Kontrolės metodai ir jų taikymas
5 (100%) 1 vote

Kontrolės metodai ir jų taikymas

TURINYS

TURINYS 2

1. KONTROLĖS SAMPRATA 3

2. KONTROLĖS PROCESO ŽINGSNIAI 3

2.1 Standartų ir metodų sukūrimas veiklos atlikimo lygiui įvertinti 3

2.2 Veiklos atlikimo lygio įvertinimas 3

2.3 Nustatymas, ar veiklos atlikimo lygis atitinka standartus 3

2.4 Koregavimo veiksniai 4

3. KONTROLĖS SISTEMA ĮMONĖJE 4

3.1 Pradinė kontrolė 4

3.2 Tarpinė kontrolė 5

3.3 Galutinė kontrolė 5

4. KONTROLĖS METODAI IR FORMOS 7

IŠVADOS 11

NAUDOTA LITERATŪRA 12

KONTROLĖS SAMPRATA

Kontrolė reikšminga ir sudėtinga vadybos funkcija. Pirmiausia reikia atsižvelgti į vieną iš reikšmingiausių kontrolės savybių – ji turi viską aprėpti. Kiekvienas vadovas, nepaisant jo rango, privalo kontroliuoti, nes tai įeina į jo pareigas net tada, kai specialiai to jam niekas nepavedė. Todėl kontrolė negali virsti tik kontrolieriumi paskirto vadovo ir jo pavaldinių prerogatyva. Kontrolė yra pagrindinis vadybos elementas: ji lydi planavimą ir organizavimą. Be kontrolės negalima nagrinėti nė vieno vadybos elemento.

Kontrolė yra reikalinga tam, kad viskas būtų daroma pagal planus, instrukcijas ir įsakymus. Jos tikslas pastebėti klaidas ir silpnas vietas norint jas ištaisyti ir vėliau jų nekartoti. Kontroliuoti reikia viską: darbuotojų veiklą ir veiksmus, medžiagas ir įrengimus.

Kontrolę reikia pradėti tuoj pat, kai suformuluoti tikslai ir paskirstytos užduotys ar įkurta organizacija. Planai ar kuriamos organizacijos struktūra yra tik įsivaizduojamas ateities paveikslas ir daug kas gali sutrukdyti juos įgyvendinti. Norint tam iš anksto pasirengti ir tinkamai reaguoti į išorinės bei vidaus aplinkos pokyčius, reikia turėti mechanizmą, kuris įvertintų aplinkos įtaką organizacijai. Kontrolė padeda išsiaiškinti problemas ir taip koreguoti organizacijos veiklą, kad problemos neperaugtų į krizę.

Kiekviena organizacija privalo laiku pastebėti savo klaidas ir jas ištaisyti, kad jos nesutrukdytų siekti tikslų. Kontrolė turi remti ir skatinti viską, kas organizacijoje yra gero. Iš kontrolės teikiamos informacijos vadovai mato, kur pasiekta pažangos ir kur patirta nesėkmė. Kontrolė duoda tam tikrą garantiją, kad organizacija savo tikslus pasieks

Pagal vieną iš apibrėžimų, valdymo kontrolė – procesas, užtikrinantis realios ir planuotos veiklos atlikimą. Iš tikro kontrolė įnoringesnė nei planavimas. Kontrolė padeda vadovams stebėti savo planavimo, organizavimo ir vadovavimo efektingumą. Esminė kontrolės dalis – iškilus reikalui – imtis koregavimo veiksmų.

KONTROLĖS PROCESO ŽINGSNIAI

Roberto J. Mocklerio apibrėžimas skiria keturis kontrolės žingsnius (1 paveikslas). Šie žingsniai yra:

Standartų ir metodų sukūrimas veiklos atlikimo lygiui įvertinti – idealiu atveju tikslai ir uždaviniai, sukurti per planavimo procesą, jau būna aiškiai suformuluoti, numatyti konkretūs galutiniai terminai. Tai svarbu dėl daugelio priežasčių. Pirma, neapibrėžtai suformuluoti tikslai, tokie kaip „pagerinti darbuotojo įgūdžius“, yra tik tušti šūkiai tol, kol vadovai nepasako, ką jie turi omenyje sakydami „pagerinti“, kada ir ką ketina daryti, kad pasiektų šį tikslą. Antra, preciziškai suformuluoti tikslai (pvz., „rengti seminarus darbo vietoje ir pamažu – nuo spalio iki kovo mėnesio – pagerinti darbuotojo įgūdžius“) yra lengviau įvertinami dėl tikslumo ir naudingumo, negu tušti šūkiai. Pagaliau preciziškai suformuluotus išmatuojamus tikslus yra lengva perduoti ir paversti standartais ir metodais, kurie gali būti naudojami veiklos atlikimo lygiui nustatyti. Šie lengvai perduodami preciziškai suformuluoti tikslai ir uždaviniai yra ypač svarbūs kontrolei, kadangi planavimą ir kontrolę paprastai atlieka skirtingi žmonės.

Veiklos atlikimo lygio įvertinimas – kaip ir visi kontrolės aspektai, vertinimas yra nenutrūkstamas pasikartojantis procesas. Vertinimo dažnumas priklauso nuo vertinamos veiklos tipo. Pavyzdžiui, pramonės įmonėje dujų dalelių lygis ore gali būti nuolat stebimas siekiant užtikrinti saugumą, tuo tarpu ilgalaikių išsiplėtimo tikslų pažangą aukščiausio lygio vadovai turėtų pažvelgti vieną ar du kartus per metus. Tačiau geri vadovai vengia ilgų periodų tarp veiklos atlikimo lygio vertinimo.

Nustatymas, ar veiklos atlikimo lygis atitinka standartus – daugelio atveju tai lengviausias kontrolės žingsnis. Pirmųjų dviejų etapu sunkumus jau minėjau. Dabar reikia palyginti veiklos atlikimo lygį su iš anksto numatytais standartais. Jei veiklos atlikimo lygis atitinka standartus, vadovai sako, kad „viskas yra kontroliuojama“, kaip pavaizduota (1 paveiksle), ir jiems nereikia kištis į organizacijos operacijas.

Koregavimo veiksniai – į šį etapą pereinama, jei veiklos rezultatai nukrypsta nuo standartų ir analizė rodo, kad reikalinga pataisa. Koregavimo veiksniai gali apimti vienos ar kelių organizacijos operacijų arba pradžioje sukurtų standartų pataisas. Pavyzdžiui, vadovas gali pastebėti, kad reikia daugiau darbuotojų, siekiant nepažeisti kliento penkių minučių laukimo standarto, nustatyto „McDonald“ kompanijoje. Kitais atvejais per patikrinimus
gali būti atskleidžiami netinkami standartai. Dėl šių aplinkybių koregavimo veiksmai gali apimti standartų pakeitimą.

Paveikslas 1 rodo ir kitą svarbų aspektą, kad kontrolė yra dinamiškas procesas. Jei vadovai nepadaro išvadų apie kontroliuojamą procesą, jie tik stebi veiklą. Prioritetas visada turėtų būti teikiamas kūrimui naujų, konstruktyvių veiklos būdų, užtikrinančių veiklos atlikimo lygio atitikią standartams, o ne praeities klaidų konstatavimui.

1 paveikslas

Pagrindiniai kontrolės proceso žingsniai

KONTROLĖS SISTEMA ĮMONĖJE

Kontrolės sistemą įmonėje sudaro trys jos rūšys:

1. Pradinė kontrolė.

2. Tarpinė (operatyvinė) kontrolė.

3. Galutinė kontrolė.

Visų kontrolės rūšių tikslas yra vienodas: siekti, kad rezultatai būtų kuo artimesni reikalaujamiems. Jos skiriasi tik vykdymo laiku.



Pradinė kontrolė. Kontrolę galima palyginti su ledkalniu, kurio didžiausia dalis slepiasi po vandeniu. Kai kurios kontrolės rūšys gali būti atliekamos vykdant kitas vadybos funkcijas: planavimą, organizavimą ar kitas, kurios tiesiogiai nėra kontrolės procedūros, tačiau sudaro prielaidas atlikti pradinę kontrolę. Ši kontrolė atliekama iki tikrosios darbų pradžios. Pagrindiniai pradinės kontrolės instrumentai yra atitinkamos taisyklės, procedūros, elgsena. Taisyklės yra rengiamos planams įgyvendinti, ir tam, kad būtų griežtai planų laikomasi. Tai būdas įsitikinti, kad darbai vyksta normaliai. Parengus aiškias instrukcijas pareigybėms, parinkus kvalifikuotus darbuotojus ir juos supažindinus su instrukcijomis, bus didelė tikimybė, kad organizacijos struktūra

funkcionuos kaip sumanyta. Pradinė kontrolė naudojama kontroliuoti personalą, medžiagų išteklius ir lėšas.

Pradinė personalo kontrolė yra kruopšti dalykinių ir procesinių žinių bei įgūdžių analizė parenkant darbuotojus, planuojant jų mokymą ir karjerą tarnyboje.

Geros produkcijos iš blogų medžiagų pagaminti negalima, todėl tikrinamos visos gautos medžiagos, žiūrint, ar jos atitinka standartus ir kontrastais sutartus rodiklius. Taip pat yra tikrinama, ar įmonė turi pakankamai atsargų gamybai.

Svarbiausia pradinės lėšų kontrolės priemonė yra biudžetas (vykdomas finansų planas). Jis garantuoja, kad padaliniai gaus planuotas pinigų sumas ir pinigų bus, kai jų reikės.

Tarpinė kontrolė vykdoma darbo metu. Kontrolės objektas dažniausiai yra pavaldiniai, o pati kontrolė – tiesioginių vadovų prerogatyva. Reguliarus pavaldinių darbo tikrinimas, išlikusių problemų aptarimas padeda nenukrypti nuo planų ir instrukcijų. Tarpinė kontrolė remiasi darbo rezultatų kontrole. Norint atlikti šią kontrolę, administracijai reikalingas grįžtamasis ryšys. Grįžtamasis ryšys yra žynių apie tikruosius rezultatus panaudojimas organizacijos tikslams įgyvendinti ir atsiradusioms problemoms spręsti.

Šiuo metu Jūs matote 31% šio straipsnio.
Matomi 1108 žodžiai iš 3520 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.