TURINYS
ĮVADAS 3
I KONTROLĖS ESMĖ 4
1.1.Kontrolės tikslai 5
1.2. Kontrolės sistema 5
II KONTROLĖS LYGIAI 6
2.1.Strateginė kontrolė 7
2.2.Valdymo kontrolė 7
2.3.Operacijų kontrolė 7
2.4.Elgesio kontrolė 8
2.5.Finansų kontrolė 9
III FIRMOS VEIKLOS KONTROLĖS SISTEMŲ PARENGIMAS 10
IV KONTROLĖS RŪŠYS 12
4.1. Pradinė kontrolė 12
4.2. Tarpinė kontrolė 13
4.3.Galutinė kontrolė 13
V VISUOTINĖS KOKYBĖS KONTROLĖS SISTEMOS 14
5.1.Tarnybinė priežiūra 14
5.2.Rezultatų kontrolė 14
5.3.Savikontrolė 15
VI KONTROLĖS PROCEDŪROS 16
6.1.Kontrolės procesų tipai 16
6.2.Kontrolės proceso etepai 17
IŠVADOS 19
LITERATŪRA 20
I PRIEDAS 21
II PRIEDAS 22
III PRIEDAS 23
ĮVADAS
Savo referate ,,Kontrolė, jos sudedamosios dalys ir reikšmė įmonių
valdyme” išnagrinėsiu vieną iš svarbiausių vadybos elementų – kontrolę, be
kurios negalima nagrinėti kitų vadybos elementų. Pirmiausiai darbe bus
aptariama kontrolės esmė: kas tai yra kontrolė, kokie jos tikslai, kas yra
kontoliuojama. Visa tai išnagrinėjus bus galima kontrolę paanalizuoti
giliau. Tolesniuose skyreliuose pabandysiu aptarti kokios yra sudedamosios
kontrolės dalys. Jų yra pakankamai daug – vienos yra stambesnės, kitos –
pakankamai smulkios.
Prie stambesniųjų galėčiau priskirti kontrolės lygius, kurių yra
trys:
1. Aukščiausiame lygyje yra strateginė kontrolė
2. Aukštesniame lygyje yra valdymo kontrolė
3. . Žemiausiame lygyje – operacijų, elgesio ir finansų kontrolės.
Visi šie lygiai yra glaudžiai tarp savęs susiję, o kiekviena atskirai
yra specifinė veiklos sritis. Visi šie etapai vyksta iš eilės nurodyta
tvarka, tačiau veiklos procese gali būti šokinėjama nuo vieno prie kito.
Prie smulkesniųjų kontrolės sudedamųjų dalių priskirčiau kontrolės
rūšis. Jos yra trys:
1. Pradinė kontrolė.
2. Tarpinė(operatyvinė) kontrolė.
3. Galutinė kontrolė.
Visų kontrolės rūšių tikslas yra vienodas:siekti, kad rezultatai būtų
kuo artimesni reikalaujamiems. Jos skiriasi tik vykdymo laiku.
Taip pat panagrinėsiu visuotinės kokybės kontrolės sistemas:tarnybine
priežiūrą, rezultatų kontrolę ir savikontrolę. Šių sistemų funkcionavimas
pagrįstas nauju požiūriu į kokybę: negalima į klaidas žiūrėti kaip į normą,
darbą gerai atlikti reikia iš pirmo karto, negalima pasitenkinti pasiektu
lygiu, būtina siekti darbą atlikti geriau negu iki šiol. Į kokybės
kontrolės sistemą turi būti įtraukti visi organizacijos darbuotojai, kad
kiekvienas turėtų galimybę prisidėti prie organizacijos veiklos kokybės
gerinimo.
Paskutinis skyrius bus skirtas kontrolės procedūroms. Pirmiausiai
apžvelgsiu kontrolės procesų tipus, kurių yra du:
1.Tai kompleksinė profilaktinės, lyginamosios ir grįžtamosios kontrolės
sistema. Visose veiklos srityse yra trys skirtingi kontrolės taikymo
laikotarpiai.
2.Antroji kontrolės sistema – tai konkretūs veiksmai imantis tam tikros
veiklos tikrinimo.
Galiausiai panagrinėsiu patį kontrolės procesą, kaip jis vyksta.
Kontolės procesas turi tris arba keturias dalis: standartų ir metodų
sukūrimas veiklos atlikimo lygiui įvertinti, veiklos atlikimo lygio
vertinimas, nustatymas ar veiklos lygis atitinka standartus ir jeigu
reikia, koregavimo veiksniai.
I.KONTROLĖS ESMĖ
Žodis ,,kontolė” yra kilęs iš prancūzų kalbos žodžio ,,controle” ir
reiškia kaip ko nors patikrinimą priežiūrą. [2, 74 p.]
Kontrolė – tai bet kurios veiklos srities tikrinimas, priežiūra,
stebėjimas. Be kontrolės negalima jokia veikla, nes ji palaiko
organizacijos judėjimą reikiama kryptimi, bet kuriuo momentu patikrina,
kaip jos veikla atitinka normas ir kaip tikslingai ji nukreipta siekti
tikslų.[1,164p.]. Ji atliekama pagal tam tikras taisykles, užduotis ir
standartus, siekiant norimų rezultatų.Todėl kontrolė padeda nustatyti
veiksmų teisingumą. Kontrolės aktas yra ne kas kita, kaip žmogaus veiksmų
vertinimas pagal nustatytus bendrus reikalavimus, taisykles.[2, 74 p.]
Daugumoje literatūros šaltinių teigiama, jog nekontroliuojamos veiklos
nuostoliai esti didesni nei tie, kurių būna pažeidus kitas valdymo
funkcijas.[1,164 p.]. Vadinasi, kuo tiksliau bus formuojami reikalavimai
ar taisyklės, tuo griežtesnė ir visapusiškesnė gali būti kontrolė.[2, 74
p.] Kontroliuojamos visos įmonių, įstaigų ir organizacijų veiklos sritys.
Kontrolė apima buvusią, esamą ir būsimą veiklą.[1,164p.].
Kontrolę reikia pradėti tuoj pat, kai suformuluoti tikslai ir
paskirstytos užduotys ar įkurta organizacija. Kontrolė padeda išsiaiškinti
problemas ir taip koreguoti organizacijos veiklą, kad problemos neperaugtų
į krizę. Kiekviena organizacija privalo laiku pastebėti
savo klaidas ir jas
ištaisyti, kad jos nesutrukdytų siekti tikslų. Iš kontrolės teikiamos
informacijos vadovai mato, kur pasiekta pažangos ir kur patirta nesėkmė.
Kontrolė duoda tam tikrą garantiją, kad organizacija savo tikslus pasieks.
Veiksmingai kontrolei reikia dviejų pradinių sąlygų:
1. Turėti planus.
2. Gerai žinoti organizacijos struktūrą.
Planas yra kontrolės pradžia, nes jis tampa tuo normatyvu, su kuriuo
lyginami gauti ar pageidaujami rezultatai.
Kontrolė tik tada padės įgyvendinti organizacijos tikslus, kai turės
keleta svarbių savybių:
1. Turės strateginį kryptingumą;
2. bus orientuota į rezultatus;
3. atitiks kontrolės objektą;
4. operatyviai teiks informaciją;
5. bus lanksti
6. bus paprasta ir ekonomiška.
Tik strateginio pobūdžio kontrolė bus rezultatyvi – atitiks
pagrindinius organizacijos prioritetus ir juos rems.[4,71-72p.]
1. Kontrolės tikslai
Kontrolės tikslas – padėti organizacijai adaptuotis pasikeitus
sąlygoms, mažiau daryti klaidų, susitvarkyti su vidaus problemomis ir
minimizuoti sąnaudas.
1.pav. Kontolės tikslai
Šiandieninėje verslo aplinkoje visos organizacijos turi būti
pasirengusios pokyčiams. Jei vadovai galėtų nustatyti tikslus ir pasiekti
juos akimirksniu, kontrolė nebūtų reikalinga. Tarp tikslo nustatymo ir
rezultatų pasiekimo momentų gali daug kas pasikeisti – veiklos kryptis, ir
netgi pats tikslas. Gerai organizuota kntrolės sistema padeda vadovams
numatyti, tikrinti ir reaguoti į besikeičiančias sąlygas. Kita vertus,
nelanksti sistema gali veiklą nusmukdyti žemiau leistino lygio. Veikloje
visada pasitaiko klaidų. Dažnai pasikartojančios smulkios klaidos galibūti
rimtos. Kontrolė padeda bent jau sumažinti jų skaičių, neleidžia kartotis
toms pačioms klaidoms. Kai įmonė gamina tik vieną produktą iš vienos
medžiagos, turi paprastą organizacijos struktūrą ir tenkinasi vienodais
reikalavimais produktui, vadovams užtenka papraščiausios kontrolės
sistemos, kad veikla rutuliotųsi norima kryptimi. Tačiau organizacijoms,
kurios gamina daug produktų iš įvairių žaliavų ir turi didelę rinkos dalį,
sudėtinę organizacijos stuktūrą ir daug konkurentų, reikia taikyti
sudėtingą kontrolės sistemą, kurti atskirus skyrius tam darbui atlikti. Dar
viena kontrolės užduotis – mažinti išlaidas. Taigi, kai kontrolė efektyvi,
ji gali padėti sumažinti sąnaudas ir padidinti produktyvumą.[1, 165p.]
1.2.Kontrolės sistema
Ūkyje taikoma trijų lygių kontrolės sistema:
1. Vidinė kontrolė. Ją atlieka vadovai, o didesnėse įmonėse
įkuriamos vidinės kontrolės tarnybos, kurios savo veiklą
organizuoja pagal įmonės vadovybės patvirtintus nuostatus.
2. Išorinė kontrolė. Ją atlieka nepriklausomos audito
įmonės pagal su organizacijomis sudarytas sutartis. Visos audito įmonės ir
nepriklausomi auditoriai savo darbe turi vadovautis tarptautiniais ir
nacionaliniais audito standartais.
3. Valstybės kontrolė. Tai Seimo, Vyriausybės,
Ministerijų, valstybinių įstaigų ir organizacijų finansinės ūkinės veiklos
kontrolė. Lietuvoje ją vykdo Valstybinė mokesčių inspekcija, Finansų
ministerijos Revizijos departamentas bei Valstybės kontrolės departamentas.
Pastarasis yra Seimui atskaitinga kontrolės institucija, kuri prižiūri, ar
teisėtai valdomas ir naudojamas valstybės turtas ir kaip vykdomas valstybės
biudžetas.[1, 164p.]
II KONTOLĖS LYGIAI
Kontolė, kaip viena iš valdymo funkcijų, užbaigia administracinės
veiklos procesą. Žodis ,,kontrolė”, kaip ir ,,valdžia” sukelia neigiamas
emocijas. Daugeliui darbuotojų tai reiškia apribojimą, prievartą,
savarankiškumo stoką ir pan. Tačiau būtent kontrolė užtikrina firmos tikslų
siekimo procesą. Ji įeina į bet kurio vadovo pareigas.[2,75p.]
Visos valdymo funkcijos yra glaudžiai tarp savęs susijusios, o
kiekviena atskirai yra specifinė veiklos sritis. Paprastai visi šie etapai
vyksta iš eilės nurodyta tvarka, tačiau veiklos procese gali būti
šokinėjama nuo vieno prie kito. Kontrolė skirstoma pagal valdymo
hierarchijos lygį organizacijoje[1, 166p.]:
1. Operacijų, elgesio, finansų
2. Valdymo
3. Strateginė kontrolė
2.pav. Kontrolės lygiai[2, 75p.]
2.1. Strateginė kontrolė
Strateginė kontrolė vertina, kaip efektyviai organizacijos strategija
padeda pasiekti tikslus, ir susitelkia ties organizacijos struktūra,
vadovavimu, technologija, žmonių ištekliais, informacija ir operacijų
kontrolės sistemos.[1, 180p.] Viena iš aukščiausio vadovavimo lygio
funkcijų yra kontroliuoti organizacijos veiklą veikiant darbuotojus ir
skatinti pastangas, siekiant organizacijos tikslų. Aukščiausias vadovavimo
lygis turi užtikrinti visų vienetų kryptingą veiklą, siekiant organizacijos
tikslų, net jei atskirų skyrių interesai skiriasi.[2, 76p.] Jei vienoje ar
kitoje srityje pasirinktoji strategija nepadeda pasiekti norimų rezultatų,
tai ji turi būti pakeista. Taigi
ši kontrolė vyksta aukščiausiu lygiu ir
apima visą organizacijos veiklą. Strateginė kontrolė yra glaudžiai susijusi
su strateginiu planavimu.(I priedas 1.1.pav.)
Strateginė kontrolė nustato, ar pasirinkta strategija įgyvendinta,
kaip buvo planuota, ir ar rezultatai yra tokie, kokie buvo numatyti. Jei
yra nukrypimų nuo plano, kontrolės sistemos turėtų tai nustatyti. Vadovai,
kurie nesistengia suderinti planavimo su strategine kontrole, gali
,,pastebėti, jog laimi smulkius mūšius, bet pralaimi karą”. Tikslai,
pagrįsti bendra paskirtimi(misija), išskleidžiami žemyn planavimo metu. Kai
planai tampa realybe, kontrolė vertina veiklą ir apibendrinusi rezultatus
perduoda vadovybei.
Strateginė kontrolė yra pagalbinė strateginio planavimo dalis.
Sudėtingiausia nustatyti, ar darbuotojai priima efektyvius sprendimus.
Pavyzdžiui, jei nusamdytas marketingo skyriaus vadovas prastai dirbo ir
buvo nušalintas tik po trejų metų, tai iškyla klausimas, kas priėmė blogą
sprendimą: ar asmuo, kuris buvo nusamdytas, ar direktorius, kuris tą asmenį
nusamdė. Žinoma, yra daug aplinkybių, kurios gali lemti prastą veiklą,
tačiau galima teigti, kad strateginio plano įgyvendinimas priklauso nuo
tinkamo darbuotojų parinkimo; vadovai turi rūpestingai apsvarstyti tokius
sprendimus. Svarbu, kad kiekvienas vadovas turėtų naujų idėjų ar programų,
kurias reikia pajungti bendram tikslui pasiekti.[1, 180-181 p. ]
2.2.Valdymo kontrolė
Valdymo kontrolė paskirsto išteklius taip, kad vadovai, darbuotojai,
skyriai galėtų pasiekti savo tikslus, suplanuoti veiklą ir pažangą. Ji
apima biznio vienetus, skyrius ar padalinius kaip visumą. Ji pasitelkiama
periodiškai. Duomenų rinkimas ir jų naudojimas svarbiose ataskaitose
atlieka įvertinimo procesą. Valdymo kontrolė susijusi ir su numatytu,
teisingų veiksmų parinkimu ir apmokėjimu.[2, 76p.]
2.3.Operacijų kontrolė
Išsamią operacijų kontrolės sistema pateikia Stephenas P. Robbinas,
Robbinas Stuart-Kotze. Jie skiria produkcijos, pirkimų, įrenginių
eksplotacijos ir kokybės kontrolę.
Produkcijos kontrolės tikslas – kontroliuoti gamybos operacijų eigą,
jų trukmę ir imtis veiksmų, kad gamybos operacijos būtų atliktos laiku. Ši
kontrolė seka gamybos grafikus, atsargų lygį, medžiagų judėjimą, kaip
panaudojamos patalpos ir įrenginiai.
Pirkimų kontrolė seka prekių tiekimo terminus, kokybę, kiekį ir
kainas. Pirkimų kontrole siekiama užtikrinti medžiagų tinkamumą, kokybę,
patikimus tiekimo šaltinius ir tuo pat metu sumažinti išlaidas.
Įrenginių eksplotacijos kontrolės svarba priklauso nuo technologinio
proceso. Vienur gedimai nesukelia didesnių keblumų, kitur nuostoliai dėl
prastovų esti gana dideli. Kontrolė gali būti:
1. profilaktinė, prieš įvykstant gedimui;
2. gedimų ir pataisymų įvertinimo;
3. sąlygų, visko, kas susiję su įrenginių būklės vertinimu.
Eksplotacijos kontrolė turi būti derinama su produkcijos kontrole.
Pavyzdžiui, jei dėl nepatogių ar neefektyviai naudojamų įrenginių gamybos
procesas trunka ilgiau nei numatyta.
Kokybės kontrole nustatoma, ar produkto svoris, atsparumas, sudėtis,
spalva, skonis, užbaigtumas ir kitos savybės atitinka standartus.
Kokybės kontrolė būna dvejopa:
1. Gatavos produkcijos ar paslaugų kontrolė(apima pagamintų produktų,
teikiamų paslaugų kontrolę)
2. Proceso kontrolė( apima kontrolę gamybos proceso metu, siekiant
įsitikinti, kad gamybos procesas vyksta normaliai)
Tikrinti parinktų pavyzdžių kokybė nustatoma:
1. pagal savybes, t.y. kontrolierius palygina gaminį su standartiniu
bandiniu ir nustato, ar jis tinkamas, ar ne.
2. pagal atskirų savybių skirtumus, t.y. ar nukrypimai yra leistini,
ar ne.
Operacijų kontrolės – standartų nustatymo, veiklos vertinimo,
standartų ir veiklos palyginimo, sprendimų priėmimo metu daugiausia dėmesio
skiriama informacijos surinkimui.
Standartai nuolat peržiūrimi, pakoreguojami pagal reikalavimus ir
patvirtinami. Veiklos įtvirtinimo etape labai svarbu surinkti teisingą ir
tikslią informaciją. Vertinimo metodai turi būti parinkti tokie, kad veiklą
būtų galima palyginti su standartais. Toliau sprendimai priimami pagal tai,
kokie rezultatai gaunami palyginus veiklą su standartais. Jei standartas
pasiektas, kontrolės procesas pradedamas iš pradžių, jei ne – nustatoma, ar
nukrypimas pataisomas. Jei galima pašalinti neatitikimą, imamasi koregavimo
veiksmų, jei ne , peržiūrimi standartai. Kontrolės procesas vyksta pagal iš
anksto sudarytą planą.[1, 174-175 p.]
2.4.Elgesio kontrolė
Elgesio kontrolė – tai darbuotojų veiklos priežiūra ir skatinimas
gerai atlikti savo funkcijas. Daugelyje literatūros šaltinių skiriami du
elgesio kontrolės tipai: vidinė ir išorinė kontrolė. Taigi vadovai turi du
pasirinkimus, kaip pradėti kontrolės procesą. Vadovai gali skatinti
darbuotojus pačius kontroliuoti savo veiksmus. Tai yra vidinės kontrolės
strategija, ji leidžia motyvuotiems asmenims ir jų grupėms praktikuoti
savikontrolę vykdant užduotis. Vidinė kontrolė – tai savikontrolė.(Plačiau
4.3. skyrelyje)
Vadovai gali patys kontroliuoti
darbuotojų veiklą. Tai išorinės
kontrolės strategija,kuri pasireiškia personalo priežiūra ir
administracinio poveikio priemonių panaudojimu. ( Plačiau 4.1. skyrelyje)
Elgesio kontrolė turi būti atliekama labai subtiliai, nes jos objektas
yra žmogus. Kiekvienu atveju reikia atsižvelgti į susidariusią padėtį ar
darbuotoją veikiančias aplinkybes.
2.5.Finansų kontrolė
Finansų kontrolė stebi organizacijos finansinius išteklius. Verslo
įmonės turi valdyti savo finansus taip, kad pajamos padengtų išlaidas ir
organizacijai vis dar liktų pelno. Ne pelno organizacijos turi tokius pat
uždavinius – jų pajamos( iš mokesčių, pvz.,už mokslą) turi padengti
išlaidas ir net jas viršyti.
Visuose literatūros šaltiniuose yra skiriami trys pagrindiniai
finansinės kontrolės tipai: biudžeto, finansinių ataskaitų analizės ir
audito.
Biudžetas – tai finansinis planas, išreikštas skaičiais. Finansininkai
parengia biudžetus darbo grupėms, skyriams ir visai organizacijai.
Pagrindinis biudžeto laikotarpis yra metai, tačiau ketvirčio ar mėnesio
biudžetai taip pat yra svarbūs. Biudžetai gali būti išreikšti pinigais arba
laiko vienetais. Biudžetai leidžia palyginti skyrius, įvairius
laikotarpius. Jie padeda vadovams koordinuoti išteklius ir jų panaudojimą,
įvertinti vadovų bei įvairių padalinių veiklą. Dauguma organizacijų naudoja
trijų tipų biudžetus: finansų, operacijų ir nepiniginį (II priedas 2.1.
lentelė)
Pavyzdžiui, finansų biudžetas nusako, iš kur organizacija tikisi gauti
grynųjų pinigų ir kaip ji planuoja tuo pasinaudoti; operacijų biudžetas
apibrėžia, kiek organizacija ketina pagaminti produktų ar teikti paslaugų,
kokie finansiniai ištekliai bus sunaudoti, nepiniginis biudžetas
išreiškiamas kitais vienetais ( darbininkų darbo valandomis ar plotu
kvadratiniais metrais).
Biudžetus gali sudaryti aukščiausio lygio vadovai ar kontrolieriai, o
paskui perduodami žemesnio lygio vadovams. Tačiau būna, kad, sudarant
biudžetą, leidžiama dalyvauti visiems. Visų padalinių pasiūlymai svarstomi
ir sudaromi atskirų skyrių biudžetai, o po to vadovas ar kontrolierius
sudaro bendrą organizacijos biudžetą.
Biudžeto sudarymas turi daug pranašumų, tačiau yra ir trūkumų.
Biudžetai padeda įgyvendinti efektyvią kontrolę, leidžia vadovams geriaus
valdyti išteklius ir numatyti keblias situacijas, leidžia geriau
koordinuoti skyrių veiksmus, padeda pasiekti organizacijos tikslus. Antra
vertus, biudžetas gali būti suprantamas kaip ribos, kuriose gali būti
plėtojama veikla; jis gali riboti išradimus ir pakitimus.
Be biudžeto, svarbios yra ir išorinės finansinių ataskaitų ir
koeficientų analizės.[1, 178p.]
Finansinių ataskaitų analizė parodo organizacijos finansinę padėtį.
Finansiniai analizei dažniausiai naudojamas balansas ir kitos finansinės
ataskaitos. Jas turi visos organizacijos. Balansas parodo organizacijos
turtą ir nuosavybę bei skolas metų pabaigoje. Balansas ir kitos formos
naudojamos koeficientams apskaičiuoti ir analizei atlikti. Finansiniai
koeficientai palygina įvairius balanso ir su juo susijusius ataskaitų
elementus.
Koeficientų analizė padeda aprašyti organizacijos finansinę padėtį
keliais ar keliolika koeficientų. Tam apskaičiuojami likvidumo,
įsiskolinimo, padengimo, operacijų efektyvumo koeficientai.
Finansiniai auditai – tai kitas būdas atlikti finansinę kontrolę.
Lietuvoje audito institutas įsteigtas 1995 metais. Išorinis auditas – tai
auditas, atliekamas auditoriaus, kuris nėra organizacijos darbuotojas.
Išorinio audito tikslas – užtikrinti, kad organizacijos pateikiami
dokumentai ir ataskaitos būtų teisėti ir tikri. Kai kurios organizacijos
pagal įstatymą turi būti reguliariai tikrinamos, kad investuotojams būtų
pateiktos tikslios žinios. Vidinis auditas – tai auditas, kurį atlieka tos
pačios organizacijos darbuotojas. Jo tikslas toks pat kaip ir išorės
audito: nustatyti finansinių operacijų ir sąskaitybos procedūrų teisingumą.
Vidinis auditas panaudoja tyrimus organizacijos veiklai efektyvinti.[1, 179
p.]
III FIRMOS VEIKLOS KONTROLĖS SISTEMŲ PARENGIMAS
Valdymo kontrolės sistemos paskirtis – atsekti strateginio plano ar
tikslo vykdymo eigą.
Efektyvi valdymo kontrolės sistema turi užtikrinti:
1. Strateginių ir lokalinių tikslų kongruenciją, t.y. firmos ir jos
filialų tikslų sutapimą;
2. Kokybišką ir gerą informacinį ryšį tarp firmos ir jos filialų;
3. Reikalingos įvairaus rango vadovams informacijos mainus.
Strategija pati savaime – tai tik priemonė kokiems nors veiklos
rezultatams pasiekti. Jie pasiekiami per ilgą ir sunkų procesą, kurio
vyksmui vertinti reikalinga kontrolė. Ši kontrolė yra organizacinio, o ne
techninio ar procedūrinio pobūdžio. Žiūrint iš organizacijos vadovų
pozicijų, strateginė kontrolė – tai vadybininkamas skirta strategijos
diegimo sėkmingo vertinimo sistema, leidžianti laiku nustatyti nukrypimus
ir reikalingą palaikymą.
III priedo 3.1 pav. Pavaizduotos abi pagrindinės kontrolės sistemos –
tiesioginė ir grįžtamoji. Tiesioginė kontrolė leidžia vadovams numatyti
galimus pasikeitimus išorinėje ar
aplinkoje. Grįžtamoji teikia
informaciją apie organizacinių veiksnių rezultatyvumą ir efektyvumą.
Kontrolės sistemos sukuriamos ir veikia koorporaciniu, biznio funkciniu ir
operaciniu lygmenyje. Jiems turėtų būti suformuoti atskiri finansinio
aprūpinimo planai ir numatytos išlaidos. Šių lygių kontrolės sistemos
turėtų būti suformuluotos taip, kad motyvuotų darbuotojus efektyviai
realizuoti numatytas užduotis ir tikslus.[2, 88 p.] Koorporaciniu lygiu
kontrolė turėtų padėti vadovams realizuoti pagrindinę organizacijos veiklos
kryptį, numatytą misijoje ir strategijoje, padėti nukreipti išteklius ten,
kur jie gali būti perspektyviai panaudoti. Funkciniu ir operaciniu lygmeniu
kontrolės paskirtis yra reguliuoti specifinius veiksmus. Kiekvienas šių
kontrolės lygių turi būti integruotas taip, kad gautų pakankamos
reikalingos informacijos ir galėtų efektyviai veikti. Strateginės kontrolės
kūrimo procesas apima tris pagrindinius etepus:
1. Veiksnių, kuriuos reikia kontroliuoti, nustatymą;
2. Šių veiksnių parametrų nustatymą;
3. Informacijos iš visų organizacijos lygių ir veiklos sričių
integravimą į prasmingą sistemą.
Pirmas etepas ypač svarbus, nes klaidos šiame etape gali padaryti
nerezultatyvų visą kontrolės procesą.
Nustačius įtakos grupių interesų tenkinimo proceso elementus,
veiksnius, reikia nuspręsti apie sėkmės įvertinimo kriterijus. Šių
kriterijų nustatymas nemaža dalimi yra vidinės politikos klausimas. Vadovai
turi būti gana atsargūs, vertindami kriterijus ta prasme, ar ši matuojama
visuma tikrai rodo suinteresuotų grupių prioritetus, išreiškiančius jų
poreikius ir interesus.Trečiasis strateginės kontrolės organizavimo proceso
etepas sunkiausias, nes informaciją iš tokios jos šaltinių įvairovės
integruoti itin sunku. Turi būti integruojama informacija, patenkanti tiek
iš pačių žemiausių, tiek iš viršutinių organizacijos hierarchinių lygių,
taip pat ir iš to paties lygio struktūrinių darinių. Žinoma, tai nereiškia,
kad kiekvienas organizacijos narys turi turėti galimybę gauti, bet kurią
informaciją, tačiau strateginės kontrolės proceso organizavimo vienetai –
gali.
Žiūrint iš organizacijos vadovų pozicijų, strategijos proceso
kontrolė turi parodyti, ar žemesniųjų grandžių ir lygių kontrolės sistemos
veikia efektyviai, taip pat padėti nukreipti išteklius ten, kur jie gali
eliminuoti visa, kas kliudo gauti norimus rezultatus.[2, 89 p.]
Nors procesų pagrindu sukonstruota kontrolės sistema ir labai lanksti,
ji sunkiai fiksuoja momentą, kada realiai įgyvendinama strategija. Todėl
praktiškai neretai taikomos kitos strateginės kontrolės sistemos, daugiau
akcentuojančios elgseną. Iš tokių kontrolės sistemų būtų galima išskirti
biurokratinės kontrolės, ,,klano” ir žmogiškųjų resursų sistemas.(3 priedas