TURINYS
ĮVADAS 3
I KONTROLĖS ESMĖ 4
1.1.Kontrolės tikslai 5
1.2. Kontrolės sistema 5
II KONTROLĖS LYGIAI 6
2.1.Strateginė kontrolė 7
2.2.Valdymo kontrolė 7
2.3.Operacijų kontrolė 7
2.4.Elgesio kontrolė 8
2.5.Finansų kontrolė 9
III FIRMOS VEIKLOS KONTROLĖS SISTEMŲ PARENGIMAS 10
IV KONTROLĖS RŪŠYS 12
4.1. Pradinė kontrolė 12
4.2. Tarpinė kontrolė 13
4.3.Galutinė kontrolė 13
V VISUOTINĖS KOKYBĖS KONTROLĖS SISTEMOS 14
5.1.Tarnybinė priežiūra 14
5.2.Rezultatų kontrolė 14
5.3.Savikontrolė 15
VI KONTROLĖS PROCEDŪROS 16
6.1.Kontrolės procesų tipai 16
6.2.Kontrolės proceso etepai 17
IŠVADOS 19
LITERATŪRA 20
I PRIEDAS 21
II PRIEDAS 22
III PRIEDAS 23
ĮVADAS
Savo referate ,,Kontrolė, jos sudedamosios dalys ir reikšmė įmonių
valdyme” išnagrinėsiu vieną iš svarbiausių vadybos elementų – kontrolę, be
kurios negalima nagrinėti kitų vadybos elementų. Pirmiausiai darbe bus
aptariama kontrolės esmė: kas tai yra kontrolė, kokie jos tikslai, kas yra
kontoliuojama. Visa tai išnagrinėjus bus galima kontrolę paanalizuoti
giliau. Tolesniuose skyreliuose pabandysiu aptarti kokios yra sudedamosios
kontrolės dalys. Jų yra pakankamai daug – vienos yra stambesnės, kitos –
pakankamai smulkios.
Prie stambesniųjų galėčiau priskirti kontrolės lygius, kurių yra
trys:
1. Aukščiausiame lygyje yra strateginė kontrolė
2. Aukštesniame lygyje yra valdymo kontrolė
3. . Žemiausiame lygyje – operacijų, elgesio ir finansų kontrolės.
Visi šie lygiai yra glaudžiai tarp savęs susiję, o kiekviena atskirai
yra specifinė veiklos sritis. Visi šie etapai vyksta iš eilės nurodyta
tvarka, tačiau veiklos procese gali būti šokinėjama nuo vieno prie kito.
Prie smulkesniųjų kontrolės sudedamųjų dalių priskirčiau kontrolės
rūšis. Jos yra trys:
1. Pradinė kontrolė.
2. Tarpinė(operatyvinė) kontrolė.
3. Galutinė kontrolė.
Visų kontrolės rūšių tikslas yra vienodas:siekti, kad rezultatai būtų
kuo artimesni reikalaujamiems. Jos skiriasi tik vykdymo laiku.
Taip pat panagrinėsiu visuotinės kokybės kontrolės sistemas:tarnybine
priežiūrą, rezultatų kontrolę ir savikontrolę. Šių sistemų funkcionavimas
pagrįstas nauju požiūriu į kokybę: negalima į klaidas žiūrėti kaip į normą,
darbą gerai atlikti reikia iš pirmo karto, negalima pasitenkinti pasiektu
lygiu, būtina siekti darbą atlikti geriau negu iki šiol. Į kokybės
kontrolės sistemą turi būti įtraukti visi organizacijos darbuotojai, kad
kiekvienas turėtų galimybę prisidėti prie organizacijos veiklos kokybės
gerinimo.
Paskutinis skyrius bus skirtas kontrolės procedūroms. Pirmiausiai
apžvelgsiu kontrolės procesų tipus, kurių yra du:
1.Tai kompleksinė profilaktinės, lyginamosios ir grįžtamosios kontrolės
sistema. Visose veiklos srityse yra trys skirtingi kontrolės taikymo
laikotarpiai.
2.Antroji kontrolės sistema – tai konkretūs veiksmai imantis tam tikros
veiklos tikrinimo.
Galiausiai panagrinėsiu patį kontrolės procesą, kaip jis vyksta.
Kontolės procesas turi tris arba keturias dalis: standartų ir metodų
sukūrimas veiklos atlikimo lygiui įvertinti, veiklos atlikimo lygio
vertinimas, nustatymas ar veiklos lygis atitinka standartus ir jeigu
reikia, koregavimo veiksniai.
I.KONTROLĖS ESMĖ
Žodis ,,kontolė” yra kilęs iš prancūzų kalbos žodžio ,,controle” ir
reiškia kaip ko nors patikrinimą priežiūrą. [2, 74 p.]
Kontrolė – tai bet kurios veiklos srities tikrinimas, priežiūra,
stebėjimas. Be kontrolės negalima jokia veikla, nes ji palaiko
organizacijos judėjimą reikiama kryptimi, bet kuriuo momentu patikrina,
kaip jos veikla atitinka normas ir kaip tikslingai ji nukreipta siekti
tikslų.[1,164p.]. Ji atliekama pagal tam tikras taisykles, užduotis ir
standartus, siekiant norimų rezultatų.Todėl kontrolė padeda nustatyti
veiksmų teisingumą. Kontrolės aktas yra ne kas kita, kaip žmogaus veiksmų
vertinimas pagal nustatytus bendrus reikalavimus, taisykles.[2, 74 p.]
Daugumoje literatūros šaltinių teigiama, jog nekontroliuojamos veiklos
nuostoliai esti didesni nei tie, kurių būna pažeidus kitas valdymo
funkcijas.[1,164 p.]. Vadinasi, kuo tiksliau bus formuojami reikalavimai
ar taisyklės, tuo griežtesnė ir visapusiškesnė gali būti kontrolė.[2, 74
p.] Kontroliuojamos visos įmonių, įstaigų ir organizacijų veiklos sritys.
Kontrolė apima buvusią, esamą ir būsimą veiklą.[1,164p.].
Kontrolę reikia pradėti tuoj pat, kai suformuluoti tikslai ir
paskirstytos užduotys ar įkurta organizacija. Kontrolė padeda išsiaiškinti
problemas ir taip koreguoti organizacijos veiklą, kad problemos neperaugtų
į krizę. Kiekviena organizacija privalo laiku pastebėti
savo klaidas ir jas
ištaisyti, kad jos nesutrukdytų siekti tikslų. Iš kontrolės teikiamos
informacijos vadovai mato, kur pasiekta pažangos ir kur patirta nesėkmė.
Kontrolė duoda tam tikrą garantiją, kad organizacija savo tikslus pasieks.
Veiksmingai kontrolei reikia dviejų pradinių sąlygų:
1. Turėti planus.
2. Gerai žinoti organizacijos struktūrą.
Planas yra kontrolės pradžia, nes jis tampa tuo normatyvu, su kuriuo
lyginami gauti ar pageidaujami rezultatai.
Kontrolė tik tada padės įgyvendinti organizacijos tikslus, kai turės
keleta svarbių savybių:
1. Turės strateginį kryptingumą;
2. bus orientuota į rezultatus;
3. atitiks kontrolės objektą;
4. operatyviai teiks informaciją;
5. bus lanksti
6. bus paprasta ir ekonomiška.
Tik strateginio pobūdžio kontrolė bus rezultatyvi – atitiks
pagrindinius organizacijos prioritetus ir juos rems.[4,71-72p.]
1. Kontrolės tikslai
Kontrolės tikslas – padėti organizacijai adaptuotis pasikeitus
sąlygoms, mažiau daryti klaidų, susitvarkyti su vidaus problemomis ir
minimizuoti sąnaudas.
1.pav. Kontolės tikslai
Šiandieninėje verslo aplinkoje visos organizacijos turi būti
pasirengusios pokyčiams. Jei vadovai galėtų nustatyti tikslus ir pasiekti
juos akimirksniu, kontrolė nebūtų reikalinga. Tarp tikslo nustatymo ir
rezultatų pasiekimo momentų gali daug kas pasikeisti – veiklos kryptis, ir
netgi pats tikslas. Gerai organizuota kntrolės sistema padeda vadovams
numatyti, tikrinti ir reaguoti į besikeičiančias sąlygas. Kita vertus,
nelanksti sistema gali veiklą nusmukdyti žemiau leistino lygio. Veikloje
visada pasitaiko klaidų. Dažnai pasikartojančios smulkios klaidos galibūti
rimtos. Kontrolė padeda bent jau sumažinti jų skaičių, neleidžia kartotis
toms pačioms klaidoms. Kai įmonė gamina tik vieną produktą iš vienos
medžiagos, turi paprastą organizacijos struktūrą ir tenkinasi vienodais
reikalavimais produktui, vadovams užtenka papraščiausios kontrolės
sistemos, kad veikla rutuliotųsi norima kryptimi. Tačiau organizacijoms,
kurios gamina daug produktų iš įvairių žaliavų ir turi didelę rinkos dalį,
sudėtinę organizacijos stuktūrą ir daug konkurentų, reikia taikyti
sudėtingą kontrolės sistemą, kurti atskirus skyrius tam darbui atlikti. Dar
viena kontrolės užduotis – mažinti išlaidas. Taigi, kai kontrolė efektyvi,
ji gali padėti sumažinti sąnaudas ir padidinti produktyvumą.[1, 165p.]
1.2.Kontrolės sistema
Ūkyje taikoma trijų lygių kontrolės sistema:
1. Vidinė kontrolė. Ją atlieka vadovai, o didesnėse įmonėse
įkuriamos vidinės kontrolės tarnybos, kurios savo veiklą
organizuoja pagal įmonės vadovybės patvirtintus nuostatus.
2. Išorinė kontrolė. Ją atlieka nepriklausomos audito
įmonės pagal su organizacijomis sudarytas sutartis. Visos audito įmonės ir
nepriklausomi auditoriai savo darbe turi vadovautis tarptautiniais ir
nacionaliniais audito standartais.
3. Valstybės kontrolė. Tai Seimo, Vyriausybės,
Ministerijų, valstybinių įstaigų ir organizacijų finansinės ūkinės veiklos
kontrolė. Lietuvoje ją vykdo Valstybinė mokesčių inspekcija, Finansų
ministerijos Revizijos departamentas bei Valstybės kontrolės departamentas.
Pastarasis yra Seimui atskaitinga kontrolės institucija, kuri prižiūri, ar
teisėtai valdomas ir naudojamas valstybės turtas ir kaip vykdomas valstybės
biudžetas.[1, 164p.]
II KONTOLĖS LYGIAI
Kontolė, kaip viena iš valdymo funkcijų, užbaigia administracinės
veiklos procesą. Žodis ,,kontrolė”, kaip ir ,,valdžia” sukelia neigiamas
emocijas. Daugeliui darbuotojų tai reiškia apribojimą, prievartą,
savarankiškumo stoką ir pan. Tačiau būtent kontrolė užtikrina firmos tikslų
siekimo procesą. Ji įeina į bet kurio vadovo pareigas.[2,75p.]
Visos valdymo funkcijos yra glaudžiai tarp savęs susijusios, o
kiekviena atskirai yra specifinė veiklos sritis. Paprastai visi šie etapai
vyksta iš eilės nurodyta tvarka, tačiau veiklos procese gali būti
šokinėjama nuo vieno prie kito. Kontrolė skirstoma pagal valdymo
hierarchijos lygį organizacijoje[1, 166p.]:
1. Operacijų, elgesio, finansų
2. Valdymo
3. Strateginė kontrolė
2.pav. Kontrolės lygiai[2, 75p.]
2.1. Strateginė kontrolė
Strateginė kontrolė vertina, kaip efektyviai organizacijos strategija
padeda pasiekti tikslus, ir susitelkia ties organizacijos struktūra,
vadovavimu, technologija, žmonių ištekliais, informacija ir operacijų
kontrolės sistemos.[1, 180p.] Viena iš aukščiausio vadovavimo lygio
funkcijų yra kontroliuoti organizacijos veiklą veikiant darbuotojus ir
skatinti pastangas, siekiant organizacijos tikslų. Aukščiausias vadovavimo
lygis turi užtikrinti visų vienetų kryptingą veiklą, siekiant organizacijos
tikslų, net jei atskirų skyrių interesai skiriasi.[2, 76p.] Jei vienoje ar
kitoje srityje pasirinktoji strategija nepadeda pasiekti norimų rezultatų,
tai ji turi būti pakeista. Taigi
ši kontrolė vyksta aukščiausiu lygiu ir
apima visą organizacijos veiklą. Strateginė kontrolė yra glaudžiai susijusi
su strateginiu planavimu.(I priedas 1.1.pav.)
Strateginė kontrolė nustato, ar pasirinkta strategija įgyvendinta,
kaip buvo planuota, ir ar rezultatai yra tokie, kokie buvo numatyti. Jei
yra nukrypimų nuo plano, kontrolės sistemos turėtų tai nustatyti. Vadovai,
kurie nesistengia suderinti planavimo su strategine kontrole, gali
,,pastebėti, jog laimi smulkius mūšius, bet pralaimi karą”. Tikslai,
pagrįsti bendra paskirtimi(misija), išskleidžiami žemyn planavimo metu. Kai
planai tampa realybe, kontrolė vertina veiklą ir apibendrinusi rezultatus
perduoda vadovybei.
Strateginė kontrolė yra pagalbinė strateginio planavimo dalis.
Sudėtingiausia nustatyti, ar darbuotojai priima efektyvius sprendimus.
Pavyzdžiui, jei nusamdytas marketingo skyriaus vadovas prastai dirbo ir
buvo nušalintas tik po trejų metų, tai iškyla klausimas, kas priėmė blogą
sprendimą: ar asmuo, kuris buvo nusamdytas, ar direktorius, kuris tą asmenį
nusamdė. Žinoma, yra daug aplinkybių, kurios gali lemti prastą veiklą,
tačiau galima teigti, kad strateginio plano įgyvendinimas priklauso nuo
tinkamo darbuotojų parinkimo; vadovai turi rūpestingai apsvarstyti tokius
sprendimus. Svarbu, kad kiekvienas vadovas turėtų naujų idėjų ar programų,
kurias reikia pajungti bendram tikslui pasiekti.[1, 180-181 p. ]
2.2.Valdymo kontrolė
Valdymo kontrolė paskirsto išteklius taip, kad vadovai, darbuotojai,
skyriai galėtų pasiekti savo tikslus, suplanuoti veiklą ir pažangą. Ji
apima biznio vienetus, skyrius ar padalinius kaip visumą. Ji pasitelkiama
periodiškai. Duomenų rinkimas ir jų naudojimas svarbiose ataskaitose
atlieka įvertinimo procesą. Valdymo kontrolė susijusi ir su numatytu,
teisingų veiksmų parinkimu ir apmokėjimu.[2, 76p.]
2.3.Operacijų kontrolė
Išsamią operacijų kontrolės sistema pateikia Stephenas P. Robbinas,
Robbinas Stuart-Kotze. Jie skiria produkcijos, pirkimų, įrenginių
eksplotacijos ir kokybės kontrolę.
Produkcijos kontrolės tikslas – kontroliuoti gamybos operacijų eigą,
jų trukmę ir imtis veiksmų, kad gamybos operacijos būtų atliktos laiku. Ši
kontrolė seka gamybos grafikus, atsargų lygį, medžiagų judėjimą, kaip
panaudojamos patalpos ir įrenginiai.
Pirkimų kontrolė seka prekių tiekimo terminus, kokybę, kiekį ir
kainas. Pirkimų kontrole siekiama užtikrinti medžiagų tinkamumą, kokybę,
patikimus tiekimo šaltinius ir tuo pat metu sumažinti išlaidas.
Įrenginių eksplotacijos kontrolės svarba priklauso nuo technologinio
proceso. Vienur gedimai nesukelia didesnių keblumų, kitur nuostoliai dėl
prastovų esti gana dideli. Kontrolė gali būti:
1. profilaktinė, prieš įvykstant gedimui;
2. gedimų ir pataisymų įvertinimo;
3. sąlygų, visko, kas susiję su įrenginių būklės vertinimu.
Eksplotacijos kontrolė turi būti derinama su produkcijos kontrole.
Pavyzdžiui, jei dėl nepatogių ar neefektyviai naudojamų įrenginių gamybos
procesas trunka ilgiau nei numatyta.
Kokybės kontrole nustatoma, ar produkto svoris, atsparumas, sudėtis,
spalva, skonis, užbaigtumas ir kitos savybės atitinka standartus.
Kokybės kontrolė būna dvejopa:
1. Gatavos produkcijos ar paslaugų kontrolė(apima pagamintų produktų,
teikiamų paslaugų kontrolę)
2. Proceso kontrolė( apima kontrolę gamybos proceso metu, siekiant
įsitikinti, kad gamybos procesas vyksta normaliai)
Tikrinti parinktų pavyzdžių kokybė nustatoma:
1. pagal savybes, t.y. kontrolierius palygina gaminį su standartiniu
bandiniu ir nustato, ar jis tinkamas, ar ne.
2. pagal atskirų savybių skirtumus, t.y. ar nukrypimai yra leistini,
ar ne.
Operacijų kontrolės – standartų nustatymo, veiklos vertinimo,
standartų ir veiklos palyginimo, sprendimų priėmimo metu daugiausia dėmesio
skiriama informacijos surinkimui.
Standartai nuolat peržiūrimi, pakoreguojami pagal reikalavimus ir
patvirtinami. Veiklos įtvirtinimo etape labai svarbu surinkti teisingą ir
tikslią informaciją. Vertinimo metodai turi būti parinkti tokie, kad veiklą