Kompiuterinė raštvedyba dokumentas
5 (100%) 1 vote

Kompiuterinė raštvedyba dokumentas

Šiame skyriuje apžvelgiama:

• valdymo ir raštvedybos santykis;

• dokumento sąvoka;

• dokumentų klasifikavimo įvairovė;

• dokumentų unifikavimo esmė ir svarba.

VALDYMAS IR RAŠTVEDYBA

Žmonės užsiima įvairia veikla. Vieni gamina konkretų produktą, kiti teikia paslaugas, dar kiti dirba švietimo, kultūros ar sveikatos apsaugos srityje. Svarbiausia žmonių veiklos sritis yra materialinė gamyba (verslas), nes nuo jos priklauso žmonių gerovės lygis. Visoms sritims bendra tai, kad jos negali funkcionuoti be valdymo, kuris apibrėžiamas kaip poveikis siekiant atitinkamą sritį tvarkyti ir tobulinti. Valdymo funkcijų veikimo rezultatas yra valdymo sprendimų rengimas ir priėmimas. Kokybiškų sprendimų priėmimui reikalinga tiksli, atitinkanti tikrovę informacija. Ji surenkama bendraujant, keičiantis žiniomis, naujienomis. Todėl labai reikšmingi yra komunikacija ir informacijos apdorojimo procesai. Terminas komunikacija, kilęs iš lot. communicatio – „pranešimas“, reiškia bendravimą, keitimasi patyrimu, mintimis, išgyvenimais.

Valdymo veikloje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija, kurios formavimas susideda iš 3 etapų. Tai pavaizduota 1 paveiksle.

Informacijos apdorojimo tikslingumas ir operatyvumas, greta efektyvių komunikacijų, yra sėkmingo organizacijos darbo sąlyga. Ir nėra tokios profesinės veiklos, sistemos, srities, kur nereikėtų dirbti su dokumentais. Norint sėkmingai organizuoti valdymo darbą, būtina tinkamai nukreipti darbuotojų veiklą bei pastangas, taikyti naujausius technikos pasiekimus, priimti efektyvius sprendimus. Tai įgyvendinama tik tinkamai kaupiant bei naudojant informaciją, kitaip tariant, gerai organizuojant raštvedybą. Nuo to, kaip greitai, teisingai darbuotojai geba parengti valdymo dokumentus, priklauso organizacijos darbo sėkmė.

Raštvedyba yra sudėtinė valdymo dalis, svarbus jo elementas.

Dabartinės lietuvių kalbos žodynas raštvedybą apibrėžia, kaip raštinės darbų tvarkymą, raštvedžio darbą.

2001 m. pabaigoje išleistose „Raštvedybos taisyklėse“ pateiktas naujas apibrėžimas:

Raštvedyba – įmonės, įstaigos, organizacijos, institucijos vidaus administravimo sritis, apimanti dokumentų tvarkymo ir valdymo procesus nuo jų rengimo ar gavimo iki atrinkimo saugoti ar naikinti.

Norint dokumentus panaudoti, reikia su jais atlikti ir kitas operacijas: įforminti, registruoti, kontroliuoti jų užduočių vykdymą, tam tikra tvarka juos grupuoti.

Valdymo, gamybinė, mokslinė ar kitokia įstaigų bei žmonių veikla fiksuojama dokumentuose. Kokybiškas dokumentų rengimas ir tvarkymas tobulina įstaigos valdymą, padeda operatyviau surasti bei panaudoti reikalingą informaciją, garantuoja dokumentų saugumą ir parengimą perduoti į archyvus tolesniam saugojimui.

Raštvedyba ne tik atlieka valdymo veiklos aptarnavimo funkciją, daro tiesioginę įtaką valdžios, valdymo ir kitų institucijų darbo kokybei bei veiklos stiliui; raštvedybos dokumentai yra itin reikšmingi tautai ir valstybei.

Įstaigose, priklausomai nuo jų dydžio ir struktūros, gali būti sudaromos įvairios raštvedybos tarnybos: bendrieji skyriai, sekretoriatai, kanceliarijos, raštinės ir pan.

Sekretoriatas – (pranc. secretariat):

1. Įstaigos, įmonės (dažnai įmonių susivienijimo) vykdomoji institucija, paprastai tvarkanti einamuosius reikalus.

2. Asmenys, rašantys kokio nors susirinkimo, posėdžio, konferencijos protokolą.

Kanceliarija (lot. cancellaria): raštinė; įstaigos skyrius, kuriame tvarkoma raštvedyba.

Didelėse įstaigose dažnai su dokumentais dirba du padaliniai: sekretoriatas ir kanceliarija. Į sekretoriato sudėtį įeina vadovo bei pavaduotojų sekretoriai, kolegijos sekretorius. Kanceliarijoje atliekami dokumentų priėmimo, registravimo, išsiuntimo, apskaitos, skirstymo bei perdavimo ir kiti darbai.

Mažose įstaigose raštvedybą paprastai tvarko vadovo sekretorius (padėjėjas, referentas ar pan.) arba specialiai paskirtas asmuo.

Raštvedybos tarnybos vadovaujasi nuostatais, turi antspaudą (spaudą) su įrašu „Raštinė“ ar pan. Raštvedžių darbą reguliuoja pareiginiai nuostatai (pareigybės aprašymas), kurie turi užtikrinti racionalų darbo pasidalijimą. Šį darbą gali dirbti tarnautojai, turintys aukštąjį arba aukštesnįjį išsilavinimą.

Už bendrąją raštvedybos būklę atsakingas įstaigos vadovas. Už dokumentų rengimo taisyklių diegimą bei tinkamą darbo organizavimą atsakingi šį darbą dirbantys asmenys.

Keičiantis darbuotojams, raštvedybos bylos bei dokumentai perduodami surašius perdavimo-perėmimo aktą. Nauji darbuotojai supažindinami su įstaigos struktūra, darbo tvarka, teisės aktais.

Atsižvelgiant į įstaigos struktūrą ir dokumentų apyvartos apimtį, raštvedybos sistema gali būti centralizuota arba mišri.

Esant centralizuotai sistemai, visus dokumentus tvarko vienas struktūrinis padalinys – raštinė. Tai gautos korespondencijos priėmimas, registravimas, savo įstaigos dokumentų spausdinimas, įforminimas, išsiuntimas, bylų formavimas, bylų saugojimas. Šią sistemą savo darbe taiko mažos įstaigos, kurių dokumentų apyvarta nedidelė.

Kai raštvedybos sistema mišri:

• korespondenciją priima, registruoja, įteikia vykdytojams, savo įstaigos dokumentus spausdina bei išsiunčia raštinė centralizuotai;

• dokumentus
rengia, įformina, vykdo jų užduotis, formuoja ir saugo bylas – struktūriniai padaliniai. Skirtingų raštvedybos sistemų darbas su dokumentais pavaizduotas 2 paveiksle.

Darbas su dokumentais

Raštvedybos sistema Įstaigos dydis Struktūrinis padalinys Operacijos, atliekamos su dokumentais

Centralizuota maža raštinė • korespondenc. priėmimas;

• registravimas;

• įteikimas vykdytojams

• dokumentų spausdinimas;

• įforminimas;

• išsiuntimas;

• bylų formavimas;

• bylų saugojimas.

Mišri didelė raštinė • korespondencijos priėmimas;

• registravimas;

• įteikimas vykdytojams;

• dokumentų spausdinimas;

• išsiuntimas.

struktūrinis padalinys • dokumentų rengimas;

• įforminimas;

• užduočių vykdymas;

• bylų formavimas ir saugojimas.

2 pav. Centralizuotos ir mišrios raštvedybos sistemos darbo su dokumentais organizavimas

DOKUMENTO SĄVOKA

Įstaigos, įmonės, organizacijos, institucijos, vykdydamos savo funkcijas, atlikdamos pavedimus ir įformindamos kasdienius reikalus, parengia daug dokumentų. Darbas su jais susideda iš informacijos kaupimo, jos sisteminimo, apdorojimo, dokumentinės informacijos naudojimo. Dokumentas, kaip informacijos laikmena, yra materialus kūnas informacijai užrašyti, saugoti, atgaminti ir perduoti. Todėl jis gali būti ir darbo objektu, ir darbo rezultatu.

Terminas dokumentas kilęs iš lotyniško žodžio documentum – „pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas“. Tai priemonė įvairiais būdais ant specialios medžiagos fiksuoti informaciją apie faktus, įvykius, objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą.

Į dokumento sąvoką plačiąja prasme įeina pirmykštis piešinys ant sienos, indo, taip pat informacija užfiksuota rankraščiuose, žemėlapiuose, grafikuose, mašinraščiuose, mašinogramose, foto- ir fonodokumentuose, magnetinėse juostose, diskuose, duomenų kaupimo bankuose. Taigi dokumentas yra informacijos laikmena, tačiau jos dokumentiniai požymiai skirtingi.

Valdymo dokumentų sąvoka siauresnė. Tradicinis informacijos fiksavimo būdas yra rašymas kaip veiksmas, medžiaga informacijai fiksuoti – popierius. Šiuose dokumentuose fiksuojami įvairūs valdymo veiksmai, sprendimai, rezultatai: įstaigos vadovo valdymo funkcijos įforminamos įsakymais, informacija pasikeičiama raštais, faksogramomis, pažymomis.

Valdymo veikloje be popieriaus naudojamos ir tokios informacijos laikmenos, kaip kompaktiniai diskai, diskeliai, kurias gali perskaityti tik elektroninės mašinos. Per paskutiniuosius dešimtmečius ištobulinus informacines technologijas, talpūs išoriniai atminties įrenginiai ir prieinamos kainos leidžia didžiulius popierinės informacijos kiekius greitai ir patogiai paversti elektroniniais dokumentais, juos saugoti ir lengvai surasti pagal duotus parametrus. Atsižvelgusi į šias naujoves, Tarptautinė standartų organizacija apibūdino dokumentą, kaip „informacijos laikmeną ir šioje laikmenoje užfiksuotus pastovius duomenis, kuriuos gali perskaityti žmogus arba mašina“.

Šiuo metu Jūs matote 31% šio straipsnio.
Matomi 1080 žodžiai iš 3448 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.