TURINYSįvadas 3
1. kontrolės funkcijos esmė 4
1.1 Kontrolės esmė ir turinys 4
2. Kontrolės sistema įmonėje 9
3. Kontrolės procesas 11
4. Efektyvi kontrolė 14
5. Kontrolės apimtis 16
6. Reguliavimas- baigiamasis kontrolės etapas 17
2. Kontrolės taikymas „Kaišiadorių paukštyne“ 18
IŠVADOS 23
LITERATŪRA 24
įvadas
Vadyboje kontrolė yra pagrindinis vadybos elementas ir labai svarbi
valdymo funkcija, gyvybiškai svarbi organizacijai ir skirta organizacijos
tikslams pasiekti.
Planai ne visada vykdomi taip, kaip numatyta. Ne visada žmonės
teisingai priima jiems deleguotas teises ir pareigas. Ne visada vadovams
pavyksta teisingai motyvuoti žmones, kad būtų efektyviausiai įgyvendinti
tikslai. Keičiasi išorinė aplinka, ir organizacija turi prie jos pritapti.
Todėl organizacijos vadovybei pavyksta pasiekti numatytus tikslus tik
kontroliuojant.Viena iš priežasčių, kodėl reikalinga kontrolė, yra ta, kad geriausi
planai gali būti iškraipomi. Kontrolė padeda vadovams stebėti aplinkos
pokyčius bei jų įtaką organizacijos pažangai. Kontrolė atliekama pagal tam
tikras taisykles, užduotis ir standartus, siekiant norimų rezultatų.
Kontrolės aktas yra ne kas kita, kaip ,žmogaus veiksmų vertinimas, pagal
nustatytus reikalavimus. Kuo tiksliau bus formuluojami šie reikalavimai,
tuo griežtesnė ir visapusiškesnė gali būti kontrole.( V. Navickas,2001)Organizacijos taiko kontrolės procedūras, kad užtikrintų patenkinamą
pažangą, siekdamos tikslų, ir efektyviai naudotų savo išteklius.Darbo aktualumas- šiame darbe pateikta kontrolės analizė padeda
suvokti šiuolaikinių organizacijų kontrolės proceso sudėtingumą ir
vientisumą bei įrodo jos svarbą organizacijos veikloje. Organizacijos
tikslai, planai lemia organizacijos veiklos kryptį, kontrolė yra
neatsiejamas organizacijos esmės elementas.
Darbo tikslas paanalizuoti, kas tai yra kontrolė, kokia jos esmė ir
pritaikyti ją organizacijoje.
Uždaviniai:
1. Remiantis skirtingais autoriais pateikti kontrolės funkcijos esmę,
aprašyt kontrolės lygius;
2. Apibūdinti kontrolės sistemą įmonėje;
3. Išdėstyti kontrolės procesą ir jo etapus;
4. Aprašyti efektyvios kontrolės savybes, jos apimtį bei reguliavimą.
Darbą sudaro dvi dalys: teorinė ir praktinė. Teorinėje dalyje
nagrinėju kontrolės funkcijos esmę, joje pateikti 3 paveikslai, kuriuose
parodytas kontrolės rūšių savitarpio ryšys (Meskon ir kiti), kontrolės
proceso etapai, sudarytas pagal šaltinius (Stoner, J., Freeman, E. & Gibert
D.ir kiti ),taip pat darbuotojų ir galimų ryšių skaičius pagal S. Stoškų.
Praktinėje dalyje aprašau, kaip kontrolė taikoma pasirinktoje
organizacijoje “Kaišiadorių paukštynas”.
1. KONTROLĖS FUNKCIJOS ESMĖ
1. Kontrolės esmė ir turinysKontrolė yra funkcija natūraliai lydinti bet kurią žmonių veiklą. Ji
atliekama pagal tam tikras taisykles, užduotis ar standartus, siekiant
norimų rezultatų. Todėl kontrolė padeda nustatyti veiksmų teisingumą.
Kontrolės aktas yra ne kas kita, kaip žmogaus (arba jo bet kurio kito
kontrolės objekto) veiksmų vertinimas (teigiamai arba neigiamai) pagal
nustatytus bendrus reikalavimus ar taisykles. Vadinasi, kuo tiksliau bus
formuojami šie reikalavimai ar taisyklės, tuo griežtesnė arba
visapusiškesnė gali būti kontrolė (Navickas, 2001m. 74psl.).
Kontrolė galima tik esant iš anksto nustatytoms, reglamentuotoms ir
oficialiai patvirtintoms taisyklėms, bendriesiems reikalavimams, normoms,
kurių būtina nenukrypstamai ir besąlygiškai laikytis. Kontrolės įvairovei
įtakos turi ir pačių kontrolės subjektų statuso ypatumai. Todėl visiškai
natūralu, kad daugelio sričių mokslininkai- filosofai, ekonomistai
,teisininkai ir kiti – bando apibūdinti kontrolę, paaiškinti jos esmę ir
pateikti atitinkamą jos sampratą. Žodis „kontrolė“ yra kilęs iš prancūzų
kalbos žodžio „controle“ ir reiškia kaip ko nors patikrinimą, priežiūrą.
Nusistovėjusio ir vienodo apibrėžimo nėra, jų yra keletas, kiekvienas
skirtingas. Labai aiškiai ir suprantamai apie tai kas yra kontrolė savo
knygoje “Organizacijų tobulinimo vadyba” yra išdėstęs A. Seilius:Žodis “kontrolė”, kaip ir “valdžia”, paprastai kelia neigiamas
emocijas. Daugeliui žmonių tai reiškia apribojimą, prievartą,
savarankiškumo stoką ir panašiai. Tačiau kontrolė- tai organizacijos tikslų
siekimo proceso užtikrinimas”.
Jis taipogi teigia, kad “kontrolė- tai procesas, kuriuo vadovybė
nustato, ar teisingi jos sprendimai, ar nereikia jų koreguoti”. Kiek
kitokią nuomonę išdėsto A. Neverauskienė (“Kokybės vadyba. Mokymo
priemonė”,12-18p.) Ji teigia, kad: “Kontrolė yra stipriausias valdymo
elementas – tuo siekiama: fiksuoti nukrypimus bei suteikti pagalbą
darbuotojui”. Dar kitokį apibrėžimą pateikia F. Saulius Butkus
(“Organizacijos ir vadyba”, 120-126p.). Jo nuomone, kontrolė- darbų eigos
arba jų rezultatų lyginimas su numatytaisiais.
Dažniausiai kontrolė interpretuojama kaip
priimtų sprendimų arba
pareigų, valstybės ar firmos nustatytų atitinkamiems subjektams visuma.
Kontrolė realizuoja tam tikrus socialinius tikslus ir uždavinius.
Kontrolė objektyviai išplaukia iš visuomenės ir valstybinės veiklos
esmės, nes praktiškai neįmanoma užtikrint šios veiklos kryptingumo be
sprendimų vykdymo kontrolės, klaidų, pasitaikančių nukrypimų ir trūkumų
išsiaiškinimo ir jų šalinimo, be tos veiklos atitinkamo
koregavimo.(Navickas,2001m.)
Pagal S. Stoškų (Stoškus, 2002 m. 174psl.)kontrolė yra vadovo
veiksmas, kuriam pavaldiniai labiausiai priešinasi. Ją pavaldiniai dažnai
laiko nepasitikėjimo , net persekiojimo apraiška.
Tačiau iš visų šių pateiktų nuomonių galima tikrai teigti, kad
kontrolė yra labai svarbi valdymo funkcija. Todėl šią funkciją vadovybė
pradeda vykdyti, kai tik suformuluoja organizacijos tikslus ir uždavinius.
Įvardykime pagrindines vadybos funkcijas, kad geriau suvoktume
kontrolės esmę ir būtinumą bendroje vadybos funkcijų sistemoje. Taigi
pagrindiniai vadybos darbai:
• numatytų sprendimų įgyvendinimo suplanavimas;
• žmonių ir daiktų sistemos suorganizavimas, kad būtų atlikti
numatyti darbai;
• suskatinimo sistemos sukūrimas, kuri sąlygotų geranorišką
darbuotojų nusiteikimą atliekant jiems pavestus uždavinius.
Po to prasideda intensyvi vykdytojų veikla. Vadovui būtina pastovi
informacija, ar viskas daroma taip, kaip numatyta. Čia turi pasireikšti
vadybos ciklo elementas- kontrolė. Tai darbų eigos arba jų rezultatų
palyginimas su numatytaisiais. Kad realiai vyktų palyginimas, turime turėti
minimaliai du dydžius:
1. Normos konkrečių rodiklių pavidalo, tikslai, uždaviniai kurių
siekiame;
2. Darbo rezultatas, kurį gavome dirbdami.
Kad kontrolė būtų veiksminga, suprantamai abiems pusėms (vadovams ir
vykdytojams) priimtina, reikia, kad rodikliai, pagal kuriuos vertinsime
atliktą darbą, būtų:
1. tikslūs ir aiškūs;
2. apčiuopiami ir lengvai įvertinami;
3. realūs, pasiekiami.
Gautiems darbo rezultatams lyginti su nustatytomis normomis vartojami
šie būdai (S.Stoškus „Vadyba“ 2005 m.):
• Matavimo. Faktiškas reiškinys lyginamas su nustatytu etalonu. Šiuo
būdu dažniausiai nustatomos produkto kiekybės ir kokybės
charakteristikos.
• Registravimo. Registruojami tam tikri įvykiai ir nustatomos
kontrolei reikalingos proceso charakteristikos. Šis būdas
daugiausiai naudojamas vertės kontrolei bei statistinei produkcijos
kokybės kontrolei.
• Skaičiavimo. Kontrolei reikalinga informacija gaunama atlikus
specialius apskaičiavimus, pasitelkus ir matavimo , ir registravimo
būdais gautus duomenis. Šiuo būdu daugiausiai naudojamasi vertės
kontrolei. Kartais techniškai sudėtingų produktų kokybės kontrolei.
• Organoleptinis. Kontrolei naudojama žmogaus jutimų pateiktos
informacijos analizė. Šis būdas daugiausiai taikomas estetiniams
produkto kokybės rodikliams nustatyti. Tai galėtų būti maisto
produktų, alkoholinių gėrimų, parfumerijos degustacija.
• Apklausų. Reikiama informacija gaunama apklausiant su rūpimu
procesu susijusius žmones (vartotojus- apie produkto kokybę,
darbuotojus- apie darbų eigą, išteklių naudojimą ir t.t.).
• Ekspertizės. Faktiška būklė su nustatytąja lyginama grupės
kvalifikuotų tam tikros srities specialistų. Šis būdas labiausiai
tinka, kai produkto kokybė yra apibrėžta nepakankamai
apčiuopiamais, sunkiai įvertinamais rodikliais.
B. Neverauskas ir J. Rastenis („Vadybos pagrindai“) kontrolę apibūdina
kaip labai reikšmingą ir sudėtingą vadybos funkciją. Reikšmingiausia
kontrolės savybių- visa aprėpianti. Kiekvienas vadovas, nepaisant jo rango,
privalo kontroliuoti, nes tai įeina į jo pareigas net tada, kai jam to
nieks specialiai nepavedė. Kontrolė yra pagrindinis vadybos elementas: ji
lydi planavimą ir organizavimą.
Kontrolės tikslas pastebėti klaidas ir silpnas vietas norint jas
ištaisyti ir vėliau nekartoti. Kontroliuoti reikia viską: darbuotojų veiklą
ir veiksmus, medžiagas ir įrengimus. Jei organizacijoje nebūtų kontrolės,
įsivyrautų chaosas ir apjungti visų jos dalyvių veiklą nebūtų įmanoma.
Kontrolės funkcija- tai tokia valdymo charakteristika, kuri sudaro
galimybę problemai išaiškinti ir koreguoti organizacinę veiklą, kol dar ta
problema nepavirto krize (A. Seilius,1998, 242p.).
Kontrolės funkciją sudaro ( Makštutis, 1999, 176):
• stebėjimų sistema;
• tikrinimas, kaip reali veikla atitinka suprojektuotą sistemą;
• veiklos proceso plėtojimas pagal numatytus kriterijus visose
kompleksinės valdymo ir savivaldos sistemos grandyse.
Vykdant kontrolės funkciją stebimos tokios darbų
charakteristikos(Stoškus, Beržinskienė, 2005m. 170p.):
• kiekybinės ir kokybinės;
• laiko;
• vertės.
Laiko charakteristikų kontrolė. Šiuo atveju stebima kokio nors proceso
trukmė, aktualaus įvykio momentas. Normos čia nustatomos laiko vienetais
arba atskiromis kalendorinėmis datomis.
Veiklos vertės charakteristikų kontrolė.
rodiklis yra
piniginis vienetas. Ekonomikos mokslas yra parengęs plačią vertinės
organizacijos veiklos vertinimo rodiklių įvairovę. Visa tai nagrinėja
specialiosios ekonomikos disciplinos.
Kiekybinių charakteristikų kontrolė. Vertinimas atliekamas natūriniais
vienetais arba svorio, ilgio. Tūrio, tankio ir kitais matais
Labai aktualios šiandien Lietuvoje yra kokybės vertinimo problemos.
Kuo greitesnis atotrūkio kokybės srityje pašalinimas tarp vakarietiškų ir
lietuviškų prekių garantuos Lietuvai spartesnę integraciją į užsienio
rinkas.
Kalbant apie kontrolę, yra išskiriamas ne mažas skaičius tokių dar
kontrolės rūšių kaip pvz.: eigos kontrolė, matavimo kontrolė, produkcijos
gamybos kontrolė ir kt. viena iš jų yra kokybės kontrolė, kurią norėčiau
apžvelgti plačiau.
Pradėjus analizuoti kokybės kontrolę, aš aptikau gana skirtingų ir
įvairių nuomonių.
Remiantis 2001 m. įvykusios ekonomikos ir vadybos tarptautinės
konferencijos („Kokybės ir produktyvumo vadyba”- Tarptautinės konferencijos
pranešimų medžiaga.(32-39psl). pranešimų medžiaga, galima padaryti išvadą,
kad tinkamai įdiegus ir pritaikius kokybės kontrolės sistemą, ilgainiui
sumažėja kaštai ir pasiekiama nuolat auganti pelno norma, o tai, kaip yra
žinoma, yra dar vienas svarbus organizacijos tikslas. Todėl kokybės
kontrolės teikiama nauda yra ne tik vartotojui (suprantame kaip
netiesioginę naudą), bet ir pačiai organizacijai. Kiek kitokį kokybės
kontrolės apibūdinimą pateikia Casimir C. Barczyk („Visuotinės kokybės
vadyba”., 1999, 19-25psl; 107-109psl.) ir A. Neverauskienė.
Barczyk teigimu: “Kokybės kontrolė- tai struktūros, standartų, metodų,
priemonių, susijusių su projektais, gaminiais ar paslaugomis nustatymas”.
Priešingą nuomonė buvo pareikšta I. Bučiūnienės ir P. Tiknevičius , kurie
teigia, jog kalbant apie kokybės kontrolę, jos nereikėtų sieti su jokiais
techniniais reikalavimais, priemonių nustatymais ir pan., kaip tai buvo
teigiama Casimir C. Barczyk knygoje “Visuotinė kokybės vadyba”. Jų nuomone:
“Reikia suprasti, jog daugelis prekių yra paklausios pirkėjų tarpe ir
techninių kokybės normų laikymasis jau seniai tapo natūraliu.
Mano nuomone puikus požiūris šiuo klausimu yra išreikštas jau anksčiau
minėtų autorių P. Tinkevičiaus ir L. Bučiūnienės. Jie teigia, jog apie
kokybę dar sakoma:“kokybė yra nepastebima, kai gera, ir negali būti
nepastebėta, kai bloga!“
Aptarus šias pagrindines sąvokas bei nuomonių įvairovę klasimu kas yra
kokybės kontrolė?, būtina išnagrinėti jos tikslus, funkcijas, elementus,
bei metodus.
Kaip teigia R. Stanickas (“Konkurencingo produkto kūrimas“,27p.) “
Bendrovėse plačioji kokybės kontrolė, suprantama kaip vadyba, programa
apėmusi tokius principinius elementus: naują kokybės, orientuotos į
vartotojų poreikius, supratimą; visų organizacijos funkcinių padalinių ir
visų lygių darbuotojų dalyvavimą kokybės veikloje”.
Pasak K. Lukoševičiaus ( “Mažųjų ir vidutinių įmonių vadyba” 74p.)
kokybės kontrolės tikslas- pasiekti aukštą organizavimo ir vadovavimo
efektyvumą, ji padeda įmonėms stebėti aplinkos pokyčius bei jų itaką
gamybinei veiklai. Tačiau jis nė žodžiu neužsimena apie orientaciją į
vartotoją, kas buvo paminėta S. Stoškaus knygoje.
Mano manymu, pagrindinis kokybės kontrolės tikslas- reguliuoti
organizacijos veiklą taip, kad ji dirbtų kuo efektyviau , kad būtų
laikomasi numatytų planų, nepamirštant ir organizacijos pelno. Be abejonės,
kontrolei skiriamos lėšos turi būti mažesnės negu, kad yra gaunamas pelnas.
Kokybei vertinti yra naudojama ištisa rodiklių sistema (S.Soškus,2002,
176p.):
• Paskirties rodikliai. Jie parodo produkto technines galimybes atlikti
funkciją, kuriai buvo sukurtas. Varikliui- galingumas, maisto
produktui- kaloringumas.
• Technologiniai rodikliai. Rodo, ar produktas iš viso tinka gaminti
(negali būti laikomas tinkamu net ir geriausias produktas, kurį labai
sunku pagaminti).
• Tvarumo rodikliai. Rodo produkto galimybes išlaikyti svarbiausius savo
bruožus laikant maisto produktus. Jie labai priklauso nuo specialaus
apdorojimo, įpakavimo.
• Tinkamumo remontuoti rodikliai. Rodo produkto tinkamumą ilgam
naudojimui, nuolat atkuriant pablogėjusiais jo charakteristikas. Tai
remonto darbų per visą produkto naudojimo laiką vertės santykis su
naujo produkto kaina.
• Ilgaamžiškumo rodikliai. Rodo produkto tarnavimo trukmę, dažniausiai
reiškiami laiko vienetais. Gali būti ir kitais vienetais.
• Ergonominiai rodikliai. Rodo produkto pritaikymo žmogaus darbui lygį.
• Standartizavimo ir unifikavimo rodikliai. Rodo unifikuotų ir
standartizuotų gaminio dalių lyginamąjį svorį.
• Estetiniai rodikliai. Rodo produkto galimybę tenkinti žmogaus grožio
poreikį.
• Transportabilumo rodikliai. Rodo produkto pritaikymą transportuoti.
• Teisiniai rodikliai. Rodo naujų teisinių sprendimų, taikomų konkrečiam
produktui, svarbą. Galimybę patentuoti produktą užsienyje ir galimybę
analizuoti produktą Lietuvoje bei užsienyje.
• Patikimumo rodikliai. Rodo produkto galimybę atlikti savo projektines
funkcijas be sutrikimų.Suprantama, kad kontrolė užtikrina firmos tikslų siekimo procesą. Ji
įeina į bet kurio lygio vadovo pareigas (B. Neverauskas, J. Rastenis)
V.Navickas išskyrė tris kontrolės lygius:
1) Operatyvinė (faktinė);
Operatyvinė kontrolė. Operatyvinė kontrolė apima individualias
užduotis ir veiksmus bei integruoja grupių darbą. Dažnai operatyvinę