Kontrolė jos sudedamosios dalys ir reikšmė įmonių valdyme

TURINYS

ĮVADAS 3

I KONTROLĖS ESMĖ 4

1.1.Kontrolės tikslai 5

1.2. Kontrolės sistema 5

II KONTROLĖS LYGIAI 6

2.1.Strateginė kontrolė 7

2.2.Valdymo kontrolė 7

2.3.Operacijų kontrolė 7

2.4.Elgesio kontrolė 8

2.5.Finansų kontrolė 9

III FIRMOS VEIKLOS KONTROLĖS SISTEMŲ PARENGIMAS 10

IV KONTROLĖS RŪŠYS 12

4.1. Pradinė kontrolė 12

4.2. Tarpinė kontrolė 13

4.3.Galutinė kontrolė 13

V VISUOTINĖS KOKYBĖS KONTROLĖS SISTEMOS 14

5.1.Tarnybinė priežiūra 14

5.2.Rezultatų kontrolė 14

5.3.Savikontrolė 15

VI KONTROLĖS PROCEDŪROS 16

6.1.Kontrolės procesų tipai 16

6.2.Kontrolės proceso etepai 17

IŠVADOS 19

LITERATŪRA 20

I PRIEDAS 21

II PRIEDAS 22

III PRIEDAS 23

ĮVADAS

Savo referate ,,Kontrolė, jos sudedamosios dalys ir reikšmė įmonių

valdyme” išnagrinėsiu vieną iš svarbiausių vadybos elementų – kontrolę, be

kurios negalima nagrinėti kitų vadybos elementų. Pirmiausiai darbe bus

aptariama kontrolės esmė: kas tai yra kontrolė, kokie jos tikslai, kas yra

kontoliuojama. Visa tai išnagrinėjus bus galima kontrolę paanalizuoti

giliau. Tolesniuose skyreliuose pabandysiu aptarti kokios yra sudedamosios

kontrolės dalys. Jų yra pakankamai daug – vienos yra stambesnės, kitos –

pakankamai smulkios.

Prie stambesniųjų galėčiau priskirti kontrolės lygius, kurių yra

trys:

1. Aukščiausiame lygyje yra strateginė kontrolė

2. Aukštesniame lygyje yra valdymo kontrolė

3. . Žemiausiame lygyje – operacijų, elgesio ir finansų kontrolės.

Visi šie lygiai yra glaudžiai tarp savęs susiję, o kiekviena atskirai

yra specifinė veiklos sritis. Visi šie etapai vyksta iš eilės nurodyta

tvarka, tačiau veiklos procese gali būti šokinėjama nuo vieno prie kito.

Prie smulkesniųjų kontrolės sudedamųjų dalių priskirčiau kontrolės

rūšis. Jos yra trys:

1. Pradinė kontrolė.

2. Tarpinė(operatyvinė) kontrolė.

3. Galutinė kontrolė.

Visų kontrolės rūšių tikslas yra vienodas:siekti, kad rezultatai būtų

kuo artimesni reikalaujamiems. Jos skiriasi tik vykdymo laiku.

Taip pat panagrinėsiu visuotinės kokybės kontrolės sistemas:tarnybine

priežiūrą, rezultatų kontrolę ir savikontrolę. Šių sistemų funkcionavimas

pagrįstas nauju požiūriu į kokybę: negalima į klaidas žiūrėti kaip į normą,

darbą gerai atlikti reikia iš pirmo karto, negalima pasitenkinti pasiektu

lygiu, būtina siekti darbą atlikti geriau negu iki šiol. Į kokybės

kontrolės sistemą turi būti įtraukti visi organizacijos darbuotojai, kad

kiekvienas turėtų galimybę prisidėti prie organizacijos veiklos kokybės

gerinimo.

Paskutinis skyrius bus skirtas kontrolės procedūroms. Pirmiausiai

apžvelgsiu kontrolės procesų tipus, kurių yra du:

1.Tai kompleksinė profilaktinės, lyginamosios ir grįžtamosios kontrolės

sistema. Visose veiklos srityse yra trys skirtingi kontrolės taikymo

laikotarpiai.

2.Antroji kontrolės sistema – tai konkretūs veiksmai imantis tam tikros

veiklos tikrinimo.

Galiausiai panagrinėsiu patį kontrolės procesą, kaip jis vyksta.

Kontolės procesas turi tris arba keturias dalis: standartų ir metodų

sukūrimas veiklos atlikimo lygiui įvertinti, veiklos atlikimo lygio

vertinimas, nustatymas ar veiklos lygis atitinka standartus ir jeigu

reikia, koregavimo veiksniai.

I.KONTROLĖS ESMĖ

Žodis ,,kontolė” yra kilęs iš prancūzų kalbos žodžio ,,controle” ir

reiškia kaip ko nors patikrinimą priežiūrą. [2, 74 p.]

Kontrolė – tai bet kurios veiklos srities tikrinimas, priežiūra,

stebėjimas. Be kontrolės negalima jokia veikla, nes ji palaiko

organizacijos judėjimą reikiama kryptimi, bet kuriuo momentu patikrina,

kaip jos veikla atitinka normas ir kaip tikslingai ji nukreipta siekti

tikslų.[1,164p.]. Ji atliekama pagal tam tikras taisykles, užduotis ir

standartus, siekiant norimų rezultatų.Todėl kontrolė padeda nustatyti

veiksmų teisingumą. Kontrolės aktas yra ne kas kita, kaip žmogaus veiksmų

vertinimas pagal nustatytus bendrus reikalavimus, taisykles.[2, 74 p.]

Daugumoje literatūros šaltinių teigiama, jog nekontroliuojamos veiklos

nuostoliai esti didesni nei tie, kurių būna pažeidus kitas valdymo

funkcijas.[1,164 p.]. Vadinasi, kuo tiksliau bus formuojami reikalavimai

ar taisyklės, tuo griežtesnė ir visapusiškesnė gali būti kontrolė.[2, 74

p.] Kontroliuojamos visos įmonių, įstaigų ir organizacijų veiklos sritys.

Kontrolė apima buvusią, esamą ir būsimą veiklą.[1,164p.].

Kontrolę reikia pradėti tuoj pat, kai suformuluoti tikslai ir

paskirstytos užduotys ar įkurta organizacija. Kontrolė padeda išsiaiškinti

problemas ir taip koreguoti organizacijos veiklą, kad problemos neperaugtų

į krizę. Kiekviena organizacija privalo laiku pastebėti
savo klaidas ir jas

ištaisyti, kad jos nesutrukdytų siekti tikslų. Iš kontrolės teikiamos

informacijos vadovai mato, kur pasiekta pažangos ir kur patirta nesėkmė.

Kontrolė duoda tam tikrą garantiją, kad organizacija savo tikslus pasieks.

Veiksmingai kontrolei reikia dviejų pradinių sąlygų:

1. Turėti planus.

2. Gerai žinoti organizacijos struktūrą.

Planas yra kontrolės pradžia, nes jis tampa tuo normatyvu, su kuriuo

lyginami gauti ar pageidaujami rezultatai.

Kontrolė tik tada padės įgyvendinti organizacijos tikslus, kai turės

keleta svarbių savybių:

1. Turės strateginį kryptingumą;

2. bus orientuota į rezultatus;

3. atitiks kontrolės objektą;

4. operatyviai teiks informaciją;

5. bus lanksti

6. bus paprasta ir ekonomiška.

Tik strateginio pobūdžio kontrolė bus rezultatyvi – atitiks

pagrindinius organizacijos prioritetus ir juos rems.[4,71-72p.]

1. Kontrolės tikslai

Kontrolės tikslas – padėti organizacijai adaptuotis pasikeitus

sąlygoms, mažiau daryti klaidų, susitvarkyti su vidaus problemomis ir

minimizuoti sąnaudas.

1.pav. Kontolės tikslai

Šiandieninėje verslo aplinkoje visos organizacijos turi būti

pasirengusios pokyčiams. Jei vadovai galėtų nustatyti tikslus ir pasiekti

juos akimirksniu, kontrolė nebūtų reikalinga. Tarp tikslo nustatymo ir

rezultatų pasiekimo momentų gali daug kas pasikeisti – veiklos kryptis, ir

netgi pats tikslas. Gerai organizuota kntrolės sistema padeda vadovams

numatyti, tikrinti ir reaguoti į besikeičiančias sąlygas. Kita vertus,

nelanksti sistema gali veiklą nusmukdyti žemiau leistino lygio. Veikloje

visada pasitaiko klaidų. Dažnai pasikartojančios smulkios klaidos galibūti

rimtos. Kontrolė padeda bent jau sumažinti jų skaičių, neleidžia kartotis

toms pačioms klaidoms. Kai įmonė gamina tik vieną produktą iš vienos

medžiagos, turi paprastą organizacijos struktūrą ir tenkinasi vienodais

reikalavimais produktui, vadovams užtenka papraščiausios kontrolės

sistemos, kad veikla rutuliotųsi norima kryptimi. Tačiau organizacijoms,

kurios gamina daug produktų iš įvairių žaliavų ir turi didelę rinkos dalį,

sudėtinę organizacijos stuktūrą ir daug konkurentų, reikia taikyti

sudėtingą kontrolės sistemą, kurti atskirus skyrius tam darbui atlikti. Dar

viena kontrolės užduotis – mažinti išlaidas. Taigi, kai kontrolė efektyvi,

ji gali padėti sumažinti sąnaudas ir padidinti produktyvumą.[1, 165p.]

1.2.Kontrolės sistema

Ūkyje taikoma trijų lygių kontrolės sistema:

1. Vidinė kontrolė. Ją atlieka vadovai, o didesnėse įmonėse

įkuriamos vidinės kontrolės tarnybos, kurios savo veiklą

organizuoja pagal įmonės vadovybės patvirtintus nuostatus.

2. Išorinė kontrolė. Ją atlieka nepriklausomos audito

įmonės pagal su organizacijomis sudarytas sutartis. Visos audito įmonės ir

nepriklausomi auditoriai savo darbe turi vadovautis tarptautiniais ir

nacionaliniais audito standartais.

3. Valstybės kontrolė. Tai Seimo, Vyriausybės,

Ministerijų, valstybinių įstaigų ir organizacijų finansinės ūkinės veiklos

kontrolė. Lietuvoje ją vykdo Valstybinė mokesčių inspekcija, Finansų

ministerijos Revizijos departamentas bei Valstybės kontrolės departamentas.

Pastarasis yra Seimui atskaitinga kontrolės institucija, kuri prižiūri, ar

teisėtai valdomas ir naudojamas valstybės turtas ir kaip vykdomas valstybės

biudžetas.[1, 164p.]

II KONTOLĖS LYGIAI

Kontolė, kaip viena iš valdymo funkcijų, užbaigia administracinės

veiklos procesą. Žodis ,,kontrolė”, kaip ir ,,valdžia” sukelia neigiamas

emocijas. Daugeliui darbuotojų tai reiškia apribojimą, prievartą,

savarankiškumo stoką ir pan. Tačiau būtent kontrolė užtikrina firmos tikslų

siekimo procesą. Ji įeina į bet kurio vadovo pareigas.[2,75p.]

Visos valdymo funkcijos yra glaudžiai tarp savęs susijusios, o

kiekviena atskirai yra specifinė veiklos sritis. Paprastai visi šie etapai

vyksta iš eilės nurodyta tvarka, tačiau veiklos procese gali būti

šokinėjama nuo vieno prie kito. Kontrolė skirstoma pagal valdymo

hierarchijos lygį organizacijoje[1, 166p.]:

1. Operacijų, elgesio, finansų

2. Valdymo

3. Strateginė kontrolė

2.pav. Kontrolės lygiai[2, 75p.]

2.1. Strateginė kontrolė

Strateginė kontrolė vertina, kaip efektyviai organizacijos strategija

padeda pasiekti tikslus, ir susitelkia ties organizacijos struktūra,

vadovavimu, technologija, žmonių ištekliais, informacija ir operacijų

kontrolės sistemos.[1, 180p.] Viena iš aukščiausio vadovavimo lygio

funkcijų yra kontroliuoti organizacijos veiklą veikiant darbuotojus ir

skatinti pastangas, siekiant organizacijos tikslų. Aukščiausias vadovavimo

lygis turi užtikrinti visų vienetų kryptingą veiklą, siekiant organizacijos

tikslų, net jei atskirų skyrių interesai skiriasi.[2, 76p.] Jei vienoje ar

kitoje srityje pasirinktoji strategija nepadeda pasiekti norimų rezultatų,

tai ji turi būti pakeista. Taigi
ši kontrolė vyksta aukščiausiu lygiu ir

apima visą organizacijos veiklą. Strateginė kontrolė yra glaudžiai susijusi

su strateginiu planavimu.(I priedas 1.1.pav.)

Strateginė kontrolė nustato, ar pasirinkta strategija įgyvendinta,

kaip buvo planuota, ir ar rezultatai yra tokie, kokie buvo numatyti. Jei

yra nukrypimų nuo plano, kontrolės sistemos turėtų tai nustatyti. Vadovai,

kurie nesistengia suderinti planavimo su strategine kontrole, gali

,,pastebėti, jog laimi smulkius mūšius, bet pralaimi karą”. Tikslai,

pagrįsti bendra paskirtimi(misija), išskleidžiami žemyn planavimo metu. Kai

planai tampa realybe, kontrolė vertina veiklą ir apibendrinusi rezultatus

perduoda vadovybei.

Strateginė kontrolė yra pagalbinė strateginio planavimo dalis.

Sudėtingiausia nustatyti, ar darbuotojai priima efektyvius sprendimus.

Pavyzdžiui, jei nusamdytas marketingo skyriaus vadovas prastai dirbo ir

buvo nušalintas tik po trejų metų, tai iškyla klausimas, kas priėmė blogą

sprendimą: ar asmuo, kuris buvo nusamdytas, ar direktorius, kuris tą asmenį

nusamdė. Žinoma, yra daug aplinkybių, kurios gali lemti prastą veiklą,

tačiau galima teigti, kad strateginio plano įgyvendinimas priklauso nuo

tinkamo darbuotojų parinkimo; vadovai turi rūpestingai apsvarstyti tokius

sprendimus. Svarbu, kad kiekvienas vadovas turėtų naujų idėjų ar programų,

kurias reikia pajungti bendram tikslui pasiekti.[1, 180-181 p. ]

2.2.Valdymo kontrolė

Valdymo kontrolė paskirsto išteklius taip, kad vadovai, darbuotojai,

skyriai galėtų pasiekti savo tikslus, suplanuoti veiklą ir pažangą. Ji

apima biznio vienetus, skyrius ar padalinius kaip visumą. Ji pasitelkiama

periodiškai. Duomenų rinkimas ir jų naudojimas svarbiose ataskaitose

atlieka įvertinimo procesą. Valdymo kontrolė susijusi ir su numatytu,

teisingų veiksmų parinkimu ir apmokėjimu.[2, 76p.]

2.3.Operacijų kontrolė

Išsamią operacijų kontrolės sistema pateikia Stephenas P. Robbinas,

Robbinas Stuart-Kotze. Jie skiria produkcijos, pirkimų, įrenginių

eksplotacijos ir kokybės kontrolę.

Produkcijos kontrolės tikslas – kontroliuoti gamybos operacijų eigą,

jų trukmę ir imtis veiksmų, kad gamybos operacijos būtų atliktos laiku. Ši

kontrolė seka gamybos grafikus, atsargų lygį, medžiagų judėjimą, kaip

panaudojamos patalpos ir įrenginiai.

Pirkimų kontrolė seka prekių tiekimo terminus, kokybę, kiekį ir

kainas. Pirkimų kontrole siekiama užtikrinti medžiagų tinkamumą, kokybę,

patikimus tiekimo šaltinius ir tuo pat metu sumažinti išlaidas.

Įrenginių eksplotacijos kontrolės svarba priklauso nuo technologinio

proceso. Vienur gedimai nesukelia didesnių keblumų, kitur nuostoliai dėl

prastovų esti gana dideli. Kontrolė gali būti:

1. profilaktinė, prieš įvykstant gedimui;

2. gedimų ir pataisymų įvertinimo;

3. sąlygų, visko, kas susiję su įrenginių būklės vertinimu.

Eksplotacijos kontrolė turi būti derinama su produkcijos kontrole.

Pavyzdžiui, jei dėl nepatogių ar neefektyviai naudojamų įrenginių gamybos

procesas trunka ilgiau nei numatyta.

Kokybės kontrole nustatoma, ar produkto svoris, atsparumas, sudėtis,

spalva, skonis, užbaigtumas ir kitos savybės atitinka standartus.

Kokybės kontrolė būna dvejopa:

1. Gatavos produkcijos ar paslaugų kontrolė(apima pagamintų produktų,

teikiamų paslaugų kontrolę)

2. Proceso kontrolė( apima kontrolę gamybos proceso metu, siekiant

įsitikinti, kad gamybos procesas vyksta normaliai)

Tikrinti parinktų pavyzdžių kokybė nustatoma:

1. pagal savybes, t.y. kontrolierius palygina gaminį su standartiniu

bandiniu ir nustato, ar jis tinkamas, ar ne.

2. pagal atskirų savybių skirtumus, t.y. ar nukrypimai yra leistini,

ar ne.

Operacijų kontrolės – standartų nustatymo, veiklos vertinimo,

standartų ir veiklos palyginimo, sprendimų priėmimo metu daugiausia dėmesio

skiriama informacijos surinkimui.

Standartai nuolat peržiūrimi, pakoreguojami pagal reikalavimus ir

patvirtinami. Veiklos įtvirtinimo etape labai svarbu surinkti teisingą ir

tikslią informaciją. Vertinimo metodai turi būti parinkti tokie, kad veiklą