Vidinė kontrolė
5 (100%) 1 vote

Vidinė kontrolė

Lipman ir Stamps (1997) nuomone, „kiekvienas istorinis periodas turi savo atskiras organizacines formas“. Pramoninio amžiaus organizacijos forma yra biurokratija. Po pramoninio amžiaus pamažu pereinama į informacijos amžių, kuriame organizacijos forma yra tinklas. Šiame amžiuje, keičiantis organizacijų formoms, keičiasi valdymo ir apskaitos panaudojimas. Šio skyriaus tikslas yra detaliau išdėstyti naujos valdymo kontrolės ir vadovavimo pasikeitimą ir panaudojimą, kurį galima apibūdinti kaip valdymo apskaitos atsiradimą.

Siekiant geriau suprasti šiuos pokyčius svarbu išnagrinėti priežastis, kurios lėmė biurokratijos žlugimo krizę. Biurokratinės organizacijos formos negalima visiškai atsisakyti ar pakeisti kita forma, nes plataus mąsto biurokratijos poveikis negali būti taip lengvai nepaisomas modernių organizacijų bei visuomenės valdžios struktūrų. Antroje lentelėje pateiksime biurokratijos žlugimo pagrindinius aspektus remiantis neo – Weber organizacijos literatūra, kurioje buvo aptariamas susirūpinimas biurokratijos praktika.

2 lentelė. Biurokratijos žlugimo pagrindiniai aspektai (sudaryta remiantis Wickramasinghe D., Alawattage CH. (2007))

PAGRINDINIAI ASPEKTAI RIBOTUMAI

1. Požiūris į efektyvumą Merton (1949) pastebėjo, kad besaikis biurokratijos naudojimas priveda prie „raudonos ribos“, kai trukdoma naujovėms ir kūrybingumui. Jis pavadino šią plėtrą „nesugebėjimu mokyti“, nes vadovai yra linkę „kurti taisykles“, o ne reaguoti į nenumatytus atvejus. Kai žmonės organizacijose siūlo „naujus“ efektyvumo pagerinimo būdus, biurokratija yra linkusi užgniaužti tokį elgesį. Net jei masinės gamybos režimas reikalautų tokios pakartotinės praktikos, pokyčiai gamybos technologijoje ir vartotojų poreikių patenkinimas gaminti įvairius gaminius, susidurtų su sunkumais.

2. Požiūris į racionalumą Blau (1955) įrodinėjo, kad tai centralizacijos forma. Jis pabrėžė, kad racionalumas kyla tik iš viršaus ir yra perduodamas pavaldiniams, kad „darbas būtų atliktas“. Tokia tendencija sumažino galimybes individualios autonomijos pasireiškimui bei darbuotojų dalyvavimą priimant sprendimus. Blau pareiškė, kad toks centralizuotas „racionalumas“ sumažino tiek produktyvumą, tiek darbuotojų moralę. Tai taip pat neigiamai veikia naujovių įdiegimą bei atradimus individualiame lygyje.

Kompetencijos (specializacijos) ir griežtos hierarchijos plėtra naudinga bendram organizaciniam tikslui Crozier (1964) įrodė, kad itin specializuoti darbuotojai yra linkę naudoti savo galią ir apdairumą prieš kitus darbuotojus. Rodydami savo galią, tokie „galingi“ darbuotojai sukuria savo „taisykles ir reglamentus“, o ne atlieka darbą pagal jau nustatytas taisykles.

Įdarbinimo santykiai, naudojant biurokratijos kontrolę Edwards (1979) įrodė, kad dėl biurokratijos darbo jėga buvo susijusi su išdėstymu pagal rangus ir stratifikaciją, kuri suskaldo darbo jėgos vienodumą. Geresnė situacija yra užtikrinant darbo tapatumą ir karjerą. Tačiau vienodumo trūkumas sukuria problemas atliekant bendras užduotis. Griežtos taisyklės ir itin aukšti rangai riboja lankstumą ir kūrybiškumą. Darbuotojai yra linkę dėmesį skirti savo karjerai ir darbui, o ne užduočiai ir bendram organizaciniam tikslui. Reikia kolektyvinių veiksmų, norint išvystyti šias savybes, tačiau per daug biurokratijos gali tam trukdyti.

Organizacijų skirstymas į: mechanines ir organines Burns ir Stalker (1961) įrodinėjo, kad per daug biurokratijos riboja organizacijų galimybę reaguoti į besikeičiančias aplinkos sąlygas. Mechaninė organizacijos forma yra griežta, susieta taisyklėmis ir turinti daugiau biurokratinių savybių. Ji mažai keičiasi kartu su besikeičiančiais aplinkos poreikiais, įskaitant klientų reikalavimų pokyčius. Organinė forma gali paversti šias reakcijas išoriniais pokyčiais. Būtent plačiai paplitusi biurokratija apribojo organizacijų galimybę būti labiau organinėmis.

Po biurokratijos simbolizuojamos organizacijos, kurios reaguoja į lanksčios gamybos ir į klientus orientuotos rinkodaros filosofijos programas. Šie organizacijos planų aspektai rodo daugybę sričių, pradedant nuo struktūrinių pokyčių ir baigiant besikeičiančiais organizacijos žmonių vaidmenimis. Clegg (1990) aiškindamas besikeičiančius organizacijų planus panaudojo septynis dimensijas: (1) misija, tikslai, strategijos ir pagrindinės funkcijos; (2) funkcinis pasiskirstymas; (3) koordinavimas ir kontrolė; (4) atsakingumas ir santykių vaidmuo; (5) planavimas ir komunikacijos; (6) darbo ir atlygio ryšys; ir (7) vadovavimas. Šis organizacijų pokytis suprantamas remiantis Clegg, pabrėžiama, kad negali būti staigaus pasikeitimo nuo vienos formos į kitą. Kaip įrodinėjo Mabey ir kiti (2000), tai kas iš tiesų įvyko, tebuvo laipsniškas biurokratijos formos pasikeitimas į tinklų organizacijas. Ketvirtoje lentelėje pateikiamas apibendrintos savybės anksčiau minėtų dimensijų ir jų įtaka valdymo kontrolės ir vadovavimo praktikoje.

4 lentelė. Po biurokratijos reikšmė valdymo kontrolei ir vadovavimui (Wickramasinghe D., Alawattage CH. (2007))

DIMENSIJOS PO BIUROKRATIJOS KONTROLĖ IR VADOVAVIMAS

Misija, tikslai, strategijos ir pagrindinės funkcijos Skleisti visuose lygiuose Platesnės organizacinės užduotys

Funkcinis pasiskirstymas Labiau horizontalūs
ryšiai Horizontalūs ryšiai

Koordinavimo ir kontrolės mechanizmai Paremti darbuotojų įtaka Įgaliojimų suteikimu ir pramonės politika

Atsakomybės ir santykių vaidmuo Išplėtotas komandinio darbo veiklos efektyvumo įvertinimas Komandinis vertinimas

Planavimo būtinybė Paremtas strateginiu vertinimu Strateginės iniciatyvos

Atlygio ir darbo vertinimo sistemos Kolektyvizuotos Kolektyvinės pastangos

Vadovavimo stilius Paremtas pasitikėjimu Pasitikėjimas

Žvelgdami į ketvirtą lentelę, mes galime pamatyti, kad kontrolės ir vadovavimo sistemos po biurokratinėse formose yra labiau demokratinės, įsipareigojusios pasiekti strateginius tikslus, kurie labiau orientuojasi ne į rinkos, bet į kliento supratimą. Tokiame kontekste vadovai vadovaujasi socialiniais ir organizaciniais tinklais, remiantis pasitikėjimo ryšiais. Lentelėje pateikta tipologija, parodo pakitimus tiek organizacijos viduje, tiek tarp organizacinius pokyčių perspektyvas, kuriomis remiantis galima suprasti valdymo kontrolės ir vadovavimo mechanizmų pokyčius.

Daugybė pakitimų atsirado organizacijų vidaus kontrolės sferoje. Pateiksime keturis pagrindinius aspektus: (1) ryšių horizontalumas; (2) informacijos sistemų pervedimas į skaitmeninę formą; (3) žinių ir įgūdžių hibridizacija; ir (4) atsakomybės bei vadovavimo lokalizavimas. Penktoje lentelėje šie aspektai analizuojami detaliau ir pateikiama šio aspekto įtaka vidaus kontrolės sistemai.

5 lentelė. Pagrindiniai vidaus kontrolės pakitimo aspektai ir jų įtaka organizacijos veikloje

Pagrindiniai aspektai Pakitimai ir jų įtaka vidaus kontrolės sistemai

1. Ryšių horizontalumas Ryšių horizontalumas pasireiškia, kada labiau atsižvelgiama į bendradarbiavimą ir kolektyvines pastangas. Vertikalūs ryšiai, atsiradus lanksčiai gamybai ir strateginiams pokyčiams valdymo filosofijoje, pateikdavo tik trukdžius, klaidas ir klientų nepasitenkinimą, todėl horizontalūs ryšiai tapo esminiu, nes:

 Horizontaliose sistemose žmonės turintys skirtingą išsilavinimą ir skirtingas žinias, yra linkę į horizontalius ryšius (Monge ir Fulk, 1995). O kompiuteriu paremtos informacinės technologijos (IT) palengvino žmonių tarpusavio ryšius, suteikdamos galimybę dalintis informacija ir dokumentais.

 Darbuotojai, mąstydami kaip verslininkai, daugiau linkę palaikyti horizontalius ryšius, dėl novatoriškos produkcijos ir paslaugų. Kaip parodė Fulk ir DeSanctis (1995), šie ryšiai ypatingai yra matomi produkto kūrime.

 Tradiciškai, produkto kūrimas ir tolesnis gamybos procesas buvo planuojamas atskirų ekspertų grupių. Po biurokratinėse formose tokia „atskiro planavimo“ funkcija tapo bendra vykdytojų tarpe, taigi ir horizontaliuose ryšiuose.

 Horizontalioje sistemoje individai dirba komandose. Nelaukdami, kol kas nors kitas padarys jų darbą, visi dirba kartu, naudodami paskirtas informacines technologijas.

Aspekto svarba organizacijos vidaus kontrolės sistemai:

 Valdymo kontrolės sistemos negali būti įsakmios ar priverstinės, siekiant užtikrinti komandinį darbą.

 Kad darbuotojų komandos dirbtų vieningai organizacijoje aukščiausieji vadovai labiau vertina komandos darbą, nei kiekvieno darbuotojo atskirai.

 Abernethy ir Lillis (1995) parodė, kad darbuotojo bendradarbiavimo lygis ir tarpusavyje susijusių ryšių stiprumas gali būti nusakomas remiantis suteikiamomis darbo priemonių ir atlygio sistemos tinkamumu.

 Kontrolės ir vadovavimo mechanizmai formuoja tarpusavyje susijusių komandų grupę, kurioje horizontalūs ryšiai yra pagrindas, o veiklos efektyvumas, įvertinimas ir atlygio sistema yra pagrista kolektyvizmu.

2. Informacijos pervedimas į skaitmeninę formą Skaitmeninimas yra susijęs su plačiu kompiuterinių technologijų panaudojimu apdorojant informaciją tiek organizacijos viduje, tiek už jos ribų. Viena iš kompiuterio panaudojimo galimybių – informacijos apie įmonėje vykstančius veiklos procesus gavimas. Šiandiena, kompiuteriu galima kaupti, gauti finansinę, gamybinę informaciją, kuri kartu su iš išorės gauta informacija padeda priimti sprendimus. IS teikia informaciją, reikalingą daugeliui vartotojų. Šios sistemos gali būti apjungiamos vietiniame tinkle, sujungiamos telekomunikacijomis su kitais tinklais. Tai yra tekstų apdorojimo, duomenų bazių, informacijos valdymo, grafikų kūrimo, duomenų perdavimo ir kt. programiniais paketais. Taip pat gali būti naudojamos kitokios programinės įrangos rūšys, atsižvelgiant į vartotojų poreikius. IS diegiamos siekiant pagerinti valdymo, gamybos ir finansų procedūras.

Aspekto svarba organizacijos vidaus kontrolės sistemai:

 Programinės įrangos paketai pateikia vadovams informaciją, kurios dėka jie galėti priimti greitus sprendimus ir imtis greitų veiksmų, o ne laukti tradicinių informacijos procesorių, pavyzdžiui, finansininko apdorotų duomenų.

 Sistema skatina informacijos ir žinių dalinimąsi, horizontalius ryšius ir komandos darbą.

 Sistemos leidžia vadovams kovoti su konkurencija, greitai reaguojant į klientų poreikius.

 Rezultate valdymo kontrolės sistema vienu metu gali būti lanksti, reaguojanti ir veiksni.

3. Žinių ir įgūdžių hibridizacija Įgūdžių formavimas yra labai svarbus valdymo kontrolės sistemos kūrimui. Remiantis komandiniu darbu ir žinių dalinimosi, naudojant informacines ir komunikacines
(ICT), organizacijos iš darbuotojų reikalauja įvairių įgūdžių. Kaip teigia Grimshaw ir kiti (2002), besikeičiančiose organizacijų formose darbuotojai plėtoja savo įgūdžius per savo patirtį sisteminiuose santykiuose, bendruose versluose. Dėl didėjančios konkurencijos, organizacijos yra priverstos ieškoti ir diegti naujas informacines technologijas, tikslu apdoroti kuo didelį kiekį duomenų per kuo trumpesnį laiką, siekiant gauti informaciją. Vykstant pokyčiams organizacijos viduje, darbuotojai taip pat yra priversti keistis, siekti naujų žinių. Kaip seniau apskaitininkai buvo pripratę prie nusistovėjusios darbų atlikimo tvarkos, tokios kaip įrašų saugojimo, periodinių ataskaitų ruošimo ir jų pateikimo vadovams, tačiau organizacijoms pradėjus naudoti apskaitos paketus, tokių sandorių apdorojimui paliko mažai darbo apskaitininkams. IS dėka, didėjant informacijos srautui, atsirado naujas „hibridinis apskaitininko“ tipas, kuri yra tarp finansų ir gamybos funkcijų. Šie „hibridiniai apskaitininkai“ apdoroja strateginę ir operacinę informaciją, kurios reikia verslo vadovams. Kad viską atliktų tinkamai, „hibridiniai apskaitiniai“ turi gerai išmanyti produkciją ir rinkas, bendraudami su verslo vadovais. Tai reiškia, kad tobulėjant technologijoms darbuotojai turi turėti žinių tarpdisciplininėse srityse, siekiant geriau suprasti ir valdyti procesus. Todėl darbuotojai yra priversti tobulinti savo žinias ne tik vienoje siauroje srityje.

Šiuo metu Jūs matote 32% šio straipsnio.
Matomi 1593 žodžiai iš 4993 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.