Pagrindiniai dokumentų tvarkymo principai
5 (100%) 2 votes

Pagrindiniai dokumentų tvarkymo principai

TURINYS

Įvadas………………………………………………………………………………………………………………..3

1. PAGRINDINIAI DOKUMENTŲ TVARKYMO PRINCIPAI…………………………4

1.1.Pagrindinės dokumentų tvarkymo nuostatos……………………………………………………..4

1.2. Pagrindinių dokumentų grupių ( gautų, siunčiamų, vidaus) apžvalga…………………..4

1.3. Grupėms būdingi tvarkymo darbai………………………………………………………………………..5

1.3.1 Gautų dokumentų tvarkymas………………………………………………………………………………..5

1.3.2 Įstaigoje parengtų dokumentų tvarkymas……………………………………………………………….6

1.4. Dokumentų registravimas……………………………………………………………………………………….8

2. PRIEDAI………………………………………………………………………………………………………..11

2.1. Įstaigos dokumentų registrų sąrašas……………………………………………………………………….11

2.2. Vidaus dokumentų registro forma………………………………………………………………………….12

2.3. Įsakymas dėl darbuotojo atleidimo iš darbo…………………………………………………………….13

2.4. Akcinės bendrovės darbuotojų susirinkimo protokolas…………………………………………….14

2.5. Vidaus pažyma ( apie sandėlyje turimas medžiagas)……………………………………………15

IŠVADOS…………………………………………………………………………………………………………….16

LITERATŪRA……………………………………………………………………………………………………..17

ĮVADAS

Dokumentų valdymas vienas svarbiausių dalykų mūsų specialybei. Juk Verslo Vadyboje labai svarbus teisingas dokumentų tvarkymas. Tik firma, kurioje visa dokumentacija yra tvarkinga, gali plėsti savo verslą. Aišku tai priklauso nuo firmos vadybininko.

Dokumentų valdymas apima sistemingus dokumentų rengimo, gavimo, priežiūros, naudojimo, išsaugojimo veiksmus, priimtų bei dokumentuose fiksuotų sprendimų vykdymo kontrolę. Dokumentais įteisinama organizacijos veikla, darbuotojų teisinė padėtis bei konkreti jų veikla. Dokumentai reikšmingi ir dėl to, kad juose atsispindi informacija apie įmonės, įstaigos sudaromus sandorius, jos ryšius su verslo partneriais bei viešojo sektoriaus institucijomis.

Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme, kuris įsigaliojo nuo 2005-01-01, pateikiamas toks dokumento sąvokos apibrėžimas:

Dokumentas – juridinio ar fizinio asmens veiklos procese užfiksuota informacija, nepaisant jos pateikimo būdo, formos ir laikmenos.

Įstaigų valdymo veikloje dažniausiai naudojama dokumentuota informacija. Tai reiškia, kad visi priimti valdymo sprendimai turi būti užfiksuojami dokumentuose. Tik tokiu būdu šie sprendimai tampa juridiškai galiojantys.

1.PAGRINDINIAI DOKUMENTŲ TVARKYMO PRINCIPAI

1.1. Pagrindinės dokumentų tvarkymo nuostatos

Vidaus administravimo veikla turi būti racionali ir efektyvi. Įmonėje reikia užtikrinti skaidrią veiklą, laiku pateikti kokybišką informaciją, tinkamai tvarkyti bei išsaugoti dokumentus. Pagrindinius dokumentų rengimo, tvarkymo ir valdymo reikalavimus nustato Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės (galioja nuo 2001 m. su 2005 m. pakeitimais).

Pagrindiniai dokumentų tvarkymo darbai yra:

Šie darbai apibūdinami terminu – dokumentų apyvarta. Taigi:

įstaigoje parengtų dokumentų tvarkymas, gautų dokumentų tvarkymas (priėmimas, skirstymas ir registravimas, perdavimas įstaigos viduje), dokumentų registravimas, dokumentų užduočių vykdymo kontrolės organizavimas, bylų sudarymas, tvarkymas, dokumentų vertės ekspertizė, bylų apskaita.

Dokumentų apyvarta — įstaigos dokumentų tvarkymas nuo jų parengimo arba gavimo iki perdavimo į įstaigos archyvą.

1.2. Pagrindinių dokumentų grupių ( gautų, siunčiamų, vidaus) apžvalga

Įstaigų dokumentus sudaro gauti dokumentai ir įstaigoje parengti (siunčiamieji, vidaus).

Gautas – tai atsiųstas į įstaigą dokumentas. Jame užfiksuota pradinė informacija tam tikriems valdymo veiksmams atlikti. Tai aukštesniųjų įstaigų, organizacijų dokumentai (nutarimai, sprendimai, įsakymai, nurodymai, raštai), pavaldžių ir kitų įstaigų dokumentai (raštai, ataskaitos, pažymos), bei gyventojų skundai, prašymai.

Vidaus – parengtas įstaigoje ir skirtas įstaigos reikalams. Tai teisės aktai, jais patvirtinti vietiniai (lokaliniai) norminiai teisės aktai, ir kiti įstaigos vidaus dokumentai (protokolai, aktai, tarnybiniai pranešimai ir pan.)

Siunčiamas – tai dokumentas, parengtas įstaigoje ir išsiųstas konkrečiam adresatui.

Kiekviena šių grupių turi savo tvarkymo ir eigos ypatumus.

Tikslingo darbo su dokumentais pagrindą įmonėje sudaro tinkamas įmonės darbuotojų pareigų paskirstymas. Tikslus savo pareigų žinojimas didina kiekvieno darbuotojo atsakomybę ir garantuoja, kad nebus dubliuojamos darbo su dokumentais operacijos. Pareigų paskirstymas
fiksuojamas darbuotojų pareigybės nuostatuose. Kad būtų nustatyta vienoda dokumentų sudarymo ir darbo su jais organizavimo tvarka,

įmonėje parengiama dokumentų valdymo instrukcija, kuri pateikia taisyklingai įformintų

dokumentų pavyzdžius ir darbo su jais taisykles.

1.3. Grupėms būdingi tvarkymo darbai

1.3.1 Gautų dokumentų tvarkymas

Įstaigos gautą korespondenciją priima raštinė ar už tai atsakingas darbuotojas. Čia atliekamas pirminis korespondencijos tvarkymas: patikrinama, ar korespondencija gauta pagal paskirtį, ar nesuplyšę vokai, ar juose yra visi dokumentai.

Pastebėjus, kad vokas atplėštas arba trūksta dokumento ar jo priedo, pranešama siuntėjui.

Vokai prie gaunamų dokumentų paliekami tik tuo atveju, kai pašto antspaudas reikalingas išsiuntimo ar gavimo datai nustatyti arba kai siuntėjo adresas yra tik ant voko.

Visi gauti dokumentai, suskirstomi į registruotinus ir neregistruotinus. Neregistruojami gauti sveikinimai, kvietimai, reklaminiai bukletai, privataus pobūdžio laiškai. Tokia korespondencija, nesusijusi su atsakomybe ir rizika dėl neįtraukimo į apskaitos sistemą, perduodama pagal paskirtį. Kiti gauti dokumentai, adresuoti įstaigai, JOS vadovui, struktūriniams padaliniams, darbuotojams, užregistruojami gautų dokumentų registre. Ant gautų dokumentų registravimo duomenys užrašomi dokumento gavimo registracijos žymoje. Užregistruoti dokumentai perduodami įstaigos vadovui. Jei dokumente yra nuoroda į anksčiau atsiųstus dokumentus ar kitus dokumentus, jie surandami ir perduodami vadovybei kartu su gautaisiais arba surašoma pažyma tuo klausimu.

Šiuo metu Jūs matote 30% šio straipsnio.
Matomi 726 žodžiai iš 2381 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.