TEORINĖ DALIS
1.1 Bendrieji dokumentų tekstams keliami reikalavimai
Ypač svarbus dokumento rekvizitas – tekstas. Jis turi būti tikslus juridiniu požiūriu, nes dokumentas įrodo, patvirtina kokius nors faktus, reiškinius, įvykius.
Dokumento tekstą reikia parašyti trumpą, tikslų ir aiškų. Tuščiažodžiavimas nepadaro
dokumentą įtikinamu. Trumpą dokumentą galima greičiau parašyti, jį registruoti, lengviau į tokį dokumentą atsakyti. Tačiau klausimą reikia paaiškinti išsamiai, kad nebūtų jokių neaiškumų ar abejonių. Teksto pastraipų pirmosios eilutės spausdinamos vienodu, ne daugiau kaip 22 mm atstumu nuo kairiosios paraštės.
Dokumento tekstas gali susidėti iš vienos ar keleto dalių. Teisingiausia jį sudaryti iš dviejų susijusių dalių. Pirmoje, konstatuojamojoje dalyje paprastai išdėstomos dokumento surašymo priežastys, juridinis pagrindas arba aprašomi įvykiai, faktai. Antroje, tvarkomojoje dalyje išdėstomos išvados, pasiūlymai, nurodymai, pavedimai, prašymai ir t.t. Tvarkomosios dalies teiginiai yra svarbiausia teksto dalis. Dokumento tekstas gali būti ir vienos dalies: įsakymas gali turėti tvarkomąją dalį be konstatuojamosios, raštas – prašymą be paaiškinimų, tarnybinis pranešimas – konstatuojamus faktus ar padėtį be paaiškinimų ar siūlymų. Dokumento tekstą gali sudaryti daugiau dalių: įvadas – išdėstymas – įrodymas – išvados ir kt.
Trumpumo, aiškumo, tikslumo principas
Reikalo esmė dokumente turi būti suformuluota tiksliai. Dokumento tikslumo sąvoka
reiškia, kad viskas, kas parašyta, atitinka tikrovę. Dėl to, rengiant dokumentą, kiekvieną mintį, kiekvieną faktą reikia apgalvoti ir kruopščiai patikrinti. Dėl netikslumų tenka papildomai susirašinėti, sudarinėti adresatui naujus dokumentus, patikslinančius pirmąjį, arba gaišti laiką telefoniniams pasikalbėjimams.
Tikslumas – reiškia ir tikslų terminų vartojimą, kad nekiltų dviprasmiškų jų aiškinimų.
Dokumento aiškumo sąvoka – dokumentai rašomi bendrine kalba, suprantama
kiekvienam pareigūnui ar asmeniui. Laikomasi reikalavimo rašyti dokumentus valstybine kalba, kai
susirašinėjama su mūsų valstybės įstaigomis ar asmenimis.
1.2 Komercinių laiškų tekstų ypatumai
Dalykinis susirašinėjimas tai vienas iš svarbiausių būdų, kuriuo organizacijos palaiko ryšius su aplinka, nes rašytinė informacija turi išliekamąją vertę. Visi raštai pagal funkcinį požymį skirstomi į dvi grupes: raštai, kurie reikalauja atsakymo ir raštai, kurie nereikalauja atsakymo. Reikia atsakyti, kai yra gautas raštas – prašymas, pasiūlymas, paklausimas. Nereikia atsakyti, kai yra raštai – perspėjimai, priminimai, kvietimai, patvirtinimai, atsakymai, lydraščiai, raštai – pranešimai, garantiniai, informaciniai laiškai. Pagal turinį ir paskirtį dažniausiai išskiriami direktyviniai, garantiniai, informaciniai, reklaminiai, komerciniai laiškai, reklamacijos (raštai pretenzijos), raštai paklausimai ir kitokie. Komercinė korespondencija – tai susirašinėjimas materialinio techninio tiekimo ir realizavimo klausimais. Rašto tekstas rašomas dokumento sudarytojo (ministerijos, ministerijos padalinio) vardu, t. y. daugiskaitos pirmojo asmens forma, pvz.: ,,Siunčiame“, ,,Prašome“ arba trečiojo asmens forma, pvz.: Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerija informuoja.
Raštas turi būti aiškus ir trumpas. Rašto tekstas dažniausiai susideda iš dviejų tarpusavyje susijusių dalių. Pirmojoje dalyje nurodomas pagrindas, išvardijami faktai, įvykiai, kuriais remiantis parašytas šis raštas, o antrojoje dalyje daromos išvados, teikiami pasiūlymai arba išdėstomas prašymas.
Atsižvelgiant į rašto paskirtį, pirmosios dalies gali nebūti, dėstymas pradedamas nuo antrosios. Raštai, išskyrus lydraščius, privalo turėti teksto antraštę. Ji prasideda prielinksniu ,,DĖL“.
Jei rašte ar lydraštyje nurodoma, kad siunčiami kiti dokumentai, ir jie tekste įvardijami, teksto paskutinėje pastraipoje nurodomas jų lapų skaičius. Pastraipa pradedama didžiosiomis raidėmis rašomu žodžiu ,,PRIDEDAMA“.
1.3 Santrumpos dokumentuose
Sutrumpinimai – tai sutrumpintu būdu parašyti žodžiai, pasakymai ar pavadinimai. Standartiniai žodžių ir žodžių junginių sutrumpinimai vadinami „santrumpomis“.
Raidiniai pavadinimu sutrumpinimai – pavadinimu trumpiniai, padaryti iš savarankiškų žodžių pirmųjų raidžių (nesavarankiški žodžiai praleidžiami): VPU (Vilniaus pedagoginis universitetas) , VRM ( vidaus reikalų ministerija). Taip trumpinami ne vien tikriniai pavadinimai:
UAB (uždaroji akcinė bendrovė), PVM (pridėtinės vertės mokestis). Didžiomis raidėmis gali būti žymimos tarptautinių sudurtinių žodžių abiejų dėmenų pradžios: LAL (Lietuvos avialinijos).
Simbolinės santrumpos – tai matų sutrumpinti tarptautiniai pavadinimai; jie sutrumpinami kaip tam tikri simboliai, skaitomi kaip visas žodis ir rašomi be taško. Dažniausiai simbolinės santrumpos yra: m, km, cm, g, kg, t, h, s, min, (atitinkamos lietuviškos santrumpos su taškais – val., sek., min., ).
Ploto matai žymimi ilgio matų simboliais su viršuje nurodytų laipsniu, tūrio matų – su laipsniu, tekste juos įprasta rašyti su priekyje einančiomis santrumpomis kv. ir kub.: kv.m (kvadratinis metras), kub. m (kubinis
metras).
Simbolinėmis santrumpomis laikomi pinigų vienetų pavadinimai Lt, ct.
Paragrafiniai ir procentiniai žymimi neraidiniais simboliais %, kurie rašomi prie skaitmenų 8,5%; dokumentų tekste net su skaitmenimis vartojamas simbolis %, o ne žodis „procentas“ arba santrumpa „proc“.
Grafinės žodžių santrumpos (sutrumpinimai) – tam tikra dalimi žymimi žodžiai ar pasakymai; jie paprastai skaitomi kaip nesutrumpinti. Grafinės santrumpos daromos trimis būdais:
1) imamas pirmasis, kartu du pirmieji žodžio skiemenys ir toliau einančio skiemens visos priebalsės iki balsės; santrumpa baigiasi tašku: „pirm.“ (pirmininkas), „tel.“ (telefonas), „telegr.“ (telegrama);
2) imama pirmoji ar kelios žodžio pradžios raidės ir pirmosios pasakymo žodžių raidės; po žodžio ar atskirų žodžių santrumpų dedamas taškas: „a.“ (aikštė), „k.“(kaimas), “bt.“ (butas), „str.“ (straipsnis), „š.m.“ (šių metų), ir t.t. (ir taip toliau); 3) gali būti santrumpų, kurias sudaro pirmoji raidė ir po brūkšnelio paskutinis skiemuo; taip sutrumpinami įstaigų ir organizacijų pavadinimai: „b-vė“ (bendrovė), „m-kla“ (mokykla), d-ja (draugija).
Dvižodžių santrumpų negalima rašyti su pasviru brūkšniu tarp raidžių: š/m – turi būti „š.m.; a/s (atsiskaitomoji sąskaita) turi būti „a.s.“.
Pasvirusiu brūkšniu žymimos tik dimensijos ir paralelių dalykų santrumpos: „km/val.“ (kilometrų per valandą), „tel./faks.“ (telefonas ir telefaksas).
Individualūs sutrumpinimai – plačiai nepaplite pasakymų ir pavadinimų sutrumpinimai, patogumo sumetimais vartojami tikrame tekste. Individualūs sutrumpinimai daromi dviem būdais – imama ilgesnio pavadinimo visų žodžių pirmosios raidės arba pavadinimo pagrindiai žodžiai. Gali būti kelių laipsnių sutrumpinimų: „Valstybinė lietuvių kalbos komisija – Lietuvių kalbos komisija – Komisija“. Tikrinio pavadinimo reikšmę išlaikęs žodis (suprantamas kaip tam tikro tikrinio pavadinimo pakaitalas) rašomas didžiąja raide.