TURINYS
ĮVADAS. 3
I. Dokumento rengimo etapai 4
II. Rengėjo žyma 6
III. Dokumentų derinimo esmė 7
IV. Vidinis ir išorinis dokumentų derinimas 8
V. Dokumentų tvirtinimo būdai 9
VI. Parašo dokumente esmė 10
IŠVADOS 12
LITERATŪRA 13
PRAKTINĖ DALIS 14
ĮVADAS
„Raštvedybos“ sąvoka dabartiniame lietuvių kalbos žodyne apibrėžiame kaip dokumentu valdymas. Siaurąja prasme raštvedyba yra darbas su dokumentais. Plačiąja prasme – raštvedyba apima įstaigos veiklos dokumentavimą ir dokumentų, susidariusių įstaigos veikloje, tvarkymą.
Terminas dokumentas kilęs iš lotyniško žodžio „dokumentum“ – pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas.
Dokumentai – didelis tautos turtas, todėl reikia mokėti teisingai rašyti, įforminti ir išsaugoti ateities kartoms. Visi dokumentai, susidarę įstaigų veikloje, skirstomi į sistemas pagal tai, kokią įstaigos veiklos sritį jei atspindi. Bet kurios organizacijos darbo sėkmė daug priklauso nuo to, taip greitai ir teisingai darbuotojai moka parengti dokumentus.
Raštvedybos dokumentai yra reikalingi ir svarbūs valstybei bei jos piliečiams. Aišku, kad dokumentų vertė nevienoda, dėl to visus vertiname pagal šiuos kriterijus:
1) trumpalaikė, praktinė vertė, kai dokumento reikia dabartiniu metu, pavyzdžiui,
prekių čekio, bilieto į teatrą, įsakymo dėl atostogų ir kt.;
2) mokslinė-istorinė vertė, kurią turintys dokumentai atspindi ir liudija tautos bei valstybės politikos, ekonomikos, kultūros raidą. Tokie dokumentai yra istorijos šaltiniai, kartu ir mūsų valstybės dokumentinio paveldo dalis, neįkainojamas valstybės turtas. Dokumentus reikia tvarkyti taip, kad jie būtų išsaugomi reikiamą laiką, t.y. užtikrintų įstaigos veiklos įrodymus ir išliktų ateities kartoms.
I. Dokumento rengimo etapai
1. Dokumentų rengimo ir įforminimo taisykles nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, organizacijų, kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojo administravimo funkcijas–tvarkomųjų, organizacinių, informacinių dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimus, kurie taikomi nepriklausomai nuo šių dokumentų parengimo būdo ar laikmenos.
1.2 Šiose taisyklėse nustatyti dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimai taikomi ir kitiems įstaigų dokumentams, atsižvelgiant į jų paskirtį bei kitų teisės aktų nustatytus reikalavimus.
1.3. Šiose taisyklėse nustatyti dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimai privatiems juridiniams ir fiziniams asmenims yra rekomendaciniai.
1.4. Šios taisyklės parengtos vadovaujantis Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės norminių aktų rengimo tvarkos įstatymu (Žin., 1995, Nr. 41-991), Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 1998 m. rugpjūčio 17 d. įsakymu Nr. 104 (Žin., 1998, Nr. 87-2416), kitais teisės aktais ir tarptautiniais standartais.
1.5. Šiose taisyklėse vartojamos sąvokos:
Įstaigoje parengti dokumentai skirstomi į siunčiamuosius ir vidaus.
Siunčiamojo dokumento rengimo eiga:
1. Dokumento projekto rengimas
2. Spausdinimas
3. Dokumento projekto derinimas
4. Dokumento projekto įforminimo patikrinimas
5. Dokumento pasirašymas
6. Dokumento registravimas
7. Dokumento išsiuntimas adresatui
8. Antrojo egzemplioriaus įdėjimas į bylą
Vidaus dokumento rengimo eiga:
1. Parengimo etapas
2. Sutampa su siunčiamųjų dokumentų rengimo eiga
3. Dokumento projekto rengimas
4. Spausdinimas
5. Vizavimas
6. Pasirašymas
7. Registravimas
8. Dokumento įdėjimas į bylą
II. Rengėjo žyma
2. Rengėjo nuoroda rašoma dokumento paskutinio lapo kairėje pusėje virš apatinės paraštės. Rengėjo nuorodoje vienoje eilutėje rašomas dokumentą parengusio tarnautojo vardas (vardo raidė) ir pavardė, galimi ryšio duomenys (telefono, fakso numeriai, elektroninio pašto adresas), pvz.:
Agnė Petrauskienė, 24 56 89, faks. 24 56 88, el. p. katinas@saule.lt.
III. Dokumentų derinimo esmė
3. Dokumento suderinimo žyma įforminamos teisės aktų nustatytos dokumentų suderinimo tarp įstaigų procedūros. Suderinimo žyma rašoma po parašo rekvizitu, organizaciniuose dokumentuose – po baigiamuoju brūkšniu tokia tvarka:
3.1. Suderinimo žymą sudaro didžiosiomis raidėmis rašomas žodis SUDERINTA, įstaigos, su kuria dokumentas suderintas, vadovo pilnas pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė, data. Rekvizito dalys pradedamos rašyti nuo kairiosios paraštės ir išdėstomos kampiniu vėliaviniu būdu, pvz.:
SUDERINTA
Lietuvos Respublikos ūkio ministras
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)
3.2. Kai suderinimo procedūra patvirtinama įstaigos raštu, pasirašytu jos vadovo, suderinimo žymoje nurodomas įstaigos pavadinimas, rašto data ir registracijos numeris, pvz.:
SUDERINTA
Lietuvos Respublikos
sveikatos apsaugos ministerijos
2005-01-14 RAŠTU NR. 0-00
3.3. Kai dokumente rašomos dvi ar daugiau suderinimo žymos, jos rašomos greta viena kitos, tarp žymų paliekant tarpus, pvz.:
SUDERINTA SUDERINTA
Lietuvos Respublikos Lietuvos Respublikos
finansų ministras aplinkos ministras
(Parašas) (Parašas)
(Vardas ir pavardė) (Vardas ir
pavardė)
(Data) (Data)
IV. Vidinis ir išorinis dokumentų derinimas
Pagal sudarymo vietą yra vidaus ir išorės dokumentai.
Vidaus dokumentai naudojami organizacijos vidaus veiklai įforminti ir joje vykstančių operacijų fiksavimui.
Vizos – tai vidinio derinimo su savo įmonės darbuotojais forma. Viza reikalinga, kad įsitikintume ar dokumentą įmonės specialistai rengia laiku, ar jis apskritai reikalingas.
Rašomos po parašo rekvizitu arba gali būti išdėstytos viena šalia kitos. Vizą sudaro tarnautojo parašas, vardas ir pavardė, data, jei reikia – pareigų pavadinimas. Viza gali būti rašoma ranka, rekvizito dalys dėstomos kampiniu vėliaviniu būdu arba dedamas spaudas su vizuojančio asmens vardu ir pavarde, jei reikia – ir su pareigų pavadinimu, pasirašoma ir parašoma data:
(parašas) Ekspertų komisijos pirmininkas
Vardas ir pavardė arba (parašas)
(data) Vardas ir pavardė
(data)
Dokumentuose, kuriuose yra rengėjo nuoroda, rengėjo vizą sudaro jo parašas ir data, jie rašomi virš rengėjo nuorodos:
(parašas)
(data)
Rengėjo nuoroda
Kai vizuojantis tarnautojas dėl dokumento turi atskirą nuomonę, nuoroda apie pridedamas pastabas rašoma virš vizos:
Pastabos pridedamos
(parašas)
Vardas ir pavardė
(data)
Patogu, kai įmonėje yra vizuojamų dokumentų sąrašas. Jame nurodomi pareigūnai, su kuriais reikia derinti atitinkamus dokumentus.
Išorės dokumentai – tai įvairaus pobūdžio raštai, pažymos ir kiti dokumentai gauti iš įmonių, įstaigų, asmenų ir kt.
Išorinių dokumentų derinimas yra aprašytas III punkte Dokumentų derinimo esme, pusl. 7
IV. Dokumentų tvirtinimo būdai
4. Dokumento tvirtinimo žyma rašoma lapo dešinėje pusėje virš dokumento pavadinimo tokia tvarka:
4.1. Dokumento tvirtinimą žymintis žodis rašomas didžiosiomis raidėmis.
4.2. Kai dokumentas tvirtinamas tvarkomuoju dokumentu, tvirtinimo žymą sudaro: žodis PATVIRTINTA, tvarkomojo dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento data, dokumento rūšies pavadinimas ir dokumento registracijos numeris. Žymos dalys išdėstomos kampiniu vėliaviniu būdu, pvz.:
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos teisingumo
ministro 2001 m. liepos 16 d.