VGTU
VADYBOS KATEDRA
MAGISTRANTŪROS STUDIJŲ KURSINIS PROJEKTAS
VADYBINĖS VEIKLOS PROGRAMA
INFORMACINIŲ SISTEMŲ PANAUDOJIMAS VERSLO ORGANIZACIJOSE
VILNIUS
1999
TURINYS
Įvadas 4psl.
Probleminė dalis 6psl.
Teorinė dalis 12psl.
Programinė dalis 18psl.
Tyrimų dalis 22psl.
Išvados ir pasiūlymai 24psl.
Literatūra 26psl.
ĮVADAS
Šiame kursiniame projekte bandysiu panagrinėti, kaip informacinės sistemos veikia verslo organizacijose, o konkrečiai – jų efektyvumo problemas gamybos procese.
Dabartinę visuomenę galima apibūdinti kaip pereinamąją iš industrinės į informacinę visuomenę. Tam tikru požiūriu tai reiškia, kad tai, ką žmonės sukuria daugiau yra susiję su informacija ir žiniomis, negu su fizine verte. Gaminiuose, paslaugose didėja informacijos kiekis, t.y. didėja lygis iki kurio produkcijos ar paslaugos vertę sudaro informacija. Visoms, be išimties įmonėms svarbu patenkinti klientų poreikius ir rinką kuo mažesnėmis sąnaudomis ir tuo pačiu metu gauti kuo didesnias pajamas. Šį tikslą pasiekti padeda įmonės darbo optimizavimas ir kontrolė, pritaikant informacines sistemas. Tiktai optimalus informacinių sistemų naudojimas įmonei duoda apčiuopiamus teigiamus rezultatus, todel šiame darbe ir norėčiau panagrinėti informacinių sitemų darbo optimizavimą ir efektyvų jų panaudojimą visoje prekės arba paslaugos gamybos eigoje.
Objekto įvadinimas
Mūsų nagrinėjamas objektas yra informacijos sistemos (IS). Jos neturi universalaus apibrėžimo, nes jų turinys ir netgi esmė pastoviai keičiasi. Tai priklauso nuo epochos ir pačios technologijos ar technologijų sudedamųjų dalių. Kadangi čia nagrinėjamas šiuolaikinių IS efektyvumas verslo procesuose ir veiklose, tai naudosime sekantį apibrėžimą: ‘įvairių rūšių informacijos rinkimas, apdorojimas, laikymas ir skleidimas, naudojant mikroelektronines skaičiavimo ir telekomunikacijų priemones’. Matome, kad IS yra neatskiriama nuo ją sudarančios technikos ir tai netgi apsprendžia jos pobūdį. Čia mes akcentuosime kompiuterizuotas duomenų apdorojimo ir perdavimo sistemas, nes praktikoje tai jau tapo tradicija. Tačiau pati technika savaime dar nėra technologija. Dabartinės informacinės sistemos įvaizdį galima sieti su personaliniu kompiuteriu, o jis tėra tik metalo ir plastiko konstrukcija, kol su juo nėra sujungiamos kažkokios idėjos ir tam tikri sugebėjimai. Taigi, minėtąsias kompiuterines sistemas galima laikyti technologijomis, kuomet jos tiesiogiai susiejamos su informaciniais tikslais, problemomis ir poreikiais. Informacijos sistemų kūrėjai privalo visiškai būti susipažinę su verslu, kuriam jie kuria sistemas ir atsižvelgti į vartotojų reikalavimus. Apibendrinant galima būtų pasakyti, kad IS susideda iš kompiuterinės technikos, programinės įrangos ir koncepcijos.
Šiame kursiniame projekte bandysiu panagrinėti gamybos (plačiaja prasme) procesą, aprašyti kiekvieną to proceso fazę, nurodant informacinių sistemų panaudojimo galimybes. Išanalizavęs informaciją bei žinias apie IS panaudojimo verslo įmonėse galimybes, paminėsiu problemas su kuriomis susiduria modernios verso įmonės, kurias tikslinga toliau analizuoti.
PROBLEMINĖ DALIS
Kuomet nagrinėjama IS vieta verslo organizacijose, tai reikėtų paminėti aplinką kurioje jos funkcionuoja. Organizacijos informacijos sistemą yra ne kas kita, kaip žmonių, darbo įgūdžių, informacijos ir informacijos technologijų kombinacija. Todėl daugumoje šaltinių, kalbant apie informacinių technologijų efektyvumą verslo procesuose, kartu kalbama apie platesnį junginį – strategines informacijos sistemas. Priežastys, dėl kurių korporacijos informacijos sistemoms ir technologijoms priskyrė strateginę reikšmę:
· Kompiuteri¸ naudojimo ásitvirtinimas praktikoje (didëjantys kompiuteri¸ sugebëjimai ir pasitikëjimas jais).
· Koncepcijos apie informacijà ir informacijos technologijas pasikeitimas (tai pradëta traktuoti kaip strateginius resursus).
· Sëkming¸ pritaikym¸ árodymai.
· Informacijos sistem¸ ir technologij¸ paplitimas (komercinës programinës árangos bumas).
· Intensyvi ir globali konkurencija (globalus kaðt¸ spaudimas).
Strateginės informacijos sistemos (SIS) yra informacijos sistemos, kurios kažkokiam verslo vienetui turi sukurti arba palaikyti konkurencinį pranašumą. Tam tikslui SIS gali keisti tikslus, operacijas, produkciją, paslaugas ir netgi organizacijų struktūrą.
Tam, kad, naudojant informacijŕ, sukurti vertć (čia kalbama apie informacijŕ ne tik kaip apie resursŕ, bet kaip ir apie visa apimančiŕ terpć bei procesą), reikia sukurti ir įgyvendinti efektyvią jos panaudojimo sistemą. Čia reikėtų atskirti efektyvumo ir produktyvumo (angl. – effectiveness ir efficiency) sąvokas. Efektyvumas reiškia teisingą veiklą, t.y. norimų rezultatų pasiekimą. Produktyvumas apibūdina ekonomiškumą sąnaudų atžvilgiu, kuomet vyksta kokia nors gamyba. Tokiu būdu atsiranda galimybė, kad organizacija sugebės produktyviai gaminti blogą ar netinkamą produkciją, tačiau tuomet ji nebus efektyvi. Geri vadybininkai turi nuspręsti kas turi būti padaryta, prieš svarstant kaip tai turėtų būti atlikta. Tas pats
atsitinka ir su informacinių sistemų naudojimu kokios nors vertės kūrime. Informacinių sistemų integravimas bet kokiu atveju daro kokią nors įtaką – keičia darbo pobūdį, personalo sudėtį ir netgi visos organizacijos struktūrą. Žinoma, su ta sąlyga, kad integravimas vyksta. Tačiau šito poveikio apimtis dar nenulemia jo efektyvumo ir tai yra pagrindinė problema, su kuria susiduriama į bet kokį verslo procesą integruojant informacines sistemas.
Dabar pabandysiu atskleisti bet kokios kompanijos tikslus ir problemas, susijusias su gamybos procesu ir informacijos technologijomis. Kad pasiekti konkurencinį pranašumą, kompanijos dažniausiai renkasi vieną iš sekančių veikimo būdų:
· vadovavimàsi „þem¸ kaðt¸“ metodu – èia sekama kaðt¸ pozicija – jos santykis su konkurentais vertës grandinës iðlaid¸ atþvilgiu;
· „produkcijos diferenciacijos“ metodas – kompanijos sugebëjimas diferencijuoti savo struktûrà ar veiklà atspindi kiekvienos vertës kûrimo grandies ánaðà, siekiant patenkinti pirkëjo poreikius. Èia daugumà veikl¸, ne tik fizin¿ produkcijà ar paslaugas, siekiama diferencijuoti. Tai pasireiðkia kaip papildomos vertës ar koki¸ nors nauj¸ bruoþ¸ suteikimas;
· rinkos specializavimu siekiama koncentruotis ties tam tikromis rinkomis arba jose ieðkoma koki¸ nors nið¸.
Kiekviena iš gamybos grandžių susideda iš dviejų – fizinio ir informacijos apdorojimo komponentų. Fizinis komponentas susideda iš užduočių, reikalingų veiklos atlikimui. Informacinis komponentas apima žingsnius, kuriais renkami, apdorojami ir perduodami duomenys, reikalingi tos veiklos atlikimui. Kiekviena iš gamybos grandžių naudoja ir kartu kuria tam tikros rūšies informaciją. Matome, kad toks požiūris informaciją traktuoja kaip vienŕ iđ resursų, o IS yra reikalingos, kad galima būtų su ja operuoti. Tačiau jos vystosi greičiau už fizinio apdorojimo technologijas ir tai kompanijas verčia labiau tyrinėti savo galimybes, kad IS galėtų pritapti ir efektyviai funkcionuoti visose devyniuose vertės kūrimo etapuose ir lygiuose.
Papildomos informacijos tiekimas gali diferencijuoti firmos produkciją, pavyzdžiui pirkėjų konsultavimo linijos įrengimas realiai padidina produkcijos vertę, jei kiti tos sferos gamintojai panašių paslaugų nesiūlo. Tai tik vienas pavyzdys, tačiau tendencija yra ta, jog produkcijoje didėja informacinio elemento kiekis. Minėtame pavyzdyje tai vyksta tiesiogiai ar netgi fiziškai.
Informacinių sistemų vaidmuo ir svarba skiriasi priklausomai ir nuo kompanijos veiklos srities, pavyzdžiui bankininkystė arba draudimo verslas informaciją naudoja intensyviai. Tačiau cemento gamyba reikalauja mažesnio informacijos valdymo. Žinoma, čia skiriasi ir pačios informacijos pobūdis bei jos technologijos.
Informacinių sistemų paplitimas daro įtaką ne tik gamybos technologiniam procesui, bet ir visam įmonės konkurentabilumui. Žinoma, kad informacinė revoliucija veikia konkurenciją trimis būdais:
1) keièia pramonës struktûrà ir konkurencijos taisykles;
2) kompanijoms suteikia naujas konkurent¸ aplenkimo sritis, bûdus ir galimybes;
3) sudaro prielaidas atsirasti daugybei nauj¸ verslo rûði¸.
Čia reikia išskirti penkias konkurencines jėgas, kurios veikia bet kurio verslo pelningumą:
1) pirkëj¸ galia;
2) tiekëj¸ galia;
3) nauj¸ konkurent¸ (debiutant¸) grësmë;
4) galim¸ pakaital¸ (alternatyva firmos gaminamai produkcijai) grësmë;
5) varþymasis tarp esanèi¸ konkurent¸.
Vadybininkams tenka spręsti tris klausimus: kaip kiekviena iš šių jėgų yra nukreipta prieš jų firmą, kaip jas galima kontroliuoti arba paveikti ir kaip panaudoti informacijos sistemas, nes dabar jų panaudojimas įgyja strateginę ir netgi lemiamą reikšmę. Literatūroje yra pateikiami penki žingsniai, kuriuos reikia įvykdyti, norint sėkmingai konkuruoti informacijos amžiuje:
1. Ávertinti informacijos intensyvumà. Potencialiai didelis informacijos intensyvumas gamybos grandinëje tikëtinas tada, jei, pavyzdþiui: kompanija tiesiogiai susijusi su labai daug tiekëj¸ ar uþsakov¸; produkto pardavimui reikalingas didelis informacijos kiekis; gaminama daug ávairi¸ rûði¸ produkt¸, ir t.t. Potencialiai didelis informacijos intensyvumas gali bûti ir paèioje produkcijoje, toks atvejis bût¸, jei produktas yra grynai informacinis arba jei jo gamybà ið esmës sudaro informacijos apdorojimas.
2. Nustatyti informacijos technologij¸ vaidmená paèioje pramonës struktûroje. Èia reikia isiaiðkinti kaip IS gali paveikti kiekvienà ið penki¸ konkurencini¸ jëg¸, jei tai ið viso yra ámanoma, ir galimà j¸ (IS) átakà pramonës riboms.
3. Identifikuoti ir klasifikuoti bûdus, kuriais IS gali sukurti konkurenciná pranaðumà. Èia reikia stebëti informacijos technologij¸ efektus gamybos grandims, visai gamybai ir ryðiams tarp jos grandþi¸. Tuomet reikia kruopðèiai iðtirti tas veiklas kurioms reikia dideli¸ kaðt¸, arba tas kurios yra kritiðkai svarbios produkcijos iðdiferencijavimui. Tai pat reikia nagrinëti tas grandis, kurios turi kokius nors svarbius ryðius su kitomis. Pavyzdþiui, korporatyvinë infrastruktûra átakoja ir iðlaiko vis¸ kit¸ grandþi¸ vientisumà ir funkcionavimà. Reikia þiûrëti ir kaip IS gali keisti konkurencin¿ erdv¿. Yra kitos tyrim¸ kryptys, pavyzdþiui galima nagrinëti galimybes, ar galima prie produkto tiesiogiai
pridëti daugiau informacijos, galbût produktas gali bûti parduotas naujiems pirkëjams (to siekiant per IS veiksmingumà marketinge), o galbût, naudojant IS, galima sukurti naujus produktus. Nors daþniausiai tai bûna kokios nors paslaugos, kuriomis siekiama padidinti esamos produkcijos konkurentabilumà.