Kontrolė
5 (100%) 1 vote

Kontrolė

13. KONTROLĖ

13.1 KONTROLĖS SAMPRATA IR REIKŠMĖ

Ši tema padeda suprasti kontrolės reikšmę ir jos vaidmenį, palaikant įmonės konkurencingumą. Efektyvi kontrolė gali pagerinti įmonės bendrą veiklą ir reputaciją.

Kontrolė yra procesas, kuriuo stengiamasi užtikrinti esamos veiklos atitikimą su reikiama veikla, tai yra užsibrėžtais tikslais. Kontroliuojant taisomi nukrypimai nuo uždavinių ir daromos išvados, galinčios padėti nustatyti ateities normas ir tikslus. Kontrolės procesas–tai normų nustatymas, esamos veiklos stebėjimas ir lyginimas su jomis bei veiklos koregavimas. Kontrolė vadinama efektyvia, jei užsibrėžti tikslai įgyvendinami. Kontrolės metodai–tai mechanizmai, padedantys kontroliuoti veiklą ir įgyvendinti tikslus. Kadangi organizacinė veikla labai įvairi, yra daug skirtingų kontrolės metodų. Tai biudžetai, reikalavimai priimamiems į darbą, gaminių kokybės kontrolė. Kartais įmonė naudoja per daug kontrolės ir jos metodų, taip sukeldamos disfunkcinius pašalinius efektus, pvz.: biurokratiją. Kitais atvejais nepakankama kontrolė leidžia atsitikti nepageidaujamiems dalykams.

Kontrolė yra būtina vadybos dalis. Kontrolės reikšmę atskleidžia jos tikslas–sutelkti organizacines jėgas norima kryptimi, vadovams priimant tam tikrus sprendimus. Klestinčios įmonės turi gerai apgalvotas ir nuodugniai suplanuotas kontrolės sistemas. Įvairios vadybos sistemos–biudžeto sudarymas, planavimas, atlyginimų sistema ir organizacinė struktūra turi būti kontroliuojamos, kad suplanuoti darbai būtų atlikti. Tam turi būti sukurta kontrolės sistema, tikrinanti, atlyginanti ir skatinanti veiklą, būtiną svarbiems tikslams pasiekti.

Visos organizacijos turi kontroliuoti savo darbą ir sukurti efektyvias kontrolės sistemas. Pelno nesiekiančios organizacijos, pvz.: socialinės rūpybos skyriai ar ligoninės, turi rūpintis savo ištekliais. Valstybės išlaikomos organizacijos privalo pateikti finansinę informaciją vyriausybei. Kontrolės sistemos koordinuoja visų organizacijos narių veiklą, sujungdamos ir įvertindamos juos. Kontrolė užtikrina visų įmonės narių pastangų koordinavimą per standartus, taisykles, normas, biudžetus ir ataskaitų sistemas. Tam tikra prasme kontrolė tvarko įmonės veiklą.

Kontrolė svarbi ir dėl atsirandančių neapibrėžtumų. Kontrolės sistemos riboja sprendimų pasirinkimą, nustatydamos taisykles ir standartus nuolat pasikartojančiomis situacijomis. Pavyzdžiui, bankai nustato kreditų teikimo sąlygas, kuriomis tarnautojai naudojasi, išduodami paskolas. Jei šios sąlygos neegzistuotų, kiekvienas tarnautojas naudotųsi savomis sąlygomis.

Kontrolės sistemų reikšmę atskleidžia jų tikslas tikrinti, vertinti ir koreguoti įmonės darbą. Jos koordinuoja, integruoja ir motyvuoja visų tipų organizacijų veiklą. Kontrolės sistemos taip pat sumažina neapibrėžtumus, susiduriant su pasikartojančiais sprendimais ir situacijomis.

13.2 KONTROLĖS ESMĖ

12.2.1 Kontrolės sistemos

Kiekviena įmonė yra unikali kultūros, darbo ir žmogiškųjų išteklių požiūriu, todėl ji turi ir unikalią kontrolės sistemą. Bet visos kontrolės sistemos turi panašių bruožų ir elementų. Kontrolės sistemai svarbiausia yra užtikrinti, kad tikslai būtų pasiekti. Kontroliuojant įtakojami žmonės ir koordinuojama padalinių veikla. Tam naudojama finansų, administracinė, techninio planavimo ir elgesio kontrolė.

Kontrolės sistema efektyvi, jei įmonė pasiekia savo tikslus. Organizacijos tipas, jos naudojamas kontrolės metodas ir šio metodo poveikis apsprendžia kontrolės proceso efektyvumą. Organizacijos tipas padeda nustatyti tinkamą kontrolės techniką. Chemijos įmonei reikia kitokių kontrolės metodų, negu kompiuterių parduotuvei, tai priklauso nuo atliekamo darbo. Taip pat mažai įmonei nereikia tiek daug formalių nurodymų ir taisyklių, kiek didelei įmonei.

Kontrolės sistemos tiesiogiai ir netiesiogiai veikia žmonių elgesį organizacijos padaliniuose. Žmonės reaguoja į naudojamą kontrolės metodą. Priklausomai nuo kontrolės sistemos poveikio, dirbantieji nusprendžia, kiek jie yra atsakingi, įgyvendinant organizacijos tikslus ir kaip turi dirbti. Padaliniai kontroliuojami per tarpusavio ryšius ir išteklių paskirstymo procesą. O šie priklauso nuo taisyklių, nustatytų santykių ir biudžeto sistemų.

Visoms kontrolės sistemoms bendri elementai:

1.Tikrinimo sistemos.

2.Vertinimo sistemos.

3.Grįžtamasis ryšys.

4.Koreguojantys veiksmai.

5.Standartai, taisyklės, nurodymai.

6.Tikslai.

7.Įtakos metodai.

8.Atlyginimas.

Šie elementai yra kontrolės sistemos esmė, nes nuo to, kaip jie apibrėžti, priklauso sistemos pobūdis. Tikrinimo sistemos nustato ir išmatuoja esamą veiklą. Vertinimo sistemos lygina ją su norima veikla. Ši informacija grąžinama vadovams, kurie nusprendžia, ar būtini koreguojantys veiksmai. Standartai, taisyklės ir nurodymai padeda nustatyti darbo ir sprendimų kryptį. Tikslai nusako, kokios reikia veiklos. Vadovai naudoja įtakos metodus elgesiui kontroliuoti. Atlyginimo sistemos didina kontrolės sistemos efektyvumą, atlygindamos už reikalingą veiklą. Šie elementai sudaro kiekvieną kontrolės procesą, padėdami atlikti kontrolės funkcijas.

13.2.2 Kontrolės funkcijos

Yra keturios funkcijos, kurias kontrolės sistemos atlieka organizacijose. Šios funkcijos yra tarpusavyje
susiję ir visos keturios būtinos, kad kontrolės sistema būtų efektyvi. Tai priežiūra, palyginimas, nukrypimų koregavimas ir poveikis ateities sprendimams.

1 pav.Kontrolės funkcijos ir metodai

Funkcija

Tikslas

Metodai`

Priežiūra

Užtikrina, kad užsiimama reikiama veikla

Stebėjimas Aptarimas

Palyginimas

Nustato esamos ir reikiamo veiklos atitikimo laipsnį

Įvertinimas

Duomenų rinkimas

Apskaičiavimas

Informacijos pateikimas

Atsiskaitymas

Nukrypimų koregavimas

Koreguoja nukrypimus nuo reikiamos veiklos

Skubus

Pagrindinis

Poveikis ateities sprendimams

Grįžtamasis ryšys su vadovais, norint nustatyti ateities tikslus

Atsiskaitymas

Tikslų nustatymas

Priežiūra. Kontrolės sistemos prižiūri esamą veiklą, kad būtų pasiektas reikiamas veiklos lygis. Darbų atlikimo metu jos užtikrina, kad būtent ši veikla yra reikalinga. Dažniausiai stebima ir aptariama darbo vietoje. Todėl priežiūra ypač naudinga, kai procesas gerai žinomas, pvz.: patiekalų paruošimas restorane.

Palyginimas. Palyginant atitikimas tarp esamos veiklos standartų gali būti nustatomas nebūtinai darbo vietoje. Palyginimas apima įvertinimą, duomenų rinkimą, apskaičiavimą, informacijos pateikimą ir atsiskaitymą priimantiems sprendimus. Svarbus palyginimo aspektas–žymaus nukrypimo nuo plano nustatymas. Todėl palyginimo tikslas–apibrėžti esamos ir reikiamos veiklos skirtumą ir nuspręsti, ar jis yra priimtinas. Daugeliu atvejų būna kažkoks nukrypimas. Vadovai turi apibrėžti, kokio laipsnio nukrypimas yra leistinas. Tai priklauso nuo veiklos: kai kuriais atvejais net mažas neatitikimas gali būti netoleruojamas.

Nukrypimų koregavimas. Kontrolė apima ir atsirandančių nukrypimų koregavimą arba plano keitimą, kad dėl kažkokių kliūčių būtų leidžiama tai, ko negalima pašalinti. Yra du koreguojančių veiksmų tipai: skubus ir pagrindinis. Skubių koreguojančių veiksmų imamasi, norint pakeisti esamą situaciją. Pavyzdžiui, liepti tarnautojams dirbti viršvalandžius, kad spėtų viską atlikti iki paskutinio termino, yra skubus koreguojantis veiksmas. Pagrindiniai koreguojantys veiksmai keičia ateities veiklą. Tai nukrypimų priežasčių analizė, norint jų išvengti ateityje. Nuobaudos ir naujų darbuotojų priėmimas yra pagrindiniai metodai, įtakojantys ateities veiklą.

Poveikis ateities sprendimams. Grįžtamojo ryšio su vadovais palaikymas dėl ateities sprendimų yra dar viena kontrolės funkcija. Iš buvusių ir esamų problemų išmokstama kontroliuoti ateitį. Įtakojant žmones ir atlyginant jiems palaikoma tolesnė organizacijos veikla.

12.2.3.Kontrolės ciklas

2 pav. Kontrolės ciklas

Šiame paveiksle parodytas supaprastintas kontrolės procesas. Jis apima visus elementus ir vaizduoja kontrolės ciklą, kuriame pasiekiami užsibrėžti tikslai. Elgesys ir veikla kontroliuojami, apskaičiuojant rezultatus ir lyginant juos su užsibrėžtais tikslais. Jeigu reikia, koreguojantys veiksmai nukreipia veiklą norima kryptimi. Atlyginimas skatina pageidautiną elgesį ir veiklą.

Vadovai naudoja apskaičiuotus rezultatus esamiems tikslams ir standartams įvertinti. Pavyzdžiui, kai įmonės negali parduoti tiek prekių, kiek buvo tikimąsi, kurie ją naudoja sudarydami naujus tikslus ir standartus.

Sudėtinga nustatyti, kada situacija yra kontroliuojama. Kuo paprastesnė ir lengviau numatoma situacija ar veikla, tuo lengviau sukurti formalias taisykles ir procedūras jai kontroliuoti. Pvz.: prekiaujant automobiliais yra daug lengviau sekti prekių kiekį negu rūpintis, kada ir kokių automobilių bus gauta iš gamintojo. Kuo labiau veikla individuali ar kintanti, tuo sunkiau sukurti standartinius kontrolės metodus.

Kontrolės sistemos turėtų būti lengvai pritaikomos ir reaguoti į aplinkos bei sąlygų pokyčius. Nauji tikslai ar vyriausybiniai standartai gali reikalauti naujų kontrolės metodų, norint pasiekti reikalingą veiklos lygį. Laikui bėgant, technika gali pasenti ir prarasti efektyvumą. Todėl atskiriems vadovams reikia duoti laisvės, susiduriant su įvairiomis situacijomis ar išimtimis.

Kontrolė didelėse ir mažose organizacijose yra skirtinga. Maža įmonė gali pasikliauti neformaliais, asmeniniais kontrolės metodais, o didesnė įmonė turėti daugiau formalių metodų įvairiai veiklai. Didelėse įmonėse daugiau laiko užima padalinių integravimas, ataskaitų ruošimas ir informacijos apdorojimas. Maža įmonė gali visiškai pasikliauti vaikštančiu aplinkui ir šnekančiu su žmonėmis direktoriumi.

Nuo viršaus–žemyn ir iš apačios–aukštyn požiūriai

Šiame skyrelyje aiškinamas skirtumas tarp dviejų požiūrių į kontrolę. Kontrolės ciklas paprastai apima šių dviejų požiūrių sąveiką.

Nuo viršaus–žemyn požiūris. Vadovai nustato tikslus, kuriuos pavaldiniai įgyvendina. Tai nuo viršaus–žemyn požiūris, kur vadovai nustato kryptį ir duoda nurodymus pavaldiniams. Tipiška vadovavimo kontrolė paprastai liečia biudžetą, strateginio plano įgyvendinimą, išteklių, tokių kaip personalas ar kompiuteriai, paskirstymą ir laiko tam tikrai veiklai parinkimą. Nuo viršaus–žemyn požiūris pateikia kontrolės procesą aukštesnių vadovų akimis, pirmiausiai kreipiant dėmesį į visų kontrolės metodų tarpusavio darną.

Iš apačios–aukštyn požiūris. Naudodami tokius metodus, kaip biudžeto sudarymas ar kapitalo
investicijų planavimas, pavaldiniai nustato tikslus ir standartus. Taip leidžiama idėjoms iškilti ir galiausiai tapti naujais tikslais.

13.2.4 Kontrolės lygiai

Šiuo metu Jūs matote 30% šio straipsnio.
Matomi 1516 žodžiai iš 5031 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.