Bendrieji dokumentų tekstams keliami reikalavimai
5 (100%) 1 vote

Bendrieji dokumentų tekstams keliami reikalavimai

TEORINĖ DALIS

1.1 Bendrieji dokumentų tekstams keliami reikalavimai

Ypač svarbus dokumento rekvizitas – tekstas. Jis turi būti tikslus juridiniu požiūriu, nes dokumentas įrodo, patvirtina kokius nors faktus, reiškinius, įvykius.

Dokumento tekstą reikia parašyti trumpą, tikslų ir aiškų. Tuščiažodžiavimas nepadaro

dokumentą įtikinamu. Trumpą dokumentą galima greičiau parašyti, jį registruoti, lengviau į tokį dokumentą atsakyti. Tačiau klausimą reikia paaiškinti išsamiai, kad nebūtų jokių neaiškumų ar abejonių. Teksto pastraipų pirmosios eilutės spausdinamos vienodu, ne daugiau kaip 22 mm atstumu nuo kairiosios paraštės.

Dokumento tekstas gali susidėti iš vienos ar keleto dalių. Teisingiausia jį sudaryti iš dviejų susijusių dalių. Pirmoje, konstatuojamojoje dalyje paprastai išdėstomos dokumento surašymo priežastys, juridinis pagrindas arba aprašomi įvykiai, faktai. Antroje, tvarkomojoje dalyje išdėstomos išvados, pasiūlymai, nurodymai, pavedimai, prašymai ir t.t. Tvarkomosios dalies teiginiai yra svarbiausia teksto dalis. Dokumento tekstas gali būti ir vienos dalies: įsakymas gali turėti tvarkomąją dalį be konstatuojamosios, raštas – prašymą be paaiškinimų, tarnybinis pranešimas – konstatuojamus faktus ar padėtį be paaiškinimų ar siūlymų. Dokumento tekstą gali sudaryti daugiau dalių: įvadas – išdėstymas – įrodymas – išvados ir kt.

Trumpumo, aiškumo, tikslumo principas

Reikalo esmė dokumente turi būti suformuluota tiksliai. Dokumento tikslumo sąvoka

reiškia, kad viskas, kas parašyta, atitinka tikrovę. Dėl to, rengiant dokumentą, kiekvieną mintį, kiekvieną faktą reikia apgalvoti ir kruopščiai patikrinti. Dėl netikslumų tenka papildomai susirašinėti, sudarinėti adresatui naujus dokumentus, patikslinančius pirmąjį, arba gaišti laiką telefoniniams pasikalbėjimams.

Tikslumas – reiškia ir tikslų terminų vartojimą, kad nekiltų dviprasmiškų jų aiškinimų.

Dokumento aiškumo sąvoka – dokumentai rašomi bendrine kalba, suprantama

kiekvienam pareigūnui ar asmeniui. Laikomasi reikalavimo rašyti dokumentus valstybine kalba, kai

susirašinėjama su mūsų valstybės įstaigomis ar asmenimis.

1.2 Komercinių laiškų tekstų ypatumai

Dalykinis susirašinėjimas tai vienas iš svarbiausių būdų, kuriuo organizacijos palaiko ryšius su aplinka, nes rašytinė informacija turi išliekamąją vertę. Visi raštai pagal funkcinį požymį skirstomi į dvi grupes: raštai, kurie reikalauja atsakymo ir raštai, kurie nereikalauja atsakymo. Reikia atsakyti, kai yra gautas raštas – prašymas, pasiūlymas, paklausimas. Nereikia atsakyti, kai yra raštai – perspėjimai, priminimai, kvietimai, patvirtinimai, atsakymai, lydraščiai, raštai – pranešimai, garantiniai, informaciniai laiškai. Pagal turinį ir paskirtį dažniausiai išskiriami direktyviniai, garantiniai, informaciniai, reklaminiai, komerciniai laiškai, reklamacijos (raštai pretenzijos), raštai paklausimai ir kitokie. Komercinė korespondencija – tai susirašinėjimas materialinio techninio tiekimo ir realizavimo klausimais. Rašto tekstas rašomas dokumento sudarytojo (ministerijos, ministerijos padalinio) vardu, t. y. daugiskaitos pirmojo asmens forma, pvz.: ,,Siunčiame“, ,,Prašome“ arba trečiojo asmens forma, pvz.: Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerija informuoja.

Raštas turi būti aiškus ir trumpas. Rašto tekstas dažniausiai susideda iš dviejų tarpusavyje susijusių dalių. Pirmojoje dalyje nurodomas pagrindas, išvardijami faktai, įvykiai, kuriais remiantis parašytas šis raštas, o antrojoje dalyje daromos išvados, teikiami pasiūlymai arba išdėstomas prašymas.

Atsižvelgiant į rašto paskirtį, pirmosios dalies gali nebūti, dėstymas pradedamas nuo antrosios. Raštai, išskyrus lydraščius, privalo turėti teksto antraštę. Ji prasideda prielinksniu ,,DĖL“.

Jei rašte ar lydraštyje nurodoma, kad siunčiami kiti dokumentai, ir jie tekste įvardijami, teksto paskutinėje pastraipoje nurodomas jų lapų skaičius. Pastraipa pradedama didžiosiomis raidėmis rašomu žodžiu ,,PRIDEDAMA“.

1.3 Santrumpos dokumentuose

Sutrumpinimai – tai sutrumpintu būdu parašyti žodžiai, pasakymai ar pavadinimai. Standartiniai žodžių ir žodžių junginių sutrumpinimai vadinami „santrumpomis“.

Šiuo metu Jūs matote 31% šio straipsnio.
Matomi 623 žodžiai iš 2016 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.