TURINYS
Įvadas……………………………………………………………………………………………………………………………3
Kontrolė ir jos pagrindiniai proceso žingsniai…………………………………………………………………4
Kodėl reikalinga kontrolė………………………………………………………………………………………………6
Efektyvios kontrolės prielaidos ir kriterijai…………………………………………………………………….8
Efektyvios kontrolės požymiai………………………………………………………………………………………..8
Kontrolės sistemų projektavimas………………………………………………………………………………….10
Pagrindinių veiklos atlikimo sričių įvardijimas……………………………………………………..10
Balansas…………………………………………………………………………………………………………..10
Pelno ataskaita…………………………………………………………………………………………………..11
Grynųjų pinigų srautas: šaltiniai ir fondų panaudojomo ataskaitos…………………………..11
Auditas………………………………………………………………………………………………………………………..12
Išorinis auditas…………………………………………………………………………………………………………….12
Vidinis auditas…………………………………………………………………………………………………………….13
Išvados………………………………………………………………………………………………………………………..14
Literatūra……………………………………………………………………………………………………………………15
Kontrolė ir jos pagrindiniai proceso žingsniai
Pagal vieną iš apibrėžimų, valdymo kontrolė – procesas, užtikrinantis realios ir planuotos veiklos atitikimą. Iš tikro, kontrolė įnoringesnė nei planavimas. Kontrolė padeda vadovams stebėti savo planavimo, organizavimo ir vadovavimo efektingumą. Esminė kontrolės dalis – iškilus reikalui – imtis koregavimo veiksmų.
Valdymo kontrolė yra sistemingos pastangos suderinti veiklos atlikimo standartus su numatytais tikslais, suprojektuoti informacijos grįžtamojo ryšio sistemas, palyginti tikrąjį veiklos atlikimo lygį su numatytais standartais, rasti nukrypimus nuo jų ir įvertinti šių nukrypimų svarbą bei imtis veiksmų, užtikrinančių, kad visi ištekliai būtų efektingiausiai ir efektyviausiai panaudojami sirkiant bendrų tikslų.
Pagrindiniai kontrolės proceso žingsniai:
1. Kontrolės organizavimas.
Tai atskira problema, nes daugeliui žmonių ji sukuria išankstinį neigiamą nusistatymą. Dauguma darbuotojų į tikrinimus žiūri kaip į būdą apriboti jų veikimo laisvę, ir visaip stengiasi tikrinimų išvengti. Todėl reikia ieškoti būdų, kad kontrolė būtų mažiau žeidžianti. Dažnai pakanka nurodyti leistinų nukrypimų ribas ar būdus, kaip galima pataisyti defektus, išaiškinti kontrolės naudą visai organizacijai ir tam asmeniui atskirai.
2. Standartų ir metodų sukūrimas veiklos atlikimo lygiui įvertinti.
Idealiu atveju tikslai ir uždaviniai, sukurti per planavimo procesą, jau būna aiškiai suformuluoti, numatyti konkretūs galutiniai terminai. Tai svarbu dėl daugelio priežasčių. Pirma, neapibrėžtai suformuluoti tikslai, tokie kaip „pagerinti darbuotojo įgūdžius“, yra tik tušti šūkiai tol, kol vadovai nepasako, ką jie turi omenyje sakydami „pagerinti“, kada ir ką ketina daryti, kad pasiektų šį tikslą. Antra, preciziškai suformuluoti tikslai (pvz., „rengti seminarus darbo vietoje ir pamažu – nuo spalio iki kovo mėnesio – pagerinti darbuotojo įgūdžius“) yra lengviau įvertinami dėl tikslumo ir naudingumo, negu tušti šūkiai. Pagaliau preciziškai suformuluotus išmatuojamus tikslus yra lengva perduoti ir paversti standartais ir metodais, kurie gali būti naudojami veiklos atlikimo lygiui nustatyti. Šie lengvai perduodami preciziškaisuformuluoti tikslai ir uždaviniai yra ypač svarbūs kontrolei, kadangi planavimą ir kontrolę paprastai atlieka skirtingi žmonės.
Paslaugų pramonės standartai ir vertinimas gali apimti laiką, kurį klientai praleidžia eilėse banke, laiką, kurį jie turi praleisti laukdami, kol atsakys telefonas, arba skaičių naujai priviliotų klientų per viešą reklaminę agitaciją. Pramonės įmonių vertinimą ir standartus galėtų sudaryti pardavimų ir gamybos užduotys, darbo priežiūros tikslai,pagamintų ir perdirbtų produktų nuostoliai ar saugumo reikalavimai.
3. Veiklos atlikimo lygio vertinimas.
Kaip ir visi kontrolės aspektai, vertinimas yra nenutrūkstamas pasikartojantis procesas. Vertinimo dažnumas priklauso nuo vertinamos veiklos tipo. Pavyzdžiui, pramonės įmonėjedujų dalelių lygis ore gali būti nuolat stebimas siekiant užtikrinti saugumą, tuo tarpu ilgalaikių išsiplėtimo tikslų pažangą aukščiausio lygio vadovai turėtų apžvelgti vieną ar du kartus per
ar veiklos atlikimo lygis atitinka standartus.
Daugeliu atvejų tai lengviausias kontrolės žingsnis. Pirmųjų trijų etapų sunkumus jau minėjome. Dabar reikia palyginti veiklos atlikimo lygį su iš anksto nustatytais standartais. Jei veiklos atlikimo lygis atitinka standartus, vadovai sako, kad „viskas yra kontroliuojama“ ir jiems nereikia kištis į organizacijos operacijas.
5. Koregavimo veiksmai.
Į šį etapą pereinama, jei veiklos rezultatai nukrypsta nuo standartų ir analizė rodo, kad reikalinga pataisa. Koregavimo veiksmai gali apimti vienos ar kelių organizacijos operacijų arba pradžioje sukurtų standartų pataisas. Pavyzdžiui, vadovas gali pastebėti, kad reikia daugiau darbuotojų, siekiant nepažeisti kliento penkių minučių laukimo standarto, nustatyto „Mc Donald“ kompanijoje. Kitais atvejais per patikrinimus gali būti atskleidžiami netinkami standartai. Dėl šių aplinkybių koregavimo veiksmai gali apimti standartų pakeitimą.
Kodėl reikalinga kontrolė
Viena iš priežasčių, kodėl reikalinga kontrolė, yra ta, kad geriausi planai gali būti iškraipomi. Kontrolė taip pat padeda vadovams stebėti aplinkos pokyčius bei jų įtaką organizacijos pažangai. Labiausiai ,,spaudžiantys” aplinkos pokyčiai yra: konkurencijos prigimties pasikeitimas, noras pagreitinti užsakymo ir pristatymo ciklą, ,,padidinti vertę” prekių ir paslaugų ir taip sukurti vartotojų paklausą, darbininkų ir organizacinės kultūros pasikeitimai ir vis didėjantis delegavimo bei komandinio darbo organizacijose poreikis.
1. Sukurti geresnę kokybę.
Visuotinė kokybės vadyba skatina iš esmės gerinti kontrolę. Pastebimi proceso trūkumai ir procesas taisomas, siekiant pašalinti klaidas. Darbuotojams suteikiama teisė tikrinti ir tobulinti savo darbą. Visuotinė kokybės vadyba išbando daug požiūrių ir metodų, kaip pasiekti efektingą kontrolę.
2. Pokyčių įveikimas.
Pokyčiai yra neišvengiama bet kurios organizacijos aplinkos dalis. Vyksta rinkos poslinkiai. Konkurentų – dažnai iš viso pasaulio – siūlomi nauji produktai ir paslaugos užkariauja visuomenės sąmonę. Kuriamos naujos medžiagos ir technologijos. Vyriausybės reguliavimas padidėja ar sumažėja. Vadovai stebi pokyčius, kurie daro įtaką jų produktams ir paslaugoms, o kontrolės funkcija padeda vadovams reaguoti į atsirandančius pavojus ar galimybes.
3. Greitesnių ciklų kūrimas.
Vienas dalykas yra pripažinti geresnio dizaino, kokybės ar pristatymo laiko paklausą tarp vartotojų. Kitas dalykas – pagreitinti naujų produktų kūrimo ar jų pristatymo vartotojams ciklus. Steingraberis yra sakęs, kad devintojo dešimtmečio standartas turėtų būti greitis, ypač užsakymų vykdymo. Šių dienų vartotojai laukia ne tik greičio, bet ir ypatingų produktų bei paslaugų. Šį įspėjimą išreiškia ir „Toyota“ Tokijo projektavimo centro vadovas Kazuo Morohoshi teigia: „Mes supratome, kad nepakanka universalios masinės produkcijos. XXI amžiuje daiktai bus labiau suasmeninami, kad labiau atspindėtų individualius poreikius“.