VALDYMO APSKAITA – SPRENDIMŲ PRIĖMIMO SISTEMA
1. Pareigybės naudojančios apskaitą valdymo sprendimams.
Kalbant apie pareigybes, kurios naudoja apskaitą valdymo sprendimams
priimti pirmiausia reikia išnagrinėti įmonės organizacinę struktūrą.
Kadangi tik tos įmonės, kurios užsiima kokių nors prekių gamyba (ne tik
realizavimu), turi gamybos ir kitus su ja susijusius skyrius (cechus), kaip
pavyzdį ištirsime gamybinės kompanijos organizacinę struktūrą.
Schema Gamybinės kompanijos organizacinė struktūra
Aptarnavimo skyriai (štabinė funkcija)
Gamybos skyriai (linijinė funkcija)
(punktyrinė linija reiškia štabinį pavaldumą)Svarbiausias finansinis pareigūnas, kuris dažnai vadinamas
viceprezidentu finansiniams reikalams arba viceprezidentas finansams, yra
aukščiausios valdymo dalies sudedamoji dalis. Du pagrindiniai apskaitos
vykdytojai – finansų skyriaus vedėjas ir vyr. buhalteris – paprastai
informuoja finansų viceprezidentą.
Aptarnavimo skyrių ir gamybos skyrių reikšmė – skirtinga. Pagrindinis
įmonės tikslas yra gaminti prekes. Taigi gamybos – linijiniai skyriai yra
vadinami gamybos arba vykdymo skyriais. Dauguma įmonių turi aptarnavimo
skyrius, kurie padeda spręsti gamybos skyrių uždavinius.
Prekių gamyba ir pardavimas paprastai laikomi svarbiausiu tikslu.
Linijiniai vadovai yra tiesiogiai atsakingi už šių tikslų kuo efektyvesnį
įgyvendinimą. Organizacijos štabinė veikla reikalinga dėl to, kad linijinio
vadovo atsakingumas ir pareigos plečiasi, taigi jiems reikia specializuotos
pagalbos, kad galėtų veikti efektyviai. Jeigu skyriaus pagrindinis
uždavinys yra konsultuoti ir aptarnauti kitus skyrius, tai jis yra štabinis
skyrius.
Be linijinio vadovavimo savo skyriams, finansų vadovas
(viceprezidentas) savo kompanijoje atlieka štabinį vaidmenį, o gamybos ir
pardavimo specialistai linijinį vaidmenį. Šis štabinis vaidmuo – tai
planavimo, kontrolės, kainodaros ir specialių sprendimų srities
konsultavimas ir pagalba. Apskaitos pareigūnai neturi tiesioginių
įgaliojimų teisės linijiniams skyriams.
Teoriškai yra išskiriami šie įgaliojimai: linijinis, štabinis ir
funkcinis. Linijinis įgaliojimas yra nukreiptas žemyn į savo pavaldinius.
Štabinis įgaliojimas – tai įgaliojimas konsultuoti, bet ne valdyti kitus;
jis gali būti apibūdintas kaip horizontalus arba einantis aukštyn.
Funkcinis įgaliojimas yra teisė valdyti veiksmą horizontaliai ir žemyn,
atsižvelgiant į specifinę funkciją.
Apskaitos ir ataskaitų vienodumas dažnai yra pasiekiamas aukščiausios
grandies linijiniams vadovams deleguojant įgaliojimus, susijusius su
apskaitos procedūromis, vyriausiam apskaitai vadovaujančiam apskaitos
specialistui (vyr. buhalteriui).
Apskaitos proceso vieningumą deleguoja prezidentas, o realizuoja vyr.
buhalteris. Vyr. buhalterio sprendimai dėl geriausių apskaitos procedūrų,
kurias turėtų atlikti linijiniai pavaldiniai, perduodami prezidentui. Savo
ruožtu prezidentas instrukcijomis perduoda šias procedūras linijiniu
valdymo ryšiu žemyn visiems su apskaita susijusiems žmonėms.
2. Teisingo sprendimo priėmimo problema
Priimti teisingą sprendimą kartais būna labai sudėtinga. Tai
dažniausiai atsitinka todėl, kad tą patį klausimą skirtingi žmonės
traktuoja visiškai kitaip.
Pavyzdžiui, yra keturkampis stulpas, kurio kiekvienas šonas nudažytas
skirtinga spalva: balta, raudona, juoda ir žalia. Žmonės, tuo pačiu metu
matantys jį iš skirtingų pusių, tvirtins, kad jis yra vienos ar kitos iš
paminėtų spalvų, ir tik penktas žmogus, įlipęs į šį stulpą, gerai mato,
kaip jis iš tikrųjų yra nudažytas.
Šiuo atveju visi ginčo dalyviai yra savotiškai teisūs, nes jie sako
tai, ką mato. Tačiau, norint priimti teisingą sprendimą neužtenka vien tik
gerai matyti. Reikia atitinkamą reiškinį, procesą, operaciją ir pan. gerai
suprasti, pajausti, ištirti, reikia turėti kuo daugiau objektyvios
informacijos. Tokią informaciją įmonėje teikia valdymo apskaita.
Rinkos ekonomikos šalyse į valdymo apskaitą dažniausiai žiūrima kaip
į sprendimų priėmimo sistemą (decision support system). Vienas iš
svarbiausių jos tikslų – teikti finansinę ir nefinansinę informaciją,
įgalinančią organizacijų vadovus priimti efektyvius sprendimus. Yra taip
pat kitos sprendimų priėmimo sistemos. Pvz., operacijų ir marketingo tyrimo
sistemos taip pat teikia informaciją, padedančią pagerinti sprendimų
priėmimo kokybę įmonėse.
Teisingai priimti valdymo sprendimus labai padeda informacija apie
praeitį ir ateitį. Ją pateikia valdymo apskaitos sistema.
Informacijos apie ateitį reikia tam, kad žmonės galėtų planuoti savo
veiklą prieš jos imdamiesi. Praeitis savo ruožtu yra naudingas informacijos
šaltinis, kuris padeda numatyti ir kurti ateitį. Praeities informacija
tinkama tik tuomet, jei ji gali būti panaudota priimant ateities ir būsimus
sprendimus, jei mes galime tikėtis, kad sugebėsime padaryti
įtaką,
priimdami sprendimus ateičiai, nes praeities mes negrąžinsime. Praeities
rezultatams tenka pagalbinis vaidmuo.
Visi valdymo sprendimai, susiję su rezultatų pasiekimu ateityje,
dažniausiai turi tam tikrą netikrumo aspektą. Prognozuojant ateities
rezultatus, visada egzistuoja tam tikra nesugebėjimo tiksliai įvertinti,
pasirinkti teisingą strategiją tikimybė. Todėl, priimant sprendimus, reikia
daug dėmesio skirti visų alternatyvių variantų analizei, apskaičiuoti jų
galimas išlaidas. Taigi sprendimo priėmimas yra tam tikros alternatyvos
pasirinkimas. Kai nėra alternatyvų, tai nėra ir sprendimų, kadangi nėra
jokio pasirinkimo. Kadangi sprendimai visada yra susiję su ateitimi ir
daromi įvertinus praėjusius įvykius, priimdamas sprendimą vadovas turi
paklausti savęs, kas gali atsitikti, jeigu sprendimas bus neteisingas.
Todėl kiekvienas sprendimas turi būti pagrįstas objektyvia valdymo
apskaitos informacija.
Valdymo apskaitos duomenimis vadybininkai naudojasi spręsdami
įvairiausius klausimus. Tai rodo toks pavyzdys. Tarkime, reikia nuspręsti,
ar tam tikra detalė gali būti pagaminta atitinkamoje įmonėje, ar geriau ją
įsigyti iš kitų gamintojų. Sakykime, detalės įsigijimo kaina – 20 Lt., o
jos gamybos atitinkamoje įmonėje išlaidos skaičiuojamos taip:išlaidos žaliavoms – 8,50 Lt
išlaidos darbui apmokėti – 6,20 Lt
kitos gamybos bei administracinės išlaidos – 4,10 Lt
I š v i s o – 18,80 Lt
Taigi, detalės gamybos išlaidos 1,20 (20,0- 18,80) Lt mažesnės už jos
įsigijimo kainą. Įmonei labiau apsimokėtų šią detalę gamintis pačiai.
Tačiau svarbią reikšmę gali turėti ir tokie veiksniai: įmonės
sugebėjimas pagaminti reikalingą detalių skaičių, situacija rinkoje ir pan.
Be to, labai svarbu yra apskaičiuoti, kaip geriausiai panaudoti gamybinius
pajėgumus. O lemiamą reikšmę turi apskaičiuotas pelnas ar nuostoliai.
Valdymo sprendimų priėmimas yra ypatinga veiklos sritis, kuriai reikia
gero teorinio pasirengimo ir praktinės patirties, neretai net ir
intuicijos. Daugelis sprendimų yra unikalūs, nestandartiniai, todėl
parengti bendrą jų modelį visoms situacijoms neįmanoma. Visgi galioja ir
pati bendriausia valdymo sprendimų priėmimo nuostata: ,,Kiekvienas valdymo
sprendimas turi padėti pasiekti įmonės veiklos efektyvumą ir stabilumą“.
Sprendimų tikslumas priklauso nuo tikslų, kurie keliami sprendimams
priimti. Manoma, kad jeigu tikslas neaiškus, tai ir sprendimas bus
netikslus. Priimant kiekvieną sprendimą, svarbu atsakyti į tokius
klausimus:
1. Koks sprendimo priėmimo tikslas?
2. Kas atsakys už priimto sprendimo tikslumą?
3. Kada reikia priimti sprendimą?
4. Kas turi dalyvauti priimant sprendimą?
5. Kas turi žinoti apie sprendimą?
6. Kas turi vykdyti sprendimą?
Priimant sprendimus, svarbu įvertinti aplinkybes ir tikimybę, kad jos
gali pasikeisti. Įmonių vadovai ir vadybininkai turi visada prisiminti ir
suprasti vieną svarbų dalyką: kaip jų sprendimai gali lemti tam tikrų
išlaidų susidarymą. Todėl, priimant sprendimus, visais atvejais svarbu
apibrėžti tikslą, kurio siekiama, ir išlaidas šiam tikslui pasiekti,
numatyti galimus veikimo būdus bei surinkti pakankamą ir patikimą
informaciją sprendimui priimti.
Įvairius sprendimus gali priimti ir biznio vadybininkas, ir
potencialūs investitoriai. Taigi apskaitos duomenis vartoja ir vidiniai, ir
išoriniai vartotojai. Kadangi daugiausiai dėmesio skiriama įmonės valdymui,
problemos, susijusios su apskaitos duomenų surinkimu ir apdorojimu, yra ne
tokios svarbios kaip tų duomenų sėkmingas ir veiksmingas naudojimas.
Yra du iš esmės skirtingi požiūriai į sprendimo priėmimą –
racionalusis ir psichologinis (elgsenos).
Racionalusis požiūris bando atsakyti į klausimą „Kaip priimti
racionalų sprendimą?“, „Kaip pasirinkti racionaliausią alternatyvą?“. Jis
teigia, kad norint priimti racionalų sprendimą, reikia surinkti visą ir
teisingą informaciją, atitinkamai ją apdoroti, įvertinti, parinkti
racionaliausią įmonės požiūriu variantą. Ypač svarbu šioje teorijoje
nustatyti sprendimų priėmimo etapus ir procedūras.
Įvertinti bei atrinkti alternatyvas yra siūlomi matematiniai modeliai
ir kitokios loginės procedūros.
Vis dėlto racionalusis požiūris dažnai yra gana ribotas. Viena iš
priežasčių yra ta, kad per mažai atsižvelgiama į subjektyvaus veiksnio