Kompiuterinė raštvedyba dokumentas
5 (100%) 1 vote

Kompiuterinė raštvedyba dokumentas

112131

Šiame skyriuje apžvelgiama:

• valdymo ir raštvedybos santykis;

• dokumento sąvoka;

• dokumentų klasifikavimo įvairovė;

• dokumentų unifikavimo esmė ir svarba.

VALDYMAS IR RAŠTVEDYBA

Žmonės užsiima įvairia veikla. Vieni gamina konkretų produktą, kiti teikia paslaugas, dar kiti dirba švietimo, kultūros ar sveikatos apsaugos srityje. Svarbiausia žmonių veiklos sritis yra materialinė gamyba (verslas), nes nuo jos priklauso žmonių gerovės lygis. Visoms sritims bendra tai, kad jos negali funkcionuoti be valdymo, kuris apibrėžiamas kaip poveikis siekiant atitinkamą sritį tvarkyti ir tobulinti. Valdymo funkcijų veikimo rezultatas yra valdymo sprendimų rengimas ir priėmimas. Kokybiškų sprendimų priėmimui reikalinga tiksli, atitinkanti tikrovę informacija. Ji surenkama bendraujant, keičiantis žiniomis, naujienomis. Todėl labai reikšmingi yra komunikacija ir informacijos apdorojimo procesai. Terminas komunikacija, kilęs iš lot. communicatio – „pranešimas“, reiškia bendravimą, keitimasi patyrimu, mintimis, išgyvenimais.

Valdymo veikloje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija, kurios formavimas susideda iš 3 etapų. Tai pavaizduota 1 paveiksle.

Informacijos apdorojimo tikslingumas ir operatyvumas, greta efektyvių komunikacijų, yra sėkmingo organizacijos darbo sąlyga. Ir nėra tokios profesinės veiklos, sistemos, srities, kur nereikėtų dirbti su dokumentais. Norint sėkmingai organizuoti valdymo darbą, būtina tinkamai nukreipti darbuotojų veiklą bei pastangas, taikyti naujausius technikos pasiekimus, priimti efektyvius sprendimus. Tai įgyvendinama tik tinkamai kaupiant bei naudojant informaciją, kitaip tariant, gerai organizuojant raštvedybą. Nuo to, kaip greitai, teisingai darbuotojai geba parengti valdymo dokumentus, priklauso organizacijos darbo sėkmė.

Raštvedyba yra sudėtinė valdymo dalis, svarbus jo elementas.

Dabartinės lietuvių kalbos žodynas raštvedybą apibrėžia, kaip raštinės darbų tvarkymą, raštvedžio darbą.

2001 m. pabaigoje išleistose „Raštvedybos taisyklėse“ pateiktas naujas apibrėžimas:

Raštvedyba – įmonės, įstaigos, organizacijos, institucijos vidaus administravimo sritis, apimanti dokumentų tvarkymo ir valdymo procesus nuo jų rengimo ar gavimo iki atrinkimo saugoti ar naikinti.

Norint dokumentus panaudoti, reikia su jais atlikti ir kitas operacijas: įforminti, registruoti, kontroliuoti jų užduočių vykdymą, tam tikra tvarka juos grupuoti.

Valdymo, gamybinė, mokslinė ar kitokia įstaigų bei žmonių veikla fiksuojama dokumentuose. Kokybiškas dokumentų rengimas ir tvarkymas tobulina įstaigos valdymą, padeda operatyviau surasti bei panaudoti reikalingą informaciją, garantuoja dokumentų saugumą ir parengimą perduoti į archyvus tolesniam saugojimui.

Raštvedyba ne tik atlieka valdymo veiklos aptarnavimo funkciją, daro tiesioginę įtaką valdžios, valdymo ir kitų institucijų darbo kokybei bei veiklos stiliui; raštvedybos dokumentai yra itin reikšmingi tautai ir valstybei.

Įstaigose, priklausomai nuo jų dydžio ir struktūros, gali būti sudaromos įvairios raštvedybos tarnybos: bendrieji skyriai, sekretoriatai, kanceliarijos, raštinės ir pan.

Sekretoriatas – (pranc. secretariat):

1. Įstaigos, įmonės (dažnai įmonių susivienijimo) vykdomoji institucija, paprastai tvarkanti einamuosius reikalus.

2. Asmenys, rašantys kokio nors susirinkimo, posėdžio, konferencijos protokolą.

Kanceliarija (lot. cancellaria): raštinė; įstaigos skyrius, kuriame tvarkoma raštvedyba.

Didelėse įstaigose dažnai su dokumentais dirba du padaliniai: sekretoriatas ir kanceliarija. Į sekretoriato sudėtį įeina vadovo bei pavaduotojų sekretoriai, kolegijos sekretorius. Kanceliarijoje atliekami dokumentų priėmimo, registravimo, išsiuntimo, apskaitos, skirstymo bei perdavimo ir kiti darbai.

Mažose įstaigose raštvedybą paprastai tvarko vadovo sekretorius (padėjėjas, referentas ar pan.) arba specialiai paskirtas asmuo.

Raštvedybos tarnybos vadovaujasi nuostatais, turi antspaudą (spaudą) su įrašu „Raštinė“ ar pan. Raštvedžių darbą reguliuoja pareiginiai nuostatai (pareigybės aprašymas), kurie turi užtikrinti racionalų darbo pasidalijimą. Šį darbą gali dirbti tarnautojai, turintys aukštąjį arba aukštesnįjį išsilavinimą.

Už bendrąją raštvedybos būklę atsakingas įstaigos vadovas. Už dokumentų rengimo taisyklių diegimą bei tinkamą darbo organizavimą atsakingi šį darbą dirbantys asmenys.

Keičiantis darbuotojams, raštvedybos bylos bei dokumentai perduodami surašius perdavimo-perėmimo aktą. Nauji darbuotojai supažindinami su įstaigos struktūra, darbo tvarka, teisės aktais.

Atsižvelgiant į įstaigos struktūrą ir dokumentų apyvartos apimtį, raštvedybos sistema gali būti centralizuota arba mišri.

Esant centralizuotai sistemai, visus dokumentus tvarko vienas struktūrinis padalinys – raštinė. Tai gautos korespondencijos priėmimas, registravimas, savo įstaigos dokumentų spausdinimas, įforminimas, išsiuntimas, bylų formavimas, bylų saugojimas. Šią sistemą savo darbe taiko mažos įstaigos, kurių dokumentų apyvarta nedidelė.

Kai raštvedybos sistema mišri:

• korespondenciją priima, registruoja, įteikia vykdytojams, savo įstaigos dokumentus spausdina bei išsiunčia raštinė centralizuotai;

• dokumentus
rengia, įformina, vykdo jų užduotis, formuoja ir saugo bylas – struktūriniai padaliniai. Skirtingų raštvedybos sistemų darbas su dokumentais pavaizduotas 2 paveiksle.

Darbas su dokumentais

Raštvedybos sistema Įstaigos dydis Struktūrinis padalinys Operacijos, atliekamos su dokumentais

Centralizuota maža raštinė • korespondenc. priėmimas;

• registravimas;

• įteikimas vykdytojams

• dokumentų spausdinimas;

• įforminimas;

• išsiuntimas;

• bylų formavimas;

• bylų saugojimas.

Mišri didelė raštinė • korespondencijos priėmimas;

• registravimas;

• įteikimas vykdytojams;

• dokumentų spausdinimas;

• išsiuntimas.

struktūrinis padalinys • dokumentų rengimas;

• įforminimas;

• užduočių vykdymas;

• bylų formavimas ir saugojimas.

2 pav. Centralizuotos ir mišrios raštvedybos sistemos darbo su dokumentais organizavimas

DOKUMENTO SĄVOKA

Įstaigos, įmonės, organizacijos, institucijos, vykdydamos savo funkcijas, atlikdamos pavedimus ir įformindamos kasdienius reikalus, parengia daug dokumentų. Darbas su jais susideda iš informacijos kaupimo, jos sisteminimo, apdorojimo, dokumentinės informacijos naudojimo. Dokumentas, kaip informacijos laikmena, yra materialus kūnas informacijai užrašyti, saugoti, atgaminti ir perduoti. Todėl jis gali būti ir darbo objektu, ir darbo rezultatu.

Terminas dokumentas kilęs iš lotyniško žodžio documentum – „pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas“. Tai priemonė įvairiais būdais ant specialios medžiagos fiksuoti informaciją apie faktus, įvykius, objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą.

Į dokumento sąvoką plačiąja prasme įeina pirmykštis piešinys ant sienos, indo, taip pat informacija užfiksuota rankraščiuose, žemėlapiuose, grafikuose, mašinraščiuose, mašinogramose, foto- ir fonodokumentuose, magnetinėse juostose, diskuose, duomenų kaupimo bankuose. Taigi dokumentas yra informacijos laikmena, tačiau jos dokumentiniai požymiai skirtingi.

Valdymo dokumentų sąvoka siauresnė. Tradicinis informacijos fiksavimo būdas yra rašymas kaip veiksmas, medžiaga informacijai fiksuoti – popierius. Šiuose dokumentuose fiksuojami įvairūs valdymo veiksmai, sprendimai, rezultatai: įstaigos vadovo valdymo funkcijos įforminamos įsakymais, informacija pasikeičiama raštais, faksogramomis, pažymomis.

Valdymo veikloje be popieriaus naudojamos ir tokios informacijos laikmenos, kaip kompaktiniai diskai, diskeliai, kurias gali perskaityti tik elektroninės mašinos. Per paskutiniuosius dešimtmečius ištobulinus informacines technologijas, talpūs išoriniai atminties įrenginiai ir prieinamos kainos leidžia didžiulius popierinės informacijos kiekius greitai ir patogiai paversti elektroniniais dokumentais, juos saugoti ir lengvai surasti pagal duotus parametrus. Atsižvelgusi į šias naujoves, Tarptautinė standartų organizacija apibūdino dokumentą, kaip „informacijos laikmeną ir šioje laikmenoje užfiksuotus pastovius duomenis, kuriuos gali perskaityti žmogus arba mašina“.

Oksfordo žodyne dokumentas apibūdinamas kaip „tekstas arba vaizdas, turintis informacinę reikšmę“.

Ne visos įstaigos rengia vienodus dokumentus. Įstaigos dokumentų rinkinį lemia:

• įstaigos funkcijos ir kompetencija;

• įstaigos sprendžiamų klausimų pobūdis;

• klausimų sprendimo tvarka;

• ryšiai su kitomis įstaigomis.

Valdymo veikla dokumentuojama nustatytos formos dokumentais, susijusiais su kuria nors valdymo funkcija. Tokia veikla išreiškiama tvarkomaisiais dokumentais.

Įstaigos ar įmonės veikla įforminama ir organizaciniais bei informaciniais dokumentais. Sprendžiant, kurią dokumento rūšį panaudoti valdymo veiklai įforminti ir kaip parengtą dokumentą pavadinti, patogiausia vadovautis įstaigoje parengtu dažniausiai rengiamų dokumentų sąrašu.

Bronislovas Vonsavičius teigia, kad „dokumentai – tai neįkainojamas valstybės turtas, šalies istorijos šaltinis, paveldas. Todėl labai svarbu, kaip jie parengti, ar gali būti visaverčiai istorijos šaltiniai teisės, kultūros, kalbos, istorijos ir kitais požiūriais, ar gali tenkinti mokslo, kultūros, švietimo, istorijos tyrinėtojų, visų žmonių poreikius atsakant į jų paklausimus bei prašymus.“ (B.Vonsavičius. Valdymas ir dokumentai. Vadovo pasaulis. 1998 7-8, 66 p.)

Akivaizdu, kad kiekvienas dokumentas turi savo vertę, tačiau ji nevienoda. Visus dokumentus galima vertinti dviem aspektais:

1. Trumpalaikė, praktinė reikšmė, kai dokumento reikia dabartiniu metu, pavyzdžiui, prekių čekio, teatro bilieto, atostogų įsakymo.

2. Mokslinė-istorinė vertė. Tai asmens, įstaigos, vietovės, šalies istorijos šaltinis, galintis atspindėti ir liudyti tautos bei valstybės ekonomikos, politikos, kultūros raidą. Todėl dokumentus reikia tvarkyti taip, kad jie išliktų ateities kartoms, nes „maža dokumentus parašyti – svarbu juos išsaugoti“.

DOKUMENTŲ KLASIFIKAVIMAS

Pagrindiniai dokumentų klasifikavimo požymiai:

1. Dokumento turinys, parodantis koks yra informacijos pobūdis.

Pagal šį požymį veiklos dokumentai skirstomi į unifikuotų dokumentų sistemas.

Šiuo metu Lietuvoje yra: statistikos, finansinės apskaitos, finansų, prekybos, bankų, teisės, vidaus reikalų, sveikatos apsaugos, švietimo ir kt. sistemos.

Specialiuosius dokumentus jos rengia
jiems skirtus reikalavimus, o vykdydamos bendrą funkciją – valdymo proceso organizavimą – rengia organizacinius, tvarkomuosius ir informacinius dokumentus. Jie vadinami veiklos dokumentais, kartais bendraisiais. Ir tai suprantama, nes įvairių veiklos sričių institucijose, įmonėse ar įstaigose šie dokumentai rengiami pagal tas pačias dokumentų rengimo ir įforminimo taisykles, be šių dokumentų nė viena institucija negali tinkamai organizuoti veiklos.

Veiklos dokumentų sistemos struktūra pavaizduota 3 paveiksle.



2. Dokumento forma, parodanti kokiu būdu informacija užfiksuota.

Pagal šį požymį dokumentai gali būti vizualūs, audio-, audiovizualūs.

Vizualius (lot. visualis – „regimas“) dokumentus žmogus suvokia akimis, juos skaitydamas ar žiūrinėdamas. Tai tekstai ir vaizdiniai dokumentai – iliustracijos, diagramos, piešiniai, brėžiniai, fotografijos; dokumentų tekstai parašyti ranka, surinkti kompiuteriu, padauginti operatyviosios poligrafijos priemonėmis arba atspausdinti spaustuvėje.

Audiodokumentai (lot. audio – „klausau(si), girdžiu“) – tai fonodokumentai (gr. phone – „garsas, balsas“), kuriuose užfiksuota garsinė informacija, atgaminama ir perduodama specialia aparatūra, t.y. diktofonais ir magnetofonais.

Audiovizualiuose dokumentuose užfiksuota garsinė ir vaizdinė informacija suvokiama vienu metu klausa ir rega. Atgaminama elektronine technika.

Dokumentai klasifikuojami ir pagal kitus požymius.

Pagal sudarymo vietą yra vidiniai ir išoriniai. Vidiniai dokumentai naudojami įstaigos vidaus veiklai įforminti ir joje vykstančių operacijų fiksavimui (atsargų perdavimai iš sandėlio į padalinį, pagamintos produkcijos perdavimai iš padalinio į sandėlį ir kt.). Išoriniai dokumentai – tai įvairaus pobūdžio raštai, pažymos. Apskaitos išoriniai dokumentai – tai iš tiekėjo gautos sąskaitos dėl apmokėjimo už įsigytas prekes arba kasos pajamų orderiai, išrašyti gavus iš pirkėjo grynuosius pinigus ir kt.

Pagal dokumentų sudarymo formą yra:

• tipiniai, kurie yra sudaromi pagal tekstą-pavyzdį vienarūšėms įvairių institucijų operacijoms įforminti. Tipiniai yra finansinės apskaitos dokumentai.

• trafaretiniai, kai dalis dokumento teksto atspausdinta iš anksto, kita dalis užpildoma sudarant konkretų dokumentą.

• individualūs dokumentai tokie, kurių turinys kiekvieną kartą kitas. Tai originalus, dokumentą sudariusio asmens ar pareigūno kūrybinio darbo rezultatas. Būtini rekvizitai tokiuose dokumentuose įforminami pagal nustatytas taisykles.

Pagal slaptumą dokumentai yra grupuojami į:

• tarnybinio naudojimo, kuriais naudojasi visi įstaigos darbuotojai, tačiau dokumentai be atskiro nutarimo neskelbiami;

Šiuo metu Jūs matote 50% šio straipsnio.
Matomi 1726 žodžiai iš 3448 žodžių.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA (kaina 0,87 €) ir įveskite gautą kodą į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.