatybės

1121

ĮVADAS

Įmonės, rengdamos dokumentus, susiduria su svarbiausiu dokumento rekvizitų – dokumento tekstu.

Kuo aiškiau, trumpiau, tiksliau, konkrečiau ir taip toliau, parašytas tekstas, tuo labiau galime tikėtis sklandesnio bendradarbiavimo su dokumento gavėju ir su dokumentu susijusiais (dokumente paminėtais) asmenimis.

Kiekviena dokumentų rūšys (tvarkomieji, organizaciniai, informaciniai) turi tam tikrą teksto įforminimo struktūrą ir reikalavimus. Todėl struktūriškai dokumento tekstas turi būti išdėstytas taisyklingai, kad dokumentas būtu suprantamas ir atitiktų raštvedybos reikalavimus.

Šiame darbe išnagrinėsiu:

1. Kokie yra bendrieji dokumentų tekstams keliami reikalavimai;

2. Kokie yra teksto trumpumo, tikslumo, aiškumo principai;

3. Kaip rašomas komercinių laiškų tekstas;

4. Kokios santrumpos naudojamos dokumentuose ir kaip trumpinamos;

5. Kaip struktūriškai reikia įforminti protokolų, aktų ir įsakymų tekstus.

I. TEORINĖ DALIS

1. BENDRIEJI DOKUMENTŲ TEKTAMS

KELIAMI REIKALAVIMAI

Dokumento tekstas – svarbiausia dokumento dalis, kalbos priemonėmis išreiškianti valdymo veiksmą ar situaciją.

Dokumento tekstas rašomas po dokumento datos, registracijos numerio, sudarymo vietos, raštuose – po antraštės rekvizitais. Tekstas nuo aukščiau parašytų rekvizitų atskiriamas ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.

Dokumento tekstas gali susidėti iš vienos ar keleto dalių. Teisingausia jį sudaryti iš dviejų susijusių dalių. Pirmoje, konstatuojamoje dalyje, paprastai išdėstomos dokumento surašymo priežastys, juridinis pagrindas arba aprašomi įvykiai, faktai. Antroje, tvarkomojoje dalyje, išdėstomos išvados, pasiūlymai, nurodymai, pavedimai, prašymai ir t.t. Tvarkomosios dalies teiginiai yra svarbiausia teksto dalis. Dokumento tekstas gali būti ir vienos dalies: įsakymas gali turėti tvarkomąją dalį be konstatuojamosios, raštas – prašymą be paaiškinimų, tarnybinis pranešimas – konstatuojamus faktus ar padėtį be paaiškinimų ar siūlymų. Dokumento tekstą gali sudaryti daugiau dalių: įvadas, išdėstymas, įrodymas, išvados ir kt.

Būna daug tipiškų, pasikartojančių valdymo veiksmų ir situacijų, dėl to yra sudaroma vienodų dokumentų, kurių tekstus galima rengti kaip trafaretus ar anketas.

Trafarete pastovioji informacija pateikiama rišliu tekstu (ar tam tikrais unifikuotais žodžių junginiais) su tarpais, kurie užpildomi kintamąja informacija, priklausančia nuo konkrečios situacijos. Kaip trafaretai yra sudaromi kai kurie aktai, protokolai, pažymėjimai, prašymai. Turint tokių dokumentų formų spartėja darbas ir gerėja dokumentų kokybė.

Anketoje pateikiama vieno objekto ar asmens tam tikrų rodiklių charakteristika. Pastovioji informacija pateikiama kairėje lapo pusėje tam tikrų rodyklių pavadinimais (klausimais). Kintamoji informacija (vienareikšmiai atsakymai) rengiant dokumentą įrašoma dešinėje lapo pusėje. Anketa naudojama, kai pagal tam tikrus parametrus apibūdinamas vienas objektas. Tokiu būdu surašytą informaciją patogu koduoti. Dažniausiai naudojama kadrų dokumentacijoje.

Tam tikroms įstaigų grupėms sudaromi tipiniai dokumentai. Jų turinys (tekstas) būdingas visai tai įstaigų grupei. Dažniausiai sudaromi tipiniai dokumentai – įstatai, nuostatai, taisyklės. Rengiant įstaigos dokumentą pagal tipinį, į tekstą įrašomi individualus tos įstaigos duomenys, pavyzdžiui, veiklos rūšis, įstatinis kapitalas, adresas, pavaldumas. Naudojant tipinio dokumento tekstą, daug greičiau parengiamas analogiškas įstaigos dokumentas.

Informacija bus kompaktiškesnė ir aiškesnė išdėstyta lentelės forma. Pastovioji informacija surašoma lentelės viršuje ir šoninėje skiltyje. Kintamoji – skaitmenys ar žodinė informacija – atitinkamose skiltyse ir eilutėse. Tokiu būdu pateikta informacija vaizdi, ją galima klasifikuoti ir koduoti, lengva sumuoti skaitmeninius duomenis. Lentelėmis dažniausiai rašomi etatų sąrašai, atostogų grafikai, įstaigos struktūra, bylų apyrašai, bylų nomenklatūros ir kt.

1.1. Trumpumo, tikslumo, aiškumo principas

Tekstas turi būti trumpas, aiškus, tikslus, logiškas, nuoseklus, vienareikšmis, o jame pateikta informacija teisinga, nuodugniai patikrinta ir argumentuota. Sudaromo naujo dokumento turinys turi būti suderintas su anksčiau tuo klausimu išleistais dokumentais.

Tekstas turi būti parašytas taisyklinga kalba, be klaidų. Reikia vengti pasikartojimų, bereikalingų, tuščių žodžių. Vengti naujadarų, profesionalizmų, mažai žinomų santrumpų, kurių adresatas gali nesuprasti. Tekstas turėtų būti trumpas, tikslus ir aiškus. Tuščiažodžiavimas nedaro dokumento įtikinamu.

Reikalo esmę reikia išreikšti tiksliai. Tikslumo sąvoka čia reiškia, kad viskas, kas parašyta, atitinka tikrovę. Tikslumas reiškia ir tikslų terminų vartojimą, kad nekiltų dviprasmiškų jų aiškinimų.

Dokumento aiškumo sąvoka – dokumento rašymas bendrine kalba, suprantama kiekvienam pareigūnui ir asmeniui. Laikomasi reikalavimo rašyti dokumentus valstybine kalba, kai susirašinėjama su mūsų valstybės įstaigomis ar asmenimis.

2. KOMERCINIŲ LAIŠKŲ TEKSTŲ YPATUMAI

Dalykinis susirašinėjimas – tai vienas iš svarbiausių būdų, kuriuo organizacijos palaiko ryšius su aplinka, nes rašytine informacija turi išliekamąją
vertę.

Komercinė korespondencija – tai susirašinėjimas materialinio techninio tiekimo ir realizavimo klausimais.

Rašto tekstas rašomas dokumento sudarytojo vardu, t.y. daugiskaitos pirmojo asmens forma, pvz.: „Siunčiame“, „Prašome“ arba trečiojo asmens forma, pvz.: „Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerija informuoja“.

Rašto tekstas rašomas po antraštės rekvizitu atskiriant juos ne mažesniu kaip vienu intervalu. Tekstas turi būti aiškus ir trumpas (neturėtų būti ilgesnis negu vienas puslapis). Jis dažniausiai susideda iš dviejų tarpusavyje susijusių dalių. Pirmoje dalyje nurodomas pagrindas, išvardijami faktai, įvykiai, kuriais remiantis parašytas raštas, o antroje dalyje daromos išvados, teikiami pasiūlymai arba išdėstomas prašymas.

3. SANTRUMPOS DOKUMENTUOSE

Sutrumpinimai – tai sutrumpintu būdu parašyti žodžiai, pasakymai ar pavadinimai.

Santrumpomis vadinami standartiniai žodžių ir žodžių junginių sutrumpinimai. Santrumpos vartojamos tik plačiai paplitusios ir oficialiai priimtos. Jei retesnių santrumpų išvengti neįmanoma, tai pirmą kartą parašomas pilnas terminas ar pavadinimas ir po jo skliausteliuose – santrumpa. Toliau tekste rašoma tik santrumpa.

Raidiniai pavadinimų sutrumpinimai – pavadinimų trumpinimai, sudaryti iš savarankiškų žodžių pirmųjų raidžių (nesavarankiški žodžiai praleidžiami): VPU (Vilniaus pedagoginis universitetas), VRM (Vidaus reikalų ministerija). Taip trumpinami ne vien tikriniai pavadinimai: UAB (uždaroji akcinė bendrovė), PVM (pridėtinės vertės mokestis). Didžiosiomis raidėmis gali būti žymimos tarptautinių sudurtinių žodžių abiejų dėmenų pradžioje: HAE (hidroakumuliacinė elektrinė), LAL (Lietuvos avialinijos); kartais žodžio pradžia žymima dviem raidėmis: LST (Lietuvos standartas), VšĮ (viešoji įstaiga).

Tiek lietuviški, tiek iš kitų kalbų išversti ar paimti raidiniai sutrumpinimai rašomi be taškų; su taškais po raidžių rašomi tik tradiciniai pasakymų sutrumpinimai, pvz.: A.V. (antspaudo vieta). Oficialiuose raštuose ir dokumentuose sutrumpinimai vengtini, o kai vartojami, turėtų būti aptarti.

Simbolinės santrumpos – ilgio, ploto, tūrio, svorio ir kitų matų sutrumpinti tarptautiniai pavadinimai; jie suprantami kaip tam tikri simboliai, skaitomi kaip visas žodis ir rašomi be taško. Dažniausios simbolinės santrumpos yra: m, km, cm, mm; g, kg, t; h, s, min (atitinkamos lietuviškos santrumpos su taškais – val., sek., min.).

Ploto matai žymimi ilgio matų simboliais su viršuje nurodytu laipsniu 2, tūrio matų – su laipsniu 3, tekste juos įprasta rašyti su priekyje einančiomis santrumpomis kv. ir kub.: kv.m (kvadratinis metras), kub.m (kubinis metras).

Simbolinėmis santrumpomis laikomi pinigų vienetų pavadinimai Lt, ct.

Paragrafai ir procentai žymimi neraidiniais simboliais §, %, kurie rašomi prie skaitmenų: §8, 5%; dokumentų tekste net su skaitmenimis vartojamas ne simbolis %, o žodis procentas arba santrumpa proc.

Grafinės žodžių santrumpos (sutrumpinimai) – tam tikra dalimi žymimi žodžiai ar pasakymai; jie paprastai skaitomi kaip nesutrumpinti. Grafinės santrumpos daromos trimis būdais:

1) imamas pirmasis, kartais du širmieji žodžio skiemenys ir toliau einančio skiemens visos priebalsės iki balsės; santrumpa baigiasi tašku: pirm. (pirmininkas), tel. (telefonas), telegr. (telegrama);

2) imama pirmoji ar kelios žodžio pradžios raidės arba pirmosios pasakymo žodžių raidės; po žodžio ar atskirų žodžių santrumpų dedamas taškas: a. (aikštė), k. (kaimas), bt. (butas), str. (straipsnis), š.m. (šių metų) ir t.t. (taip toliau);

3) gali būti santrumpų, kurias sudaro pirmoji raidė ir po brūkšnelio paskutinis skiemuo; taip sutrumpinami įstaigų ir organizacijų pavadinimai; b-vė (bendrovė), m-kla (mokykla), d-ja (draugija).

Dvižodžių santrumpų negalima rašyti su pasviru brūkšniu tarp raidžių: š/m – turi būti š.m.; a/s (atsiskaitomoji sąskaita) – turi būti a.s.

Pasviru brūkšniu žymimos tik dimensijos ir paralelių dalykų santrumpos: km/val. (kilometrų per valandą), tel./faks. (telefonas ir faksas).

Prie skaitmens santrumpa Nr. rašoma didžiąją raide, po skaitmenų – mažąja: Nutarimas Nr. 47, bet: nešioja 43 nr. batus.

Individualūs sutrumpinimai – plačiai nepaplitę pasakymų ir pavadinimų sutrumpinimai, patogumo sumetimais vartojami tam tikrame tekste. Individualūs sutrumpinimai daromi dviem būdais – imama ilgesnio pavadinimo visų žodžių pirmosios raidės arba pavadinimo pagrindiniai žodžiai. Gali būti kelių laipsnių sutrumpinimų: Valstybinė lietuvių kalbos komisija – Lietuvių kalbos komisija – Komisija. Tikrinio pavadinimo reikšmę išlaikęs žodis (suprantamas kaip tam tikro tikrinio pavadinimo pakaitas) rašomas didžiąja raide.

Šiuo metu Jūs matote 51% šio straipsnio.
Matomi 1473 žodžiai iš 2867 žodžių.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA (kaina 0,87 €) ir įveskite gautą kodą į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.