Asmens dokumentu rengimo ir iforminimo ypatumai
5 (100%) 1 vote

Asmens dokumentu rengimo ir iforminimo ypatumai

11213141

TURINYS

ĮVADAS 3

I. TEORINĖ DALIS 4

1.1. Dokumentas 4

1.2. Bendrieji Dokumentų įforminimo reikalavimai 4

1.3. Dokumentų rekvizitai 5

1.4. Dokumentų skirstymas 5

II. ASMENS DOKUMENTAI 6

2.1. Prašymas 6

2.2. Įgaliojimas 7

2.3. Gyvenimo aprašymas (CV) 8

2.4. Motyvacinis laiškas 10

2.5. Tarnybinis pranešimas 10

2.6. Skundas 11

2.7. Charakteristika 12

2.8. Rekomendacija 13

III. PRAKTINĖ DALIS. ASMENS DOKUMENTŲ RENGIMO IR ĮFORMINIMO ANALIZĖ 15

IŠVADOS 19

LITERATŪROS SĄRAŠAS 20

PRIEDAI…………………………………………………………………………………………………………………………..21

ĮVADAS

Kursinio darbo tema – „Asmens dokumentų rengimo ir įforminimo ypatumai.

Ši tema aktuali kiekvienam, rašančiam kokios nors rūšies dokumentą, pvz.: prašymas, gyvenimo aprašymas, skundas ir kt. Norint gerai parašyti dokumentą reikia žinoti raštvedybos taisyklių reikalavimus.

Šiuo kursiniu darbu ir norima atskleisti raštvedybos reikalavimus, rašant asmens dokumentus, kad žmogus žinotų pagrindinius reikalavimus, rašydamas dokumentą.

Darbo tikslas – atskleisti asmens dokumentų rengimo ir įforminimo ypatumus.

Darbo uždaviniai:

1. Supažindinti su, dažniausiai rašomų asmens dokumentų, rengimo ir įforminimo

reikalavimais.

2. Pateikti dokumentų pavyzdžių.

3. Išanalizuoti dažniausiai daromas klaidas.

Pagrindiniai informacijos šaltiniai, kuriais remiantis atliktas darbas: Dokumentų

rengimo ir įforminimo taisyklės. Patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19; žurnalas – „Vadovo pasaulis“; internetas ir kt.

Darbo metodai:

1. Informacijos rinkimas.

2. Dėstytojo konsultacija.

3. Literatūros analizė.

I. TEORINĖ DALIS

1.1. Dokumentas

Dokumentas – informacinės aplinkos produktas. Jis susijęs su visuomenės gyvenimu ir

yra pagrindinė organizacijų veiklos priemonė. Dokumentuose fiksuojami ir realizuojami valdymo sprendimai. Be to, tai žmonijos patirtis, žinios, saugomos ir perduodamos iš kartos į kartą.

Dažniausiai dokumentas apibūdinamas kaip materialioje laikmenoje užfiksuota informacija su rekvizitais, pagal kuriuos ją (informaciją) galima identifikuoti.

Šiuolaikinių organizacijų veiklai dokumentuoti sukurtos dokumentų sistemos. Dokumentai į sistemas skirstomi pagal šiuos požymius: veiklos sritį, kilmę, paskirtį, rūšį, įforminimo reikalavimus. Dokumentų sistemos specifika iš esmės priklauso nuo tos visuomeninės funkcijos, kurią atlikti ji sukurta. Ypatinga reikšmė teikiama organizaciniams, tvarkomiesiems ir informaciniams dokumentams. Šie dokumentai universalūs, rengiami visose organizacijose. Jais vykdoma bendra funkcija, t.y. valdymo proceso organizavimas. Pavyzdžiui, įstaigų organizacinė veikla fiksuojama nuostatose, įstatuose, taisyklėse.

1.2. Bendrieji Dokumentų įforminimo reikalavimai

Dokumentai įforminami tokių formatų, pagal LST EN 20216:2001 ir ISO 353:1975

Standartus, popieriaus lapuose: A4 (210x297mm), A5 (148x210mm) ir A4 L (210x297mm), A5 L (148x210mm).

Dokumentai įforminami paliekant tokio pločio paraštes: kairioji – 30 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė – 20 mm, apatinė – ne mažesnė kaip 20 mm.

Dokumentai spausdinami tik vienoje lapo pusėje, išskyrus taisyklėse ir kituose teisės aktuose numatytas žymas ar nuorodas, rašomas antroje lapo pusėje.

Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas antrasis ir tolesni lapai. Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnių.

Dokumentai rašomi laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisinės terminijos.

1.3. Dokumentų rekvizitai

Dokumentų rengimo ir įforminimo rekvizitai yra:

1. Herbas arba prekių ženklas.

2. Dokumento sudarytojo pavadinimas.

3. Įstaigos duomenys.

4. Specialioji žyma.

5. Priedo žyma.

6. Dokumentų gavimo registracijos žyma.

7. Dokumento pavadinimas.

8. Dokumento data.

9. Dokumento registracijos numeris.

10. Gauto dokumento nuoroda.

11. Dokumento sudarymo vieta.

12. Adresatas.

13. Rezoliucija.

14. Dokumento tvirtinimo žyma.

15. Dokumento tekstas.

16. Parašas.

17. Dokumento suderinimo žyma.

18. Vizos.

19. Supažindinimo žyma.

20. Rengėjo nuoroda.

21. Dokumento paieškos nuoroda.

22. Kopijos tikrumo žyma.

1.4. Dokumentų skirstymas

Lietuvos raštvedybos standartas LST 6.1-91 reglamentuoja organizacinius tvarkomuosius dokumentus (OTD), naudojamus Lietuvos valstybinės valdžios, valdymo įstaigose bei privačiose įmonėse.

Įforminant pagal šį standartą, visi dokumentai suvienodinami formos ir turinio atžvilgiu. Pagal tai visi dokumentai įstaigose skirstomi į dvi grupes:

1. Asmens dokumentai.

2. Oficialieji – tarnybiniai dokumentai.

Asmens dokumentai – asmens vardu rašomi dokumentai, įforminami ne blanke, bet

pagal raštvedybos reikalavimus.

Oficialieji – tarnybiniai pagal veiklos sritis skirstomi į unifikuotų dokumentų sistemas (unifikuoti dokumentai – tai suvienodinti dokumentai savo forma bei turiniu, pvz. banko čekis, mokyklos diplomas). Dažniausios įstaigoje yra planavimo, buhalterinės apskaitos, statistikos, materialinio tiekimo ir organizacinių tvarkomųjų dokumentų sistemos.
Pastaroji sistema skirta valdymo veiklai fiksuoti, todėl įstaigų raštvedyba iš esmės apima tik organizacinius tvarkomuosius dokumentus. Kitų sistemų dokumentai rašomi ir įforminami pagal jiems skirtus reikalavimus. Raštvedyba reguliuoja šių sistemų tik bendruosius tvarkymo, saugojimo, atidavimo į archyvą bei nurašymo principus. Organizacinių tvarkomųjų dokumentų sistema (OTD) apima tris pagrindinių dokumentų grupes:

1. Organizaciniai dokumentai – tai dokumentai, kuriais darbas įstaigoje

organizuojamas tam tikra tvarka (įstatai, instrukcijos, nuostatai, nomenklatūros, taisyklės).

2. Tvarkomieji dokumentai – tai įstaigos valdymo veiklą išreiškiantys dokumentai

(įsakymai, įstatymai, nutarimai, potvarkiai, pavedimai, sprendimai, sutartys ir kt.).

3. Informaciniai dokumentai – tai tokie dokumentai, kurie fiksuoja, patvirtina faktus,

įvykius arba suteikia informaciją (aktai, pažymėjimai, protokolai, raštai, apyrašai, pažymos ir kt.). informaciniams dokumentams priklauso ir dalykiniai laiškai (pasiteiravimo, raginimo, rekomendaciniai, padėkos laiškai ir atsakymai į juos, prašymai pareiškimai, skundai ir kt.).

Informacinių dokumentų grupei priskiriami ir asmens dokumentai, kurie įforminami ne

įstaigos blankuose (prašymas, gyvenimo aprašymas ir kt.).

II. ASMENS DOKUMENTAI

Asmens dokumentai – tai asmens vardu rašomi dokumentai, kurie įforminami ne blanke (baltame lape), bet pagal raštvedybos reikalavimus. Asmens dokumentai gali būti prašymas, skundas, gyvenimo aprašymas, įgaliojimas, tarnybinis pranešimas, motyvacinis laiškas.

2.1. Prašymas

Prašymas – įstaigai ar vadovui skirtas raštas, kuriuo ko nors prašoma ar pageidaujama.

Prašymą dažniausiai rašo vienas asmuo, bet gali rašyti ir asmenų grupė. Prašymas turi turėti antraštinę dalį, tekstą ir parašą. Teksto pabaigoje gali būti priedų sąrašas.

Rašant prašymą savo įstaigai, didžiosiomis raidėmis vardininko linksniu nurodomas visas įstaigos pavadinimas, prašančiojo pareigos, vardas ir pavardė.

Rašant prašymą kitai įstaigai, pirmiausia didžiosiomis raidėmis vardininko linksniu rašomas prašančiojo vardas ir pavardė, apačioje – asmens kodas, gyvenamosios vietos adresas ir telefonas.

Prašymas gali būti adresuojamas įstaigai, jos padaliniui ar vadovui. Adresato pavadinimas rašomas po dokumento sudarytojo žyma lapo kairėje pusėje naudininko linksniu. Adresuojant vadovui, gali būti rašomos tik pareigos. Pareigų pavadinimą gali rašyti didžiąja raide. Jei rašomos pareigos, vardas (vardo raidė) ir pavardė, pareigų pavadinimas rašomas mažąja raide.

Pavadinimą (PRAŠYMAS) ir antraštė (DĖL…) rekomenduojama rašyti po adresato žyma lapo viduryje didžiosiomis paryškintomis raidėmis.

Po antrašte lapo viduryje rašoma data, pvz.: 2000-00-00, o po data – vietovės pavadinimas, pvz.: Šiauliai.

Prašymo tekstas paprastai pradedamas veiksmažodžiais: Prašau, Prašome. Norint pabrėžti ne prašymą, o mandagumą, vartojama tariamoji nuosaka: Prašyčiau, Prašytume. Jaustuko reikšmę įgijusi forma Prašom prašymams nelabai tinka.

Po prašomojo veiksmažodžio nusakomas pats prašymas, gali būti dėstomi jo motyvai ar aplinkybės. Tai galima pasakyti šalutiniu dėmeniu, prijungtu jungtukais nes, kadangi, arba atskiru sakiniu. Prašymo priežastis ir aplinkybes galima išdėstyti pačioje pradžioje, tik po to pasakyti prašymą. Prašymo tekstą galima baigti įvairiais papildomais ir paaiškinamaisiais sakiniais, pvz.: Esu baigęs…; Su nuostatais susipažinau.

Jei prie prašymo pridedama priedų, teksto pabaigoje jie išvardijami.

Prašymas pasirašomas nenurodant pareigų. Parašo žymą sudaro po tekstu lapo viduryje rašomas prašančiojo asmens parašas ir lapo dešinėje rašomas vardas bei pavardė.

2.2. Įgaliojimas

Įgaliojimu įstaiga ar asmuo suteikia teisę kitam asmeniui jo vardu atlikti nurodytus veiksmus. Įgaliojimo antraštinę dalį sudaro įstaigos pavadinimas arba įgaliojančio asmens vardas ir pavardė, dokumento pavadinimas (ĮGALIOJIMAS), data (gali būti ir vietos nuoroda) ir adresatas.

Tekstas paprastai pradedamas veiksmažodžio esamojo laiko pirmuoju asmeniu Įgalioju. Jei antraštinėje dalyje įgaliotojas nenurodytas (individualiems asmenims rašant įgaliojimus), tekstas pradedamas įvardžiu Aš ir įgaliotojas įterpiamas tarp įvardžio ir veiksmažodžio įgalioju, pvz.:

Aš, Jonas Andriūnas, įgalioju…

Įstaigų įgaliojimą galima rašyti neveikiamąja forma, pvz.:

Jonas Andriūnas (nurodoma gyvenamoji vieta, paso duomenys) įgaliojamas…

Individualų įgaliojimą pasirašo įgaliojantis asmuo, įstaigos įgaliojimą – jos vadovas ir buhalteris. Įgaliojimai gali būti tvirtinami atsakingo įstaigos pareigūno parašu ir antspaudu.

2.3. Gyvenimo aprašymas (CV)

Gyvenimo aprašymas turi būti trumpas ir informatyvus, nesvarbu kokiu tikslu jis rašomas: ieškant darbo, dalyvaujant projekto konkurse, siekiant gauti finansavimą ar kitais tikslais.

Gyvenimo aprašymas nėra autobiografija, kurią anksčiau rašydavo rišliu tekstu – pradedant gimimo data ir baigiant paskutine darboviete.

Gyvenimo aprašymas rašomas laisva forma, tačiau vis dėlto rekomenduotina laikytis bendrųjų raštvedybos taisyklių. Pateikiama informacija gali būti suskirstyta kategorijomis, išdėstyta pastraipomis ar pateikiama
kitokia forma. Gyvenimo veiklos aprašyme trumpai išdėstomi svarbiausi gyvenimo faktai, o plačiau – darbai ir jų rezultatas.

Kad gyvenimo aprašymo gavėjui nereikėtu sukti galvos, pirmiausia nurodome, kodėl į jį kreipiamės (pavyzdžiui: „Dėl vadybininko pareigybės pagal Jūsų firmos skelbimą žurnalo „Vadovo pasaulis“ antrajame numeryje“). Toliau būtu pateikiami asmeniniai duomenys. Nurodoma vardas, pavardė, kontaktiniai telefonai (darbo, namų, mobiliojo ryšio), el. pašto adresas. Jei nurodoma gimimo data 9metai, mėnuo, diena), amžiaus rašyti nereikia. Galima (nors nebūtina) nurodyti savo adresą, šeimyninę padėtį ir tautybę.

Pasiūlymas ir darbo patirtis

Čia pirmiausia pateikiama informacija apie pretendento specialybę, pageidaujamą dirbti darbą. Ypač svarbu konkrečiai suformuluoti savo specialybę, turint galvoje, kad dauguma darbdavių vertina siauro profilio specialistą, universalumą vertindami kaip diletantizmo požymį.

Darbo patirtį galima nušviesti plačiai, chronologine tvarka – pradedant pirmąją darboviete bei pirmomis pareigomis ir baigiant paskutiniąja darboviete, pareigomis.

Oficialus pareigų pavadinimas ne visada atspindi tą darbą, kuris buvo dirbamas, todėl reikėtų tiksliau apibūdinti dirbtą darbą ir rezultatus, kurie buvo pasiekti.

Išsilavinimas

Pradėti aprašymą nuo mokyklos reikia tik tuo atveju, jei mokyklos specializacija turi įtakos darbui, kurio ieškote. Kitos mokslo įstaigos, įstojimo ir baigimo datos, įgytas mokslo laipsnis ir kvalifikacija nurodomi tiksliai. Jei mokėtės gerai, tai reikia pabrėžti ir gyvenimo aprašyme.

Vardinant kursus, seminarus, reikėtų pasirinkti svarbiausius. Jų neturėtų būti labai daug. Optimalus skaičius – 5, gali būti ir daugiau, bet neturėtų būti daugiau kaip 10.



Sugebėjimai ir įgūdžiai

Tai pagrindinis gyvenimo aprašymo blokas. Čia nurodomi dalykai, reikšmingi sprendžiant apie asmens kvalifikaciją. Tai gali būti sugebėjimas dirbti kompiuteriu, nurodant kokiomis programomis dirbama ir kiek metų, darbo įgūdžiai, reikalingi siekiamoms pareigoms, pavyzdžiui, darbo organizavimo, konsultavimo patirtis.

Kalbų mokėjimas galėtų būti įvertintas pagal kalbėjimo, skaitymo ir rašymo įgūdžius: Anglų – kalbu ir skaitau puikiai, rašau gerai.

Gyvenimo aprašyme nurodomos ir kitos asmeninės savybės: gebėjimas bendrauti, darbštumas, punktualumas, darbo komandoje patirtis, pomėgiai.

Rekomendacijos

Gyvenimo aprašyme galima įrašyti, kad pateiksime rekomendacijas, jei šito prireiks. Jei darbo ieškoma savarankiškai ir užklausas bei gyvenimo aprašymus siunčiame iš karto į kelias vietas, nenurodome mus rekomenduojančių asmenų, buvusių vadovų telefonų numerių. Nereikėtų darbdaviui pateikti savo dragų duotas rekomendacijas – jie yra suinteresuoti asmenys ir jų pateiktos rekomendacijos, kuriose dažniausiai pažymimos asmens teigiamos savybės, gali būti neobjektyvios.

Paprastai reikia dviejų žmonių rekomendacijų.

CV rašymo stiliai

CV galima rašyti keliais būdais. Trys dažniausiai naudojami rašymo stiliai:

Chronologinis CV

Tokio tipo gyvenimo aprašymas paremtas laiko principu: pradedama nuo praeities ir keliaujama link dabarties per mokymosi, lavinimosi ir darbo istoriją. Šio tipo CV turėtų atskleisti motyvacijas ir siekius. Informacija pateikiama pagal pagrindines antraštes: išsilavinimas, darbo patirtis ir pan.

Fiksuotas į įgūdžius CV

Jis akcentuoja su norimu darbo susijusius asmens įgūdžius.

Informacija turi būti sugrupuota pagal sritis ir įgūdžius, susijusius su atskirais darbo periodais ir atitinkančiais norimo darbo specifiką.

Nutaikytas CV

Šis CV orientuotas į konkrečią darbo vietą. Jo tikslas – įtikinti skaitytoją, kad besikreipiantis dėl darbo asmuo gali jį gerai atlikti. Jis rašomas tuomet, kai žmogus labai gerai numano, kokie šio darbo reikalavimai. Tuomet jis išvardina atitinkamus savo pasiekimus, pateikia realius įrodymus, surašo darbo ir mokymosi istoriją. Rašydami tokį CV, parodoma, kad kad gerai žinome norimo darbo specifiką – tačiau, deja, jis taip pat gali parodyti, kad šiam darbui visiškai netinkame.

2.4. Motyvacinis laiškas

Gyvenimo aprašymas išsiunčiamas keliems darbdaviams ir jis būna bendro pobūdžio. Šį dokumentą tikslinga siųsti su motyvaciniu laišku. Informacija taptu kryptingesnė ir veiksmingesnė, sudomintų konkretų darbdavį.

Motyvacinį laišką reikia parašyti taip, kad įtikintumėme darbdavį ir įrodytumėme, jog esame tinkamas tai pareigybei, kurią gauti pretenduojame. Laiško pradžioje tikslinga nurodyti motyvus, kuriais kreipiamės į vadovą. Pavyzdžiui, galime priminti buvusį susitikimą ar pokalbį telefonu, o gal informacijos radome laikraščio skelbime. Derėtų įrašyti keletą malonių atsiliepimų apie organizaciją. Pagrindinėje dalyje aprašyti savo gebėjimus bei pasiektus rezultatus, kurie įrodytų, jog mūsų pretenzijos (norai) dirbti šį darbą yra pagrįstos. Baigiamoji pastraipa – mūsų tolimesni veiksmai. Prašome telefoninio skambučio ar elektroninės žinutės dėl pokalbio, domimės galimybe atvykti į organizaciją vadovui tinkamu laiku.

Darbdavys, skaitydamas motyvacinį laišką, vertins ne tik turinį, bet ir kitus požymius. Laiško stilius turi rodyti darbui tinkamą išsilavinimą. Dokumentas turi būti
ir įtikinamas, darbui reikalingos savybės aprašytos taip, kad pretendentas išsiskirtų iš kitų, besisiūlančių į šią vietą.

Motyvacijos laiškas neturi būti ilgas. Tekstas turi būti aiškus, suprantamas ir intriguojantis. Laišką reikia pradėti kreipiniu – nurodyti organizacijos pavadinimą, vadovo pareigas, jeigu žinome – vadovo vardą ir pavardę.

Šiuo metu Jūs matote 50% šio straipsnio.
Matomi 2226 žodžiai iš 4433 žodžių.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA (kaina 0,87 €) ir įveskite gautą kodą į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.