Monės bylų nomenklatūra ir bylų sudarymas
5 (100%) 1 vote

Monės bylų nomenklatūra ir bylų sudarymas

1121

TURINYS

TURINYS 2

ĮVADAS 3

INSTITUCIJA, RENGIANTI RAŠTVEDYBĄ REGLAMENTUOJANČIUS DOKUMENTUS 4

BYLŲ NOMENKLATŪROS SAMPRATA, RŪŠYS 6

BYLŲ NOMENKLATŪROS RENGIMO TVARKA 7

BYLŲ NOMENKLATŪROS TURINYS 9

BYLOS SAMPRATA 11

BYLŲ ĮFORMINIMO PAGRINDINIAI PRINCIPAI 12

BYLŲ ĮFORMINIMO TAISYKLĖS 14

BYLŲ SAUGOJIMAS ĮMONĖJE. DOKUMENTŲ NAIKINIMO TVARKA 15

NUOLATINIO SAUGOJIMO DOKUMENTŲ PERDAVIMAS VALSTYBĖS ARCHYVAMS 16

IŠVADOS 17

NAUDOTA LITERATŪRA 18

ĮVADAS

Mano tikslas savarankiškai susipažinti su namų darbo tema “ Įmonės bylų nomenklatūra ir bylų sudarymas” .

Pakalbėsiu apie instituciją, kuri rengia raštvedybą reglamentuojančius dokumentus, apie bylų nomenklatūros ir bylos sampratą, kaip jos rengiamos. Papasakosiu bylų formavimo pagrindinius principus, bylų įforminimo taisykles, kurias būtina žinoti ir jų laikytis, norint bylas įformint taisyklingai ir tvarkingai. Taip pat dar vienas svarbus dalykas yra dokumentų ekspertizė, kuri parodo: dokumentą naikinti ar saugoti.

Pasistengsiu kuo plačiau apžvelgti šią temą ir tuo pačiu įsisavinti išstudijuotą medžiagą, o įgytas žinias pritaikyti praktiniame darbe.

INSTITUCIJA, RENGIANTI RAŠTVEDYBĄ REGLAMENTUOJANČIUS DOKUMENTUS

Įstaigų veikla, susijusi su valdymo veiklos dokumentavimu ir darbo su dokumentais organizavimu, vadinama raštvedyba.

1380-1794 metais dokumentai buvo sukaupti į valstybės archyvą, vadinamą Lietuvos Metrika. Metrikoje yra dokumentai, apimantys, 1380-1794 metus, t.y. iki Lenkijos-Lietuvos valstybės žlugimo. Buvo saugoma Trakuose, nuo XVI a. pradžios – Vilniuje, Varšuvoje, Peterburge. Vėliau pergabenta į Maskvą, kur ir dabar tebesaugomi 556 didžiuliai tomai.

Po 1940 metų okupacijos įsigaliojo dokumentų sistema, suformuota Tarybų Sąjungos 1936 metų Konstitucijos. Lietuvos valstybiniai dokumentai ne kuriami, o tiesiog verčiami iš rusų kalbos, dėl to juose vėl atsirado svetimybių ir vertalų.

Pagal susiformavusią TSRS tvarką Lietuvos Archyvų organai vadovavo raštvedybos darbui. Jie vertė iš rusų kalbos ir leido raštvedybos norminimo dokumentus. 1963 m. buvo tiksliai suformuluotas raštvedybos ir archyvų ryšys: archyvų fondai tiesiogiai ėmė priklausyti nuo įstaigų raštvedybos būklės. Archyvų įstaigoms suteikta teisė kontroliuoti įstaigų dokumentinę veiklą.

1969 metais Archyvų valdyba išleido pirmąją bendrą žinybų, įstaigų, organizacijų ir įmonių raštvedybos instrukciją. Dokumentai pradėti unifikuoti visos Lietuvos mastu. 1974 m. suformuluoti pagrindiniai vieningosios valstybinės raštvedybos sistemos teiginiai. Nustatytos vienodos dokumentų sudarymo, įforminimo ir kitų raštvedybos procesų taisyklės. Sudarytos prielaidos standartizuoti valdymo dokumentus.

1989 m. išleisti Vyriausiosios archyvų valdybos nurodymai dėl valstybinės kalbos vartojimo raštvedyboje. Juose pabrėžiama, kad organizaciniai tvarkomieji dokumentai rengiami ir leidžiami lietuvių kalba, nurodoma įstaigoms pasigaminti naujus tinkamus blankus ir juose įforminti dokumentus. Realų pagrindą šioms normoms įgyvendinti sudarė 1990-03-11 Nepriklausomybės atkūrimo aktas, nes Lietuva tapo nepriklausoma valstybe.

1990 m. Vyriausioji archyvų valdyba ( vėliau – Generalinė archyvų direkcija) išleido pavyzdinę raštvedybos instrukciją ( Lietuvos respublikos ministerijų, departamentų, organizacijų ir įstaigų pavyzdinė raštvedybos instrukcija. – V., 1990). Peržiūrėtas ir su tarptautiniais standartais suderintas lietuviškosios raštvedybos standartas, pradėjęs galioti nuo 1993 metų pradžios (LST 6.1-92. Raštvedyba. Organizacinių tvarkomųjų dokumentų įforminimo reikalavimai. Formuliarų pavyzdžiai. – V., 1993). 1994 m. Lietuvos archyvų generalinė direkcija išleido raštvedybos taisykles, kurios nustatė bendruosius reikalavimus, kaip įforminti ir tvarkyti organizacinius tvarkomuosius dokumentus Lietuvos įstaigose.

1995 m. gruodžio 5 d. išleistas Lietuvos archyvų įstatymas reglamentuojantis archyvų fondo sudėtį, organizavimą, saugojimą, naudojimą valstybės ir visuomenės poreikiams tenkinti bei piliečių teisėms įgyvendinti.

BYLŲ NOMENKLATŪROS SAMPRATA, RŪŠYS

Bylų nomenklatūra – tai susistemintas įstaigoje formuojamų bylų antraščių sąrašas su nurodytais saugojimo terminais, sudarytas pagal tam tikrą formą ir nustatyta tvarka suderintas bei patvirtintas.

Bylų nomenklatūra užtikrina jų formavimo tvarką bei apskaitą raštvedyboje, nustato įvykdytų dokumentų skirstymo į bylas tvarką, sisteminimą, indeksavimą bei saugojimo laiką ( laikino saugojimo bylos saugojamos iki 10 metų, ilgo saugojimo – iki 100 metų, ar visą laiką – nuolat). Bylų nomenklatūra padeda tinkamai paskirstyti dokumentus į bylas, palengvina jų paiešką, laiduoja vienodų bylų formavimo tvarką ir jų apskaitą.

Yra trys bylų nomenklatūrų grupės: tipinės, pavyzdinės ir individualios. Tipines bei pavyzdines sudaro aukštesniosios įstaigos joms pavaldžių įstaigų grupėms su vienodomis funkcijomis. Tokios nomenklatūros gali būti parengtos vidurinėms mokykloms, savivaldybėms kaip metodinės priemonės. Tipinė bylų nomenklatūra yra daugiau normatyvinis dokumentas ir turi daugiau privalomąją galią
institucijoms, kurioms parengtas, o pavyzdinė nomenklatūra yra daugiau rekomendacinis dokumentas. Tačiau ir viena, ir kita nurodo atitinkamų institucijų galimų bei joms reikalingų bylų skaičių ir yra gera priemonė kiekvienai įstaigai sudarant savo individualią bylų nomenklatūrą. Pastarąją kiekvienais raštvedybiniais metais ( raštvedybiniai metai daugumoje įstaigų sutampa su kalendoriniais, o mokymo įstaigose – su mokslo metais) turi sudaryti kiekviena institucija, nesvarbu, yra ar nėra šių institucijų pavyzdinė ar tipinė bylų nomenklatūra.

Individuali bylų nomenklatūra sudaroma prieš raštvedybinius metus – iki gruodžio 1 d. ( ar rugpjūčio pradžioje).

BYLŲ NOMENKLATŪROS RENGIMO TVARKA

Bylų nomenklatūra rengiama vadovaujantis įstaigos nuostatais, raštvedybos taisyklių reikalavimais Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento 1997 m. rugpjūčio 15 d. įsakymu Nr. 38 ( Žin., 1997, Nr. 78-2006; 1998, Nr. 25-665), specialiųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėmis, pavyzdinėmis bylų nomenklatūromis, kitais teisės aktais.

Įstaigos struktūriniai padaliniai parengia savo bylų nomenklatūras, įstaigos raštinė pagal jas rengia suvestinę bylų nomenklatūrą.

Bylų nomenklatūra skirstoma į skyrius pagal teisės aktais nustatytas ir įstaigos vykdomas funkcijas ar veiklos sritis, kurios ir sudaro bylų nomenklatūros skyrių pavadinimus. Skyriuje bylos gali būti sisteminamos pagal funkcijas ar veiklos vykdymo kryptis įstaigos pasirinkta tvarka.

Įstaigos bylų nomenklatūrą sudaro ir pasirašo įstaigos raštvedybos padalinio darbuotojas ir vizuoja įstaigos dokumentų ekspertizės komisijos ( toliau – DEK) pirmininkas. Tvirtina įstaigos vadovas.

Įstaigos bylų nomenklatūra derinama:

· su valstybiniu archyvu, kurio komplektavimo šaltinis yra,

arba

· su aukštesne įstaiga, kuriai ta įstaiga yra pavaldi ar priklauso jos reguliavimo sričiai.

Derinimui pateikiami du bylų nomenklatūros egzemplioriai: vienas iš jų lieka įstaigai, su kuria bylų nomenklatūra derinama, kitas – bylų nomenklatūrą parengusiai įstaigai.

Jei po suderinimo bylų nomenklatūra nėra papildyta naujomis bylomis, naujai derinti jos nereikia.

Pasibaigus raštvedybiniams metams, pildoma bylų nomenklatūros suvestinė ir iki vasario 15 d. pateikiama valstybiniam archyvui ar įstaigai, su kuria bylų nomenklatūra buvo derinta.

Bylų nomenklatūros formoje, išvardijus skiltis, žemiau rašomi bylų nomenklatūros skyriai, atitinkantys įstaigos struktūrinių padalinių pavadinimus. Jeigu įstaiga nedidelė ir neturi struktūrinio pasidalijimo, tai nomenklatūra sudaroma pagal gamybinę šakinę arba funkcinę schemą, pagal veiklos sritis.

Suderinta ir patvirtinta ji dauginama ir išdalijama struktūriniams padaliniams, o pirmasis egzempliorius saugomas nuolat raštvedybos padalinyje, naudojamas darbui, o vėliau kaip apskaitos dokumentas patenka į įstaigos archyvą.

BYLŲ NOMENKLATŪROS TURINYS

Kiekvienai į bylų nomenklatūrą įrašytai bylai suteikiamas bylos indeksas. Jį sudaro bylų nomenklatūros punkto ir papunkčio eilės numeriai, pvz.: 1.3 ( 1 – bylų nomenklatūros punktas-veiklos ar funkcijos vykdymo kryptis, 3 – papunktis-bylos eilės numeris). Labai svarbu bylų indeksus išlaikyti nepakeistus kuo daugiau metų, kad darbuotojai prie jų priprastų ir įsimintų. Tai pasiekiama paliekant nomenklatūroje rezervinius indeksus, kad atsiradusias naujas bylas būtų galima įrašyti nauju indeksu, nekeičiant numerių ( indeksų).

Antroji bylų nomenklatūros skiltis – bylų antraštė.Ji turi būti aiški, suprantama, kiek galima plačiau atspindėti būsimųjų bylos dokumentų turinį. Antraštė formuluojama atsižvelgiant į esminius bylų formavimo požymius: nominalinį, autorinį, dalykinį, korespondencinį, geografinį, chronologinį ir ekspertinį. Visi šie požymiai, išskyrus ekspertinį, atsispindi kiekvieno dokumento formuliare. Negalima bylos suformuoti pagal vieną iš minėtų požymių, visuomet taikomi keli, tik vienas iškeliamas kaip pagrindinis, vyraujantis.

Pagal nominalinį požymį rekomenduojama bylas formuoti iš protokolų, sutarčių, aktų, sprendimų ir panašių dokumentų.

Pagal autorinį požymį formuojamos bylos iš vieno autoriaus dokumentų. Pavyzdžiui, ministerijos kolegijos nutarimai, įstaigos vadovo įsakymai veiklos klausimais ir kt.

Dalykinis požymis tinka į vieną bylą grupuoti įvairaus turinio dokumentams, susidariusiems sprendžiant vieną klausimą. Tokių bylų pavyzdys gali būti darbuotojų asmens bylos, teismo bylos. Pagal šį požymį gali būti formuojamas ir susirašinėjamas vienu klausimu, nors susirašinėjimo bylos dažniausiai sudaromos remiantis korespondentiniu požymiu, kai kiekvienam korespondentui numatoma atskira byla.

Geografinis požymis, kuris labai panašus į korespondentinį, kai į vieną bylą segami tam tikro geografinio vieneto ( rajono, apskrities) įvairių įstaigų dokumentai. Čia, kaip ir kitais atvejais, bylos antraštėje turi atsispindėti ir kiti sudarymo požymiai.

Apskaitos dokumentams tinka chronologinis požymis, kai į vieną bylą segami tam tikro laikotarpio dokumentai, pavyzdžiui, mėnesio, ketvirčio, pusmečio.

Ekspertinis požymis numato dokumentų skirstymą į
bylas pagal jų vertę ir saugojimo terminą. Negalima į tą pačią bylą dėti dokumentų, kuriems nustatytas skirtingas saugojimo terminas.

Šiuo metu Jūs matote 50% šio straipsnio.
Matomi 1415 žodžiai iš 2803 žodžių.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA (kaina 0,87 €) ir įveskite gautą kodą į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.