VIEŠŲJŲ INSTITUCIJŲ TEORIJA IR ELGSENA
Formalios ir neformalios organizacijos. Organizacija – tai du ar daugiau žmonių, dirbančių tam tikroje struktūroje ir siekiančių iš anksto numatytų tikslų. Organizacijos skirstomos į formalias ir neformalias. Formali organizacija iš esmės ir apibūdinama, kai dviejų ar daugiau asmenų veikla sąmoningai koordinuojama siekiant nustatyto tikslo. Formali organizacija atsiranda, kai žmonės nori bendrauti vieni su kitais, nori veikti ir dalytis bendru siekiu. Kuo labiau formalizuota organizacijos veikla, tuo aiškiau žinomos ribos tų veiksmų, už kuriuos žmonės atsakingi. Formalios organizacijos darbuotojai kontroliuojami, raštu nustačius organizacijos politiką ir procedūras, raštu perduodama informacija, kontroliuojamas užduočių vykdymas. Sudaryta taisyklių sistema padeda kontroliuoti darbą ir koordinuoti veiksmus, gana tiksliai numatyti darbo rezultatus. Pagrindinis formalių organizacijų trūkumas tas, kad dirbant dinamiškoje, kintančioje aplinkoje, joms sunkiau atsinaujinti ir prisitaikyti. Neformaliomis organizacijomis vadinamos tokios organizacijos, kurios neturi formalios organizacinės struktūros. Organizacijos idėjas ir nuostatas formuoja mažos grupės, dirbančios kartu. Biurokratinė organizacija -Tai organizacija, sudaryta ilgalaikėms administracinėms užduotims atlikti. Jose dirba didelis darbuotojų skaičius, kurių veikla koordinuojama pagal tam tikrą nustatytą sistemą. Biurokratinės organizacijos pasižymi tuo, kad jose yra aiškiai apibrėžta valdžios sistema, griežtai laikomasi nustatytų taisyklių, darbo pasidalijimas grindžiamas funkcine specializacija. Pagrindinis biurokratinės organizacijos trūkumas yra toks, kad tokios organizacijos lėtai perima naujas technologijas. Viešojo administravimo organizacijų modeliai ir veiklos ypatumai.Tradicinis viešasis administravimas. Iš esmės jis pagrįstas griežta biurokratijos hierarchine struktūra. Toks modelis sukurtas per pirmuosius du XX a. dešimtmečius. 1980 metais šis modelis smarkiai kito, nes tapo nelankstus, biurokratinis, daugiausia dėmesio buvo skiriama ne rezultatų, o valdymo proceso analizei, standartinėms procedūroms. Tačiau tradicinis viešojo administravimo modelis dar tebeegzistuoja daugelyje šalių, taip pat ir Lietuvoje, todėl būtina žinoti šio modelio esmę. Šio, t.y. tradicinio viešojo administravimo modelio teorinis pagrindas yra M.Vėberio biurokratijos teorija. Jis apibrėžė šešis modernios biurokratijos sistemos principus:Griežtai nustatytos ir juridiškai įteisintos veiklos sritys – jos tvarkomos remiantis administracinėmis nuostatomis. Hierarchija numato griežtą subordinaciją ir kontrolę. Įstaiga valdoma remiantis iš anksto parengtais dokumentais. Biurokratija atskiria oficialią veiklą nuo privataus gyvenimo. Pinigai ir kitas turtas atskirti nuo privačios pareigūnų nuosavybės. Įstaiga valdoma šiuolaikiškais metodais, nuolat keliama darbuotojų kvalifikacija. Plati organizacijos veikla reikalauja iš valstybės tarnautojų visiškai atsiduoti darbui. Vadyba pagrįsta bendromis tvirtomis taisyklėmis. Remiantis šia teorija, valstybės tarnautojai didžiuojasi savo profesija ir turimomis pareigomis, Tradicinis viešojo administravimo modelis nustato griežtus politikų ir administratorių santykius, t.y. jų veikla turi būti savarankiška, užduotys skirtingos. Administraciniai klausimai nėra politiniai klausimai. Politikai nustato tik administravimo teorines užduotis, pavyzdžiui, bendrus valstybės planus, o administravimas yra detalus tų planų vykdymas. Vykdant šiuos planus, politikai jau negali kištis į administravimo institucijų veiklą, ar šiomis institucijomis manipuliuoti. Politikai dirba savo darbą, administratoriai – savo. Viešųjų organizacijų struktūrų formavimo šiuolaikinės tendencijos Tiriant organizacijų struktūras, pagrindinis dėmesys skiriamas tokiems elementams: organizacijos hierarchija; centralizacija ir decentralizacija; vadovavimo linijos; organizacinių padalinių formavimas ir jų koordinavimas; organizacijos struktūrų priderinimas prie aplinkos bei prie organizacijos atliekamų funkcijų. Pasiaiškinkime, iš kur atsirado tokie organizacijos struktūros elementai. Pirmiausia buvo prisimintas hierarchinis kariuomenės ir katalikų bažnyčios modelis (apie 1939). Čia išskiriami 4 pagrindiniai principai: Koordinavimas per vieningą valdymą, t.y. tvirtos vadovybės svarba. Vertikalus įvairių organizacijos lygių suskirstymas, pavyzdžiui, kariuomenėje yra esminis skirtumas tarp generolo ir eilinio. Funkcinis principas, susistemintos funkcijos reiškė horizontalų darbo pasidalijimą. Linijinių pareigybių ir personalo tarnybų. valdymo ypatumai. Linijinės tarnybos tiesiogiai pavaldžios vadovui, o personalo tarnybos yra tik vadovo konsultacinės tarnybos ir negali turėti jokios valdžios linijinėms tarnyboms. Organizacijų struktūrų kaitą lėmė socialinių mokslų laimėjimai ir kilęs judėjimas, pagrįstas viešojo ir privataus valdymo bendrumo idėja. Apie 1957 metus atsirado racionalusis administravimo modelis, susijęs su žmogaus elgesiu organizacijos struktūroje. Teigiama, kad organizacijos pagrindas yra racionalumas. Kadangi individai gali pasiekti tik ribotą racionalumo lygį, jie buriasi į organizacijas, kad galėtų veiksmingai tvarkytis juos supančiame pasaulyje. Tai ribota racionalumo samprata,
susijusi su paklusnumu bei individo elgesio ribojimu. Racionalųjį modelį keitė naujasis viešasis administravimas, atsiradęs 1968 metais. Ši teorija grindžiama humanistiniu principu. Jos centre buvo socialinės lygybės sąvoka ir su ja susijęs teisingumas skirstant socialines ir politines vertybes. Naujojo viešojo administravimo teorija pabrėžė dalyvavimo vertybę, t.y. priimant sprendimus turi teisę dalyvauti ir žemesnio lygio darbuotojai. Taip buvo artėjama prie šiuolaikinių organizacijų struktūrų formavimo problemų: kokios turi būti svarbiausios organizacijos vertybės, kokie turi būti ryšiai su išorės klientais ir kitais dalyviais, kokios taikomos veiklos koordinavimo bei lyderiavimo priemonės. Vadovaujantis šiais principais kūrėsi viešojo administravimo institucijų struktūros. Bet kurios organizacijos struktūrą pirmiausia lemia tos organizacijos funkcijos ir tikslai. Su tuo siejami ir įgaliojimų bei pareigų pasiskirstymas tarp organizacijos padalinių ir tarnautojų. Organizacijos struktūra apibrėžia ir tarnautojo atsakomybę priimti sprendimus bei jo atsakomybę. Viešojo administravimo organizacijos struktūrą lemia teisinė bei politinė aplinka. Šios aplinkos įtaka didele dalimi priklauso nuo organizacijos paskirties, ir todėl vienais atvejais įstaigų statutai ar veiklos nuostatai rengiami taip, kad būtų kuo mažesnė politinė įtaka, o kitais atvejais priešingai – politinei įtakai paliekama gana daug erdvės. Dažniausiai laikomasi klasikinių organizacinių struktūrų formavimo principų, ty. Organizacija turi būti stabilios struktūros, joje turi būti konkretus įgaliojimų bei darbo pasidalijimas, užtikrinama vientisa vadovavimo bei užduočių vykdymo sistema. Šis organizacijos modelis iki šiol vyrauja viešojo administravimo įstaigose, tačiau pastaraisiais dešimtmečiais vis labiau imama akcentuoti naujų organizacinių modelių svarba, kurią sąlygoja situacija, kai reikia prisitaikyti prie kintančios aplinkos. Todėl organizacijų struktūra paprastai skirstoma į tradicinę ir šiuolaikinę. Trumpai apibūdinkime šiuolaikines organizacijų struktūrų formavimo tendencijas. Svarbiausias organizacijų formavimo metodas paremtas nuostata, kad struktūros turi būti pritaikytos arba prisitaikytų prie vidinių ir išorinių įstaigos veiklos sąlygų. Šis metodas vadinamas organizacijų projektavimas. Šiuo metodu stengiamasi pakeisti hierarchijos principą ir skatinama efektyvesnė administravimo praktika. Kita svarbi aplinkybė organizacijos technologinis procesas. Jis apima visas organizacijoje atliekamas procedūra bei naudojamas organizacines priemones. Trečia aplinkybė – organizacijos aplinkos sąlygos, t.y. išorinių ryšių sistema, formuojama politika, rinkėjų bei interesų grupės, klientai. Šiuolaikinių organizacijų struktūrų formavimo esminis bruožas yra tai, kad vis labiau pabrėžiamos komunikacinės bei informacijos apdorojimo sistemos. Tai grindžiama tuo, kad tinkamas reagavimas į aplinkos pokyčius bei sėkmingas užduočių įgyvendinimas įmanomas tik remiantis nauja patikima informacija. Organizacijos, kuriose šie bruožai išryškėja, vadinamos adaptyviomis organizacijomis arba save ugdančiomis organizacijomis. Šių organizacijų esmė yra ta, kad jų organizacinės struktūros ir technologijos turi nuolat tobulėti, reaguojant į aplinkos sąlygas, pagrindiniai bruožai: Pripažįsta klaidas, t.y. nekaltina kitų dėl veiklos nesėkmių, o ieško būdų padėčiai pataisyti: koreguoja programas, daro struktūrinių pakeitimų. Teikia pirmenybę vietiniam patyrimui ir technologijoms, t.y. analizuoja savas technologijas, supranta jų privalumus bei ribotumus, ir tuo remdamiesi toliau jas tobulina. Sieja žinias su veikla, t.y. programų bei projektų įgyvendinimo grupėse turi dirbti ir žmonių, tas programas sudariusių. Organizacijų kaita ir vystymasis. Kaita ir vystymasis yra nuolatinė organizacijų būsena. Daugeliu atvejų tai siejasi su organizacijų augimu, o krizių atvejais ir su organizacijų žlugimu. Organizacijų kaita būna tikslinga ir neplanuota. Tikslinga organizacijų kaita Tai sistemingos pastangos perprojektuoti organizaciją tokiu būdu, kuris padėtų prisitaikyti prie išorinės aplinkos pasikeitimų. Siekiant sėkmingai įgyvendinti tą tikslą, reikia numatyti kaitos kelius ir laukiamus rezultatus. Būtina kontroliuoti bei esant reikalui koreguoti tos kaitos eigą ir tikslus. Organizacijos vystymas paremtas pačios organizacijos patirtimi. Svarbus faktorius ir organizacijos kultūra, t.y. vertybių sistema, kuria vadovaujasi organizacija ir kuri yra pripažįstama organizacijos narių. Šią kaitą stabdo politinė ir teisinė aplinka, visuomenės dalyvavimas šių įstaigų veikloje. Vis tiktai pastaraisiais dešimtmečiais pastebima ir viešųjų institucijų tikslinga kaita organizacijų kultūros plėtros, technologinio proceso tobulinimo bei informacijos teikimo požiūriu. Neplanuotą viešojo administravimo organizacijų kaitą sąlygoja nuolatinė ir dažnai sunkiai prognozuojama politinės, ekonominės ir socialinės aplinkos kaita. Pavyzdžiui, po rinkimų pasikeitus politinei orientacijai, įstaigai ima vadovauti naujas išrinktas ar paskirtas vadovas. Kartais neplanuota organizacijų kaita gali būti susijusi ir su tarptautinių santykių raida. Neplanuotą kaitą organizacijos išgyvena sunkiau negu planuotą, nes čia konfliktai kyla
iš pačios organizacijos, o dėl priimtų sprendimų aukštesnės hierarchijos organizacijoje. Sprendžiant tokio pobūdžio konfliktus labai svarbi organizacijos vadovų pozicija, kaip jie sugeba derinti pritariančių ir nepritariančių kaitai organizacijos narių interesus. Organizacijų kaita ir informacinės visuomenės vystymas XX a. paskutinįjį dešimtmetį pradėta kalbėti apie antros kartos informacines sistemas. Šios kartos informacinių sistemų pagrindas yra grupinės infrastruktūros. Jos skirtos bendram grupės žmonių darbui organizacijoje. Naudojantis šia sistema, galima keistis informacija, koordinuoti darbus, naudoti bendrus duomenis, tikrinti atskirų darbų atlikimo grafikus, vykdyti jų apskaitą ir t.t. Visi organizacijos darbuotojai yra bendros veiklos procesų dalyviai. Jie priima sprendimus ir juos realizuoja komunikuodami, bendradarbiaudami ir koordinuodami savo veiksmus. Ši situacija yra susijusi su dviem dalykais: darbuotojų kompiuteriniu raštingumu ir šiuo metu taikomomis valdymo informacijos sistemomis.