Personalo valdymo sistema
5 (100%) 1 vote

Personalo valdymo sistema

ĮVADAS

Personalo vaidmuo išaugo dėl pasikeitusių techninių, ekonominių, organizacinių sąlygų, padidėjusios konkurencijos. Rinka reikalauja vis didesnės bendradarbių kvalifikacijos. Iš esmės išaugo mokymo, kvalifikacijos kėlimo, perkvalifikavimo vaidmuo. Tai turi įtakos kvalifikuoto personalo vertei, kuri nuolat didėja.

Šių dienų personalo valdyme susiduriame su skirtingais, dažnai prieštaringais ekonominiais, visuomeniniais, politiniais ir individualiais tikslais. Personalo valdyme visada egzistuoja didesnis ar mažesnis konfliktas tarp bendradarbio ir organizacijos lūkesčių. Šis konfliktas sprendžiamas, derinant organizacijos ir individo interesus. Todėl personalo valdymas suprantamas kaip sistema, užtikrinanti vadovų ir pavaldinių efektyvų bendradarbiavimą, siekiant organizacijos tikslų.

Šio darbo tikslas yra pateikti pagrindinius personalo valdymo aspektus. Tikslui įgyvendinti, keliami šie uždaviniai:

1. Sukurti efektyvios vadovų įtakos pavaldiniams sąlygas.

2. Sukurti efektyvią darbuotojų pažinimo ir motyvavimo sistemą.

3. Užtikrinti gerus santykius tarp vadovų ir pavaldinių.

Personalo valdymas yra viena iš kertinių organizacijos egzistavimo sąlygų. Be suderintų viso personalo pastangų neįmanoma kryptinga visos organizacijos veikla.

1. TINKAMAS VADOVAVIMAS

Vadovo veikla, atliekamos funkcijos yra labai įvairios ir sudėtingos. Gana painūs ir panašūs yra ir su šia veikla susiję terminai. Labai dažnai praktikoje susiduriama su terminais valdymas, vadyba, vadovavimas, administravimas. Šie terminai iš pirmo žvilgsnio atrodo labai artimi, tačiau kiekvienas jų vartotinas konkrečiose situacijose. Valdyti galima daiktus (automobilius, lėktuvus), gamyboje vykstančius procesus, susijusius su žmogaus fiziniu darbu, atliekamu pagal tam tikrą modelį. Įvairios institucijos, įstaigos yra administruojamos. Tuo tarpu, kai kalba eina apie žmones, naudojama vadovavimo sąvoka. Taigi, personalo valdyme vadovavimas yra vienas iš svarbiausių vadovo veiklos funkcijų, susijusių su tarpasmeniniais valdymo aspektais, padedanti pavaldiniams suprasti įmonės tikslus ir efektyviai jų siekti.

Bendru atveju, geras yra tas vadovas, kuris iš įvairių profesijų ir charakterių žmonių sugeba suburti darnią visumą – vieningą kolektyvą. Vadovas užsiima ypatinga veikla, atskirų individų visumą paverčia tikslingai ir efektyviai dirbančia žmonių grupe.

Vadovavimas – tai žmonių nukreipimas ir jų motyvavimas siekti tam tikro tikslo, laikantis atitinkamo vadovavimo stiliaus, naudojant įvairias poveikio priemones, valdymo būdus, metodus.

Vienas garsiausių Lietuvos vadybos pradininkų P.Lesauskis 1936 metai publikuotame straipsnyje „vado reikšmė organizacijoje“, pateikia tokį efektyviam vadovui būtinų savybių sąrašą:

1. Kūno ir dvasios energija – tie, kurie iškyla virš minios, veržlumo, tvirtumo, fizinės ir dvasinės energijos turi turėti daugiau nei vidutinis žmogus.

2. Tikslo ir krypties nujautimas – vadovas turi turėti tikslą ir žinoti, kaip jį pasiekti.

3. Entuziazmas – turėti tikslą dar nereiškia jį pasiekti, reikalinga dar ir dinamiškumas, pasitikėjimas ir ryžtas jo siekti.

4. Sugebėjimas vadovauti – vadovui būtina mokėti derinti įvairią veiklą ir vadovauti, t.y. kelti tikslus, juos perduoti, interpretuoti, prižiūrėti visos organizacijos veiklą.

5. Ryžtingumas – galutinis organizacijos tikslas pasiekiamas entuziazmu, ryžtu, aktyvumu. Tuo turi pasižymėti vadovas ir reikalauti to iš pavaldinių.

6. Tikėjimas – vadovas turi tikėti pasirinktu tikslu, jo kilnumu ir pasisekimu. Be tikėjimo negali būti pasiryžimo ir pasišventimo.

Vadovavimas, visų pirma, pasireiškia vienų žmonių įtaka kitiems žmonėms. Čia yra svarbu žinoti, kuo remdamiesi vadovai daro įtaką pavaldiniams. Tam jie gali naudotis tam tikromis poveikio formomis:

• Valdžia, partemta prievarta. Šiuo atveju įtaka daroma per baimę, t.y. pavaldinys tiki, kad vadovas gali jį nubausti tokiu būdu, kuris sukliudys jam patenkinti kokius nors poreikius. Taigi, jis bijo.

• Valdžia, paremta atlyginimu. Šiuo atveju įtaka daroma per tam tikrus stimulus. Pažadėti didesnį atlyginimą dažnai yra pats veiksmingiausias būdas daryti įtaką. Darbuotojai tam nesipriešina, nes mainais už vadovo norų įvykdymą gaus atlyginimą.

• Teisinė valdžia. Tai yra įtaka per tradicijas. Darbuotojai įsitikinę, kad vadovas turi teisę duoti įsakymus, o jo pareiga juos vykdyti. Tikra teisinė valdžia yra tuomet, kai pavaldinys klauso vadovo tik todėl, kad jis yra aukštesnėje hierarchinėje pakopoje. Tradicijos yra labai paplitusi įtakos forma.

• Ekspertinė valdžia. Šiuo atveju įtaka daroma per protingą tikėjimą. Darbuotojai tiki, kad vadovas turi ypatingų kokios tai problemos ar srities žinių ir pasikliauja jo išmanymu (pvz., paciento santykiai su gydytoju).

• Etalono valdžia. Ji paremta asmeninėmis savybėmis ar sugebėjimais. Tai grynai asmeninė įtaka.

• Įtikinimas. Vadovas turi valdžią pavaldiniams jau vien dėl savo formalios padėties. Nuo jo priklauso tokių klausimų, kaip darbo užmokesčio padidinimas, karjera, platesnių įgaliojimų suteikimas, socialinių poreikių patenkinimas ir kt., sprendimas. Tačiau, iš kitos pusės, ir pavaldiniai turi tam tikrą valdžią. Vadovas yra
priklausomas nuo pavaldinių sugebėjimo ir noro atlikti užduotis, jų turimos informacijos, įtakos kitiems darbuotojams ir pan. Todėl vadovui yra labai svarbu, kad pavaldiniai suprastų, ką ir kodėl jie turi daryti. Viena efektyviausių poveikio priemonių ir yra įtikinimas.

• Įtraukimas į valdymą. Pasirinkdamas poveikį per darbuotojų įtraukimą į valdymą, vadovas eina dar toliau. Vietoje to, kad įtikintų pavaldinį priimti jau suformuluotą tikslą, vadovas patį pavaldinį įtraukia į tikslų formulavimo ir sprendimo priėmimo procesą.

1.1. VADOVO AUTORITETO FORMAVIMAS

Dar vienas su efektyvaus vadovo asmenybe susijęs dalykas yra vadovo autoriteto formavimas.

Vadovauti pavaldiniams neįmanoma be autoriteto. Ar vadovas turi autoritetą, sprendžia pavaldiniai. Jei jie jį pripažįsta, jo nurodymai vykdomi savanoriškai ir be prieštaravimų, ir atvirkščiai – autoriteto trūkumas labai apsunkina vadovavimą. Pačiu bendriausiu atveju vadovo autoritetas priklauso nuo trijų pagrindinių veiksnių:

 Formalios vadovo padėties;

 Vadovo dalykinės kompetencijos;

 Vadovo socialinės kompetencijos.

1 pav. Vadovo sėkmės potencialas

dalykinė socialinė

kompetencija kompetencija

formalūs įgaliojimai

Pirmiausia reikia pažymėti, kad vadovais tampa tik tie žmonės, kurie turi atitinkamus formalios organizacijos jiems suteiktus įgaliojimus. Tai reiškia, kad užimamos pareigos jau savaime lemia vadovo įtaką kitiems. Savaime suprantama, kuo aukštesnę padėtį hierarchinėje valdymo struktūroje užima vadovas, tuo didesnes pavaldiniams galimybes jis turi.

Tačiau formali padėtis toli gražu neužtikrina efektyvaus vadovavimo. Formalus vadovo autoritetas turi būti paremtas dalykine jo kompetencija. Šis įtakos veiksnys ypač svarbus dėl to, kad būtent nuo vadovo dalykinės kompetencijos didele dalimi priklauso pavaldinių pasitikėjimo vadovo laipsnis. Paprastai vadovai pasiekia šio tipo valdžią savo pasiekimų dėka. Ir kuo didesni tie pasiekimai, tuo didesnę įtaką turi vadovas.

Efektyviam vadovui yra būtina dar viena svarbi savybė, ypatingai svarbi šiuolaikinio valdymo sąlygomis. Tai sugebėjimas vesti paskui save žmones. Tai reiškia, kad vadovas drauge turi būti lyderiu. Vadovu tampama, deleguojant atitinkamus įgaliojimus. Tuo tarpu lyderiu gali būti ir žmogus, neturinti jokių formalių įgaliojimų. Asmuo tampa lyderiu žmonių pasirengimo sekti juo dėka. O žmonės pasiruošę sekti tais, kurie gali patenkinti jų norus, poreikius ir reikmes. Taigi, efektyvus vadovas bus tik tas, kuris šalia formalaus turės ir neformalų autoritetą, sugebės sutelkti pavaldinius bendrų tikslų siekimui, atsižvelgti ir patenkinti jų poreikius.

Yra labai svarbu, kad vadovas galėtų remtis trimis įtakos šaltiniais. Priešingu atveju, kaip matyti paveiksle, jo sėkmės potencialas, o, tuo pačiu, ir vadovavimo efektyvumas, gali stipriai sumažėti.

1.2. VADOVO ELGESIO IR ASMENINIO STILIAUS FORMAVIMAS

Nors ir labai svarbu atsakyti į klausimą, koks turi būti vadovas, tačiau tai tik vienas vadovavimo aspektų. Ne mažiau reikšminga yra tai, kaip vadovas elgiasi, bendrauja su pavaldiniais, kaip ir kokiu lygiu deleguoja įgaliojimus, kokius naudoja valdžios tipus, kaip rūpinasi žmogiškaisiais santykiais.

Asmeninis vadovavimo stilius – tai tam tikram vadovui būdingas elgesio ir poveikio pavaldiniams būdas, sąlygojamas jo asmeninių ir vadovaujamo kolektyvo savybių.

Nagrinėjant asmeninio vadovavimo stiliaus formavimą, reikia kalbėti apie pagrindinius dalykus:

• sąlygas ir veiksnius, formuojančius vadovavimo stilių;

• vadovo galimybes pačiam jį kryptingai keisti ir tobulinti.

Visus veiksnius, darančius įtaką kiekvieno vadovo stiliaus formavimuisi, galima suskirstyti į dvi pagrindines grupes: objektyvius ir subjektyvius. Objektyviems veiksniams priskirtini tie mus supančios aplinkos faktoriai, kuriems mes negalime daryti įtakos. Subjektyvūs veiksniai yra tie, kurie priklauso nuo grynai asmeninių žmonių ypatybių ir kurias galima ugdyti ir tobulinti.

Objektyvų pagrindą asmeninio stiliaus formavimuisi turi keletas pagrindinių veiksnių:

 organizacijos ar įmonės, kuriai vadovaujama, specifika;

 sprendžiamų klausimų specifika;

 valdymo lygis;

 vadovaujamo kolektyvo ypatumai;

 vadovo karjero kelias ir mokykla.

Subjektyvieji veiksniai, formuojantys asmeninį vadovavimo stilių, yra šie:

 individualios savybės;

 charakterio bruožai;

 psichikos ypatybės;

 elgsenos orientacija.

Visi išvardinti veiksniai yra iš dalie įgimti, iš dalie įgyti. Būtent subjektyvų veiksnių visuma ir daro asmeninį vadovavimo stilių labai individualų ir nepakartojamą. Tik tikslingas darbas su savimi, keliant kvalifikaciją, ugdant savikontrolę, tobulinant individualias savybes įgalina kryptingai formuoti savo asmeninį stilių.

Nors ir kokiais stebuklingais mes begimtume, kokias geras savybes beturėtume ar besielgtume, tai dar negarantuoja, jog tapsime gerais vadovais. Tačiau efektyvus vadovas turi turėti ar išsiugdyti tokius pagrindinius asmeninius bruožus ir sugebėjimus: kompetencija, organizaciniai sugebėjimai, sugebėjimas bendrauti, reiklumas, objektyvumas, atsakingumas.

1.3. VADOVO DARBO ORGANIZAVIMAS

Vadovo darbo efektyvumą lemia ne tik vadovo ir
asmenybės, jų tarpusavio santykiai. Labai svarbus vadovo sugebėjimas organizuoti savo darbą, mokėjimas planuoti savo laiką.

Kadangi šiuo metu vis daugiau organizacijų stengiasi atlikti kuo daugiau darbų su mažesniu darbuotojų skaičiumi, vadovo vieta vis dažniau tampa streso priežastimi (kaip, beje, ir pasitenkinimo). Taigi, vadovui labai svarbiu tampa sugebėjimas efektyviai organizuoti savo ir pavaldinių darbą bei laiką.

Galima išskirti keletą pagrindinių vadovo darbo organizavimo krypčių:

 darbo vietų ir sąlygų organizavimas;

 darbo metodai ir normavimas;

 darbo pasidalijimas ir kooperavimas;

 racionalus darbo laiko planavimas;

 racionalus vadovo ir pavaldinių bendradarbiavimo organizavimas.

Bendriausi principai, kuriais vadovui reikia vadovautis kasdieninėje veikloje:

1. Kruopščiai ir dėmesingai planuoti savo laiką. Skiriamas metų, mėnesio, savaitės ir dienos planai. Nepasitikėti savo atmintimi, užsirašyti ir pasitikrinti, ar dirbama suplanuotu režimu.

2. Tinkamai organizuoti savo darbą su dokumentais, korespondencija. Naudotis sekretorės paslaugomis. Aukštos kvalifikacijos sekretorė gali spręsti, kiek ir kodėl svarbi gaunama informacija.

Skaitant informaciją:

• Atrinkti dokumentus, kuriuos turi vykdyti kiti darbuotojai, ir tuoj pat perduoti juos;

• Pasižymėti svarbiausias teksto vietas;

• Jei reikia skubiai atsakyti, padaryti tai iš karto.

Naudotis techninėmis priemonės.

3. Tobulinti savo skaitymo techniką.

4. Išmokti pasakyti NE. Dažniausiai tai labai sunku , nes:

• Norime padėti kitiems, o ne įžeisti.

• Dažnai reikia atsilyginti už padarytas paslaugas;

• Norime pasirodyti svarbesni, nei esame iš tikrųjų.

5. Iki minimumo sumažinti atsitiktinius trukdymus, turėti laisvo laiko.

6. Susitvarkyti savo darbo stalą.

Šių paprastų taisyklių neužtenka, norint iki galo organizuoti sudėtingą vadovo darbą, tačiau, jei jų laikomasi, vadovo darbas tampa žymiai efektyvesnis.

2. BENDRADARBIŲ PAŽINIMAS

Vadovas yra suinteresuotas, kad bendradarbiai dirbtų gerai, todėl būtina juos gerai pažinti; žinoti kiekvieno potencialą ir darbo motyvus. Kadangi kiekvienas žmogus skiriasi savo temperamentu, norais, elgsena, prie kiekvieno reikia individualiai prieiti. Visada siekiama priskirti asmenį tam tikrai grupei ir nustatyti tipišką grupės elgseną. Tai palengvina vadovo darbą. Žinoma, visada kyla abejonė, ar kiekvieno individo elgsena bus „tipiška“ konkrečioje situacijoje. Todėl būtina gerai pažinti savo darbuotojus ir bendradarbius, bei mokėti pritaikyti tam tikrus dėsningumus.

2.1. PASIPRIEŠINIMŲ PAŽINIMAS IR ŠALINIMAS

Organizacijoje vadovai nustato, ką reikia padaryti, priima sprendimus, tačiau visa tai realizuoja pavaldiniai, taigi dėl neigiamo personalo nusistatymo gali sužlugti net pačios geriausios idėjos.

Kad taip neįvyktų, vadovai turi mokėti:

1. Atpažinti pasipriešinimą.

2. Išsiaiškinti pasipriešinimo priežastis.

3. Panaudoti konstruktyvias priemones pasipriešinimui įveikti.

Pirmiausia reikia atpažinti ir įvertinti pasipriešinimo simptomus, kurie skirstomi pagal keturis pagrindinius požymius:

1. Aktyvų.

2. Pasyvų.

3. Žodinį.

4. Nežodinį.

2.1. 1 lentelėje pateikti pagrindiniai pasipriešinimo simptomai, rodantys, jog kolektyve yra tam tikrų problemų.

2.1. 1 lentelė Pasipriešinimo pokyčiams simptomai

PASIPRIEŠINIMAS ŽODINIS NEŽODINIS

AKTYVUS Prieštaravimas

• argumentai prieš

• priekaištai

• grasinimai

• polemika

• formalių taisyklių laikymasis Neramumai

• ginčai

• intrigos

• apkalbos

• grupuotės

PASYVUS Vengimas

• tylėjimas

• „tai visai nesvarbu“

• pavertimas juokais

• nesvarbių dalykų sureikšminimas Nenoras

• nedėmesingumas

• nuovargis

• atsisakymas dalyvauti

• vidinis pasišalinimas

• liga

Pats akivaizdžiausias yra aktyvus žodinis pasipriešinimas. Šiuo atveju vadovui atvirai prieštaraujama, todėl atpažinti ši pasipriešinimą labai lengva. Pavaldiniai diskutuoja su savo vadovu, atvirai pareiškia priekaištus, pasako argumentus prieš. Kartais pereinama prie grasinimų. Jei darbuotojai priešinasi naujovių įdiegimui, tuomet jie gali demonstratyviai pradėti laikytis formalių taisyklių, teigdami, kad kai kurie nurodymai nepriklauso jų pareigoms. Vis dėl to būtent šį pasipriešinimo tipą yra lengviausia įveikti, nes pavaldiniai atvirai pasako apie jiems nepatinkančius dalykus.

Žymiai sunkiau susikalbėti su pavaldiniais, kurių pasipriešinimas pasireiškia pasyviu žodiniu būdu. Šiuo atveju pavaldiniai nepasako vadovui, kas ir kodėl jiems nepatinka, o visokiais būdais vengia aktualios temos. Dažniausia stengiamasi svarbius klausimus paversti nereikšmingais, nesvarbiais, o nesvarbius – sureikšminti, dėl jų gali kilti net ginčai. Jei vadovas stengiasi pakalbėti apie rūpimus dalykus, jie gali būti nuleidžiami juokais. Priremti prie sienos darbuotojai gali imtis tylėjimo taktikos ir pereiti į nežodinį pasipriešinimą.

Aktyvus nežodinis pasipriešinimas pasireiškia įvairiais neramumais kolektyve: dažnais ginčais, rezgamomis intrigomis, apkalbomis. Gali suaktyvėti neformalių grupuočių veikla, kurių interesai dažnai kertasi su organizacijos tikslais, todėl, neužkirtus joms kelio, grupuočių veikla gali turėti nemažai neigiamų pasekmių. Šioje
situacijoje vadovas turi palenkti pavaldinius į savo pusę, ypač neformalius lyderius, ir normalizuoti bendradarbių santykius.

Pasyvų nežodinį pasipriešinimą atpažinti sunkiausia, nes jo požymiai gali būti suprasti netinkamai. Šiuo atveju pavaldiniai tiesiog nenori atlikti užduočių. Jie tampa nedėmesingi, dažnai skundžiasi nuovargiu, padaugėja pravaikštų dėl lankymosi pas gydytojus, kartais netgi tyčinio. Neretai darbuotojai atsisako vykdyti užduotį, teisindamiesi per menka savo kompetencija.

Nesvarbu kokie pasipriešinimo požymiai, pirmiausia vadovas turi pasistengti išsiaiškinti jo priežastį, o po to parinkti veiksmingas priemones jiems įveikti. Skiriamos trys pagrindinės priežastys:

1. Pokyčio prasmės nesuvokimas.

2. Netikėjimas pačiu pokyčiu.

3. Pokytis suvokiamas, tikima, kad jis gali būti įgyvendintas ,tačiau jo nenorima.

Vadovai dažnai nesusimąsto, kad pavaldiniui svarbu žinoti tai, kas nusprendžiama už uždarų durų. O darbuotojai labai jautriai reaguoja į neskelbiamus dalykus, jaučia sau potencialią grėsmę, gali pradėti sklisti įvairūs gandai, kurie dar labiau destabilizuoja padėtį.

Kita priežastis susijusi su asmeninių galimybių įvertinimu. Jei darbuotojas jaučiasi nepasiruošęs pokyčiams, mano, kad jam bus per sunku ar nenori pasirodyti nekompetentingas, jis priešinsis ir nenorės paremti vadovo siekių.

Yra dar viena svarbi sąlyga: ar vykdomi pokyčiai jiems asmeniškai bus naudingi. Kiekvienas žmogus turi asmeninių siekių, todėl jam svarbu žinoti, kokia nauda jo laukia, kokią įtaką pokyčiai turės jo įvaizdžiui, karjerai ateičiai.

Išsiaiškinus pasipriešinimo priežastis, vadovui reikia parinkti konstruktyvias priemones jam įveikti. Pačios efektyviausios priemonių grupės yra:

1. Motyvavimas.

2. Informavimas.

3. Įtraukimas.

Kiekviena iš šių priemonių sudaro sudėtingą sistemą, turinčią konkrečius tikslus ir uždavinius. Lentelėje 2.1.2 pateikiamos konstruktyvaus pasipriešinimo įveikimo galimybės bei jų tikslai.

2.1. 2 lentelė Konstruktyvios pasipriešinimo įveikimo galimybės

Motyvavimas Tai efektyvios personalo motyvavimo ir skatinimo sistemos sukūrimas.

Informavimas Tai efektyvios pasikeitimo informacija sistemos sukūrimas.

Įtraukimas Tai darbuotojų įtraukimo į valdymą, sprendimų priėmimo procesą organizavimas.

Visos trys minėtos priemonių grupės bus aptartos tolimesniuose skyriuose.

2.2. ŽMOGAUS POREIKIAI IR MOTYVAVIMAS

Sakoma, kad žmogus turi poreikį, jeigu jaučia kažkokį trūkumą. Visus poreikius galima suskirstyti į pirminius ir antrinius. Pirminiai – tai žmogaus įgimti (fiziologiniai) poreikiai, pvz. maistas, miegas ir kt. Antriniai – tai psichologiniai poreikiai, pvz. sėkmės, pripažinimo, garbės poreikiai ir t.t Antriniai poreikiai plėtojasi tobulėjant žmogaus asmenybei, didėjant jo gyvenimo patirčiai. Poreikių neįmanoma stebėti ir išmatuoti. Apie jų egzistavimą galima spręsti pagal tai, kaip elgiasi žmogus. Kai žmogus jaučia poreikį, šis skatina jį siekti tikslo. Būtent motyvavimas ir yra suprantamas kaip judėjimo, veiklos priežastis, kuri skatina mus daryti, veikti, siekti savo tikslo. Motyvai gali būti konkretūs ir sąmoningi, tačiau dažnai jie būna nesąmoningi.

Šiuo metu Jūs matote 31% šio straipsnio.
Matomi 2652 žodžiai iš 8456 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.