Dokumentų klasifikavimas standartizavimas unifikavimas
5 (100%) 1 vote

Dokumentų klasifikavimas standartizavimas unifikavimas

PLANAS



I. Įvadas 3

II. Dokumento sąvoka 4

III. Valdymo dokumentų klasifikavimas:

1. Dešimtainė dokumentų klasifikavimo sistema 5

IV. Dokumentų standartizavimas 7

V. Organizacinių tvarkomųjų dokumentų formuliaras:

1. Popieriaus formatai

2. Dokumentų formuliaras 7

VI. Organizacinių tvarkomųjų dokumentų rekvizitų įforminimas:

1. Dokumentų blankai

2. Dokumentų rekvizitai

3. Bendrieji dokumentų sudarymo reikalavimai 10

VII. Dokumentų unifikavimas:

1. Dokumentų unifikavimo reikšmė

2. Organizacinės tvarkomosios dokumentacijos tekstų unifikavimo metodinės rekomendacijos:

2.1. Bendrieji nuostatai

2.2. Unifikavimo būdai

2.3. Teksto išdėstymas

2.4. Antraščių rašymo taisyklės

2.5. Teksto struktūra

2.6. Žodžių ir terminų parinkimas

2.7. Laisvų žodžių junginių kūrimas ir pastovių žodžių junginių parinkimas

2.8. Sakinių sudarymas 15

VIII. Išvados 22

I. ĮVADAS

Šią temą pasirinkau, kadangi manau jog dokumentų standartizavimas, klasifikavimas ir uni-fikavimas raštvedyboje yra labai reikalingas ir svarbus, o ypač šiomis dienomis:

Gerai sutvarkytoje įmonėje, įstaigoje ir pačioje valstybėje dokumentų tvarkymas yra labai svarbus dalykas.

Pačios raštvedybos pagrindas yra dokumentų klasifikavimas, standartizavimas, raštų regi-stravimas.

Standartizavimas – pagrindinis darbo našumo veiksnys. Reikia nustatyti dokumentų blankų formatus, suvienodinti dokumentų rengimo technikos priemones, dokumentų rašymo formą (reko-menduojamas užsienyje naudojamas dokumentų formuliaras).

Dokumentų klasifikavimo sistema turi būti vieninga visoms įstaigoms. Blogai suklasifikuotų dokumentų ieškojimas atima begalę laiko.

Laikui bėgant Lietuvoje nustatytos vienodos dokumentų sudarymo, įforminimo ir kitų rašt-vedybos procesų taisyklės. Sudarytos prielaidos standartizuoti valdymo dokumentus. O 1972 metais Tarybų Sąjungoje patvirtintas organizacinių tvarkomųjų dokumentų standartas. Standartas iš tikrųjų padarė pradžią didinant valdymo darbo efektivumą bei valdymo sferos darbuotojų darbo kultūrą. Palengvėjo dokumentų rengimas, pradėta taikyti organizacinė technika.

Pasikeitus administracinėms bei kanceliarinės kalbos vartojimo sąlygoms, jau galima teigti, kad iš esmės keičiasi ir lietuviškoji raštvedyba. Valdymo darbuotojų darbo efektyvumas ir toliau di-dės unifikuojant dokumentus, taikant naujas ir efektyvias dokumentų sudarymo ir saugojimo prie-mones bei šiuolaikinę informacijos perdavimo techniką.

Šiame darbe pirmiausia aptarsiu pačią dokumento sąvoką, dokumentų klasifikavimą pagal pagrindinius požymius, trumpai bus paminėta Dešimtainė dokumentų klasifikavimo sistema. Toliau referate bus panagrinėtos dokumentų standartizavimas, ypač svarbus raštvedybai dokumentų formu-liaras su savo rekvizitais. Taipogi bus pašnekėta apie Bendruosius dokumentų sudarymo reikalavi-mus. Kita stambi referato tema – dokumentų unifikavimas, jo reikšmė. Pašnekėta bus apie unifika-vimo bendruosius nuostatus, unifikavimo būdus ir dar daug kitų unifikavimui svarbių dalykų.

Taigi nežiūrint įstaigų dokumentų įvairovės jie turi būti rengiami taip, kad įstaigos veiklos dokumentavimo procesas būtų paprastesnis, greitesnis ir kokybiškesnis. O tai lengviau padaryti do-kumentų klasifikavimo, standartų nustatymo ir unifikavimo pagalba.

II. DOKUMENTO SĄVOKA

Valdymo veiksmai, sprendimai, rezultatai dokumentuojami. Valdymo situacijoms įforminti vartojami organizaciniai tvarkomieji dokumentai. Valdymo darbo ypatybė yra ta, kad daug dirbama su dokumentais. O šis darbas prasideda nuo informacijos kaupimo, jos sisteminimo, apdorojimo, dokumentinės informacijos naudojimo. Dokumentas kaip informacijos laikmena tampa ir darbo ob-jektu ir darbo rezultatų.

Dokumentas apibūdinamas kaip “materialus objektas (popierius, piešinys, nuotrauka, kino juosta), kuriame užfiksuotos kokios nors žinios”.

Šis terminas paplitęs labai plačiai visose žmogaus sferose ir aiškinamas kaip informacijos laikmena, tačiau požymiai, pagal kuriuos informacijos laikmena priskiriama dokumentui, skirtingi. Pavyzdžiui, informatikoje dokumentas yra bet kokia informacijos laikmena, kurią galima saugoti tam tikrą laiką – laiškas, žurnalas, knyga. Teisės moksle ir teisėsaugoje dokumentas suprantamas kaip priemonė paliudyti, įrodyti arba patvirtinti tam tikras teises ir pareigas.

Sudarant ir įforminant valdymo dokumentus, reikia laikytis tam tikrų ekonominio, juridinio, socialinio-psichologinio pobūdžio taisyklių:

– dokumento sudarymo faktas turi būti pagrįstas būtinybe;

– dokumentas turi pateikti maksimalią informaciją, būdamas minimalios apimties;

– dokumento išvaizda turi atitikti estetinius poreikius ir turėti optimaliai išdėstytus rekvizi-

tus;

– dokumentas turi būti parengtas pagal nustatytą formuliarą; jeigu trūks kokių nors rekvi-

zitų, dokumentas bus juridiškai negaliojantis.

Valdymo dokumentus rengia įstaigos, organizacijos, pareigūnai pagal savo kompetenciją. Jais reguliuojami ir tvarkomi tam tikri visuomenės gyvenimo klausimai, ryšiai tarp įstaigų, įstaigų ir jų darbuotojų santykiai, įstaigų ir gyventojų reikalai.

Valdymo veikloje naudojamos įvairios informacijos laikmenos:

– popierius; jame informacija fiksuojama ranka, rašomosiomis mašinėlėmis arba kitomis
priemonėmis;

– magnetinės juostos, diskai, disketės, perfokortelės; šių dokumentų turinys perskaitomas

tik mašina;

– mikrografinės laikmėnos (mikrofilmai, mikrofišos); jie skiriasi nuo magnetinių juostų ir

diskų tuo, kad čia telpa daugiau informacijos, ir jų saugojimo laikas praktiškai neribotas.

9-ame dešimtmetyje atrastos naujos informacijos laikmenos informacijai fiksuoti ir atgamin-ti lazeriu – tai video ir optiniai diskai. Viename diske gali tilpti nuo 250 iki 1 milijono A 4 formato teksto puslapių.

Atsižvelgiant į naujoves, kurios pradedamos taikyti pasaulyje darbo su dokumentais srityje, siūlomas ir naujas dokumento sąvokos apibrėžimas: “Dokumentas – informacijos laikmena ir pasto-vūs duomenys užfiksuoti šioje laikmenoje, kuriuos gali perskaityti žmogus arba mašina”.

Su dokumento sąvoka susiję ir terminai dokumentavimas, dokumentų apyvarta ir raštvedy-ba.

Valdymo veiklos dokumentavimas – tai nustatytos formos dokumentų, susijusių su kuria nors valdymo funkcija, rengimas. Dokumentų tvarkymas nuo parašymo arba gavimo iki jų užduočių įvykdymo ir įdėjimo į bylą vadinamas dokumentų apyvartą. Raštvedyba ir yra įstaigos veikla, susi-jusi su valdymo veiklos dokumentavimu ir darbo su dokumentais organizavimu (kitaip – dokumen-tų apyvarta).

III. VALDYMO DOKUMENTŲ KLASIFIKAVIMAS

Dokumentų klasifikavimas – jų skirstymas į grupes pagal bendrus požymius. Išskyriami du pagrindiniai pažymiai:

– dokumento turinys (informacijos pobūdis);

– dokumento forma (informacijos fiksavimo būdas).

Dokumentai suskirstyti į grupes (sistemas) pagal informacijos, esančios juose, pobūdį. Pa-vyzdžiui, dokumentuose fiksuojama planavimo, buhalterinės apskaitos, statistikos, materialinio-techninio tiekimo, prekybos, socialinės saugos, techninė ir kitokia informacija. Yra sukurta apie 20 unifikuotų dokumentų sistemų, t.y. parengta kuo optimalesnė, trumpesnė, patogesnė suvienodinta informacijos pateikimo forma konkrečiam valdymo uždaviniui spręsti.

Aš panagrinėsiu vieną unifikuotų ir standartizuotų sistemų – valdymo dokumentų arba kitaip vadinamą organizacinių tvarkomųjų dokumentų (OTD) sistemą. Ji skiriasi nuo kitų sistemų (buhal-terinės apskaitos, prekybos, statistikos ir pan.) tuo, kad taikoma visose įstaigose ir organizacijose. OTD dokumentais vykdoma bendra funkcija, t.y. valdymo proceso organizavimas. Pavyzdžiui, įs-taigų valdymo veikla išreiškiama tvarkomaisias dokumentais, kolegialių organų posėdžių, pasitari-mų, susirinkimų, konferencijų eiga fiksuojama protokoluose, informacija perduodama raštais, tele-gramomis, telefonogramomis ir pan. Kadrų valdymo srityje šiuo metu yra naudojamos unifikuotos dokumentų formos, kaip anketos, įsakymai, pristatymai, atostogų grafikai, prašymai. Vietoj daugy-bės dokumentų, kuriais buvo tvarkomi įstaigos kadrų klausimai, liko 18 unifikuotų formų. Unifi-kuotų formų dokumentus galime taikyti tradiciniam – rankiniam ir mašininiam – automatizuotam informacijos apdorojimui. Dirbant automatizuotai, įrašomi kodai, kuriems paliktas atitinkamas plo-tas unifikuotos formos dokumente.

Pagal antrąjį klasifikavimo požymį – informacijos fiksavimo būdą – dokumentai skirstomi į vizualinius ir audiovizualinius.

Vizualinius dokumentus žmogus suvokia akimis, juos skaitydamas ar žiūrėdamas. Vizuali-niai dokumentai skirstomi į tekstus ir vaizdinius dokumentus. Vaizdiniai dokumentai – schemos, diagramos, piešiniai, brėžiniai, fotografijos. Vizualinių dokumentų tekstai būna parašyti ranka, rašo-mąja mašinėle, padauginti poligrafijos priemonėmis arba atspausdinti spaustuvėje.

Audialiniai dokumentai (fonodokumentai) – tai dokumentai, kuriuose užfiksuota garsinė in-formacija, atgaminama ir perduodama specialia aparatūra, t.y. diktofonais ir magnetofonais.

Audiovizualiniai dokumentai – tai dokumentai, kuriuose užfiksuota garsinė informacija kar-tu su vaizdu, atgaminama kinoprojektoriais, videomagnetofonais su televizoriais, videoprojekto-riais.

Taikant raštvedyboje kompiuterinę techniką, atsirado naujos formos dokumentų – mašina skaitomų (mašininių) dokumentų ir mašinogramų.

Mašina skaitomi dokumentai – tai dokumentai, kurių informacija skirta skaityti ir apdoroti automatizuotai, naudojant kompiuterinę techniką. Mašinogramomis vadinami dokumentai, atspau-sdinti popieriuje ir atitinkamai įforminti, naudojant elektroninę techniką.

Dokumentai klasifikuojami ir pagal kitus požymius. Įstaigose sudaromi vadinamieji vidaus ir išorės dokumentai. Vidaus dokumentai surašomi įstaigos valdymo procese. Tai organizaciniai do-kumentai – įstatai, nuostatai, instrukcijos, kuriuose apibūdinami įstaigos tikslai, uždaviniai, kompe-tencija, darbuotojų teisės ir pareigos. Kita vidaus dokumentų grupė – tvarkomieji dokumentai. Be to, rašomi tarnybiniai pranešimai, pasiaiškinimai, aktai ir pan. Šie dokumentai į kitas įstaigas neper-siunčiami, o naudojami tik įstaigos vidaus reikalams. Išorės dokumentais keičiamasi informacija, atsakoma į prašymus, pasiūlymus.

Dokumentų būna tipinių ir individualių. Tipiniai dokumentai sudaromi vienarūšiems valsty-bės įstaigoms (pvz., tipiniai pramonės įmonių nuostatai) arba kokiai nors darbo rūšiai (pavyzdinė raštvedybos instrukcija). Individualių dokumentų turinys kaskart kitas, originalus, dokumentą
asmens ar pareigūno kūrybinio darbo rezultatas. Kiti būtini rekvizitai iforminami pagal nusta-tytas taisykles.

Yra viešų, slaptų ir tarnybinio naudojimo dokumentų. Ant pastarųjų rašomas tam tikras įra-šas – “Slaptas”, “Naudotis tarnyboje” ar pan. – vadinamas grifu. Tarnybinio naudojimo dokumen-tais gali naudotis visi įstaigos ar organizacijos darbuotojai, bet šie dokumentai neturi būti skelbiami spaudoje. Slaptais naudojasi adresatas ir vykdytojas; su visiškai slaptų dokumentų turiniu turi teisę susipažinti tik adresatas.

Pagal juridinę galią yra tikrų ir fiktyvių dokumentų. Tikri – dokumentai parengti pagal ga-liojančias teisės normas ir atitinkantys dokumentų įforminimo taisykles. Fiktyvūs – dokumentai, ku-rių forma ir turinys neatitinka tikrovės.

Pasibaigus raštvedybos metams, įstaigose daroma dokumentų vertės ekspertizė, kurios metu atrenkami laikino, ilgo ir neterminuoto saugojimo dokumentai. Laikino saugojimo dokumentai to-kie, kurie saugomi įstaigos archyvuose iki 10 metų. Viena ilgo saugojimo dokumentų rūšis yra kad-rų dokumentai. Neterminuoto saugojimo dokumentų bylos perduodamos valstybiniam saugojimui.

III. 1. Dešimtainė dokumentų klasifikavimo sistema

Dešimtainė dokumentų klasifikavimo sistema atsirado 1874 m. Ją sukūrė JAV bibliotekinin-kų sąjungos pirmininkas.

Jis suskirstė visas žinias (dokumentus) į 10 sistemų, kurios ir buvo pradėtos naudoti.

Šiuo metu dešimtainė sistema naudojama bibliotekose. Jos pagalba sudaromos bibliotekose kartotekos. Tokiuose kartotekuose daug lengviau susigaudyti ir surasti tinkamą, reikalingą knygą.

IV. DOKUMENTŲ STANDARTIZAVIMAS

Standartas tai tokia valstybinė norma, kurios turimasi laikytis.

1972 m. Lietuvoje buvo išleistas pirmasis OTD (organizacinių tvarkomųjų dokumentų) stan-dartas, nuo 1975 m. tapęs privalomu.

1981 m. buvo išleistas antrasis standartas. 1986 m. išėjo trečiasis, 1989 m. – ketvirtasis, o 1992 m. – penktasis standartas. Standartas numato kiek sudėtinių dalių turi būti, kiek rekvizitų, kaip jie turi būti išdėstomi, kaip jie turi būti įforminami, kokios turi būti paraštės, popieriaus lapas ir t.t.

Standartas galioja 5 metus, po to jis pakoreguojamas, pataisomas, papildomas ir pratesiamas toliau galioti arba panaikinamas.

Dokumentų standartizavimas – pagrindinis darbo našumo veiksnys. 1972 m. Tarybų Sąjun-goje patvirtintas standartas padarė pradžią didinant valdymo darbo efektyvumą bei valdymo sferos darbuotojų darbo kultūrą.

V. ORGANIZACINIŲ TVARKOMŲJŲ DOKUMENTŲ FORMULIARAS

V.1. Popieriaus formatai

Dokumentai rašomi standartiniuose popieriaus lapuose. Popieriaus formatai skirstomi į 2 ei-les – A ir B. A eilė – pagrindinė, B pagalbinė.

Popieriaus formatų sistema yra tokia. Vienoje ir kitoje eilėje yra įvairaus dydžio popieriaus lapų. Mažesnio dydžio lapas gaunamas, dalijant didesnio formato lapą pusiau (lenkiama per ilges-niąją kraštinę).

Pradinis A eilės formatas A 0 lygus 1 m2 (841 x 1189 mm)

A 1 = 594 x 841

A 2 = 420 x 594

A 3 = 297 x 420

A 4 = 210 x 297

A 5 = 148 x 210 ir t.t.

Pastebėjome, kad kiekvienas formatas žymimas raide ir skaitmeniu. Raidė A (arba B) nuro-do eilę, o skaitmuo – kiek kartų nulinio formato popieriaus lapas buvo lenkiamas per pusę. Pavyz-džiui, A 4 formato lapas gaunamas, padalijus A 0 formato lapą į 4 dalis.

Raštvedyboje vartojamas A 4 ir A 5 formatų popierius:

– A 4 formato lapuose rašomi dokumentai

– A 5 formato lapai vartojami tuo pačiu tikslu, kai A 4 formato lapas informaciją užrašyti

per didelis.

A eilės popierius vartojamas ne tik valdymo, bet ir kitai dokumentacijai; jame spausdinami rankraščiai leidykloms ir pan.

Pagalbinės B eilės pradinio (B 0) formato dydis kiek kitoks. Iš šios eilės formatų popieriaus ir kartono gaminama segtuvai ir vokai, kataloginės kortelės.

Popieriaus formatų standartas – tarptautinis. Standartinio popieriaus naudojimas susijęs su efektyvių kopijavimo dauginimo technikos naudojimu, bylų formavimu, jų saugojimu įstaigos ir valstybės archyvuose. Pagal bylų standartinius dydžius gaminami stelažai ir lentynos, pagal kortelių standartinius dydžius – kartotekų dėžutės.

Dokumentų saugojimo laikas ir išvaizda priklauso nuo popieriaus kokybės. Yra įvairių po-pieriaus rūšių, kurios jungiamos į 10 klasių: spaudos, rašomasis, elektrotechninis ir pan.

Rašant dokumentą standartiniame popieriaus lape, turi būti paliktos tokio pločio paraštės:

kairioji – 30 mm

dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm

viršutinė – 20 mm

apatinė – 20 mm

V.2. Dokumentų formuliaras

(Formuliaro pavyzdys pateiktas 24 psl.)

Raštvedybos standarte pateiktas dokumento modelis – formuliaras. Tai dokumento rekvizitų visuma, jų išdėstymo standartiniame popieriaus lape schema. Maksimalus rekvizitų kiekis – 30.

Formuliaras sudarytas pagal naudojamos organizacinės technikos parametrus: kompiuterio įvedimo ir išvedimo įrangą, skaitančiųjų automatų žingsnį, spausdinimo ir rašomosios mašinėlės žingsnį ir intervalą.

Kiekvienam rekvizitui formuliare skirtas tam tikras plotas, kurio dydis priklauso nuo maksi-malaus ženklų skaičiaus. Rekvizitai dėstomi taip, kad sudarant dokumentą, galima būtų efektyviai naudoti tabuliatoriaus mechanizmą.

Dokumentų formuliaras parengtas turint
tikslą padidinti darbo našumą, paprasčiau ir grei-čiau parašyti dokumentą rašomąja mašinėle, palengvinti dokumentų paiešką ir darbą su dokumen-tais, efektyviau naudoti kompiuterinę techniką.

Didelė dalis OTD apdorojama tradiciniais metodais. Rengiant formuliarą atsižvelgta į žmo-gaus psichofiziologiją. Informacija dėstoma logine tvarka pagal dokumento parengimo, įforminimo ir naudojimo operacijų seką.

Dokumento formuliaro rekvizitai yra šie:

1. Valstybės herbas.

2. Emblema (prekės, aptarnavimo ženklas).

Šiuo metu Jūs matote 30% šio straipsnio.
Matomi 2127 žodžiai iš 7084 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.