Dokumentų redagavimo pagrindai
5 (100%) 1 vote

Dokumentų redagavimo pagrindai

Dokumentų redagavimo pagrindai

Tekstų redaktoriaus paskirtis ir funkcijos

Sunku būtų šiuo metu surasti solidesnę save gerbiančią firmą, kurioje nebūtų naudojami kompiuteriniai teksto redaktoriai, negailestingai nukonkuravę rašomąsias mašinėles. Tai populiariausi taikomųjų programų paketai. Pasaulyje 60-70 proc. asmeninių kompiuterių naudojami tekstui – kanceliariniams raštams, ataskaitoms, įprastiems ir elektroniniams laiškams – tvarkyti. Tam skirtos kompiuterių programos sparčiai tobulėja ir plinta. Jas naudoja ir individualūs vartotojai, ir stambios leidyklos. Jos skiriasi savo galimybėmis ir kaina. Šiuolaikinės programos leidžia rinkti ir redaguoti tekstą, jį vaizdžiai pateikti ekrane, kokybiškai spausdinti dokumentus. Pagrindinės teksto redaktorių funkcijos yra šios:

 simbolių formatavimas (įvairių šriftų ir stilių naudojimas);

 pastraipų formatavimas (automatinis išlyginimas pagal puslapio plotį, automatinis žodžių perkėlimas);

 puslapių apipavidalinimas (automatinis numeravimas, puslapinių antraščių ir išnašų įvedimas);

 dokumento apipavidalinimas (automatinis turinio ir nuorodų formavimas);

 lentelių kūrimas ir tvarkymas;

 žodžių rašybos tikrinimas;

 grafinių objektų (piešinukų, diagramų, fotografijų) įterpimas į dokumentą.

Pradedantys vartotojai kartais įvairiai traktuoja terminus: tekstų redaktorius (Text Editor), tekstų procesorius (Text Processor) ir žodžių procesorius (Word Processor). Neieškokite čia kokių nors niuansų: tiesiog laikykite, jog tai – tas pats. Tekstų procesoriumi paprastai vadinamas galingas didžiulių galimybių tekstų redaktorius tekstiniams dokumentams tvarkyti. Vargu ar galima MS-DOS Editor teksto tvarkymo programą vadinti procesoriumi, bet geriausių tekstų procesorių kūrėjai neįsižeis, jei jų produktą pavadinsite redaktoriumi. Laikykite, kad procesorius – redaktoriaus sinonimas.

Pasirenkant tekstų procesorių darbui, reikia atsižvelgti į daugelį veiksnių: ir į dokumento sudėtingumą, ir į teksto apimtį, dokumento kokybės popieriuje reikalavimus, ir į medžiagos pobūdį (paprastas tekstas, formulės, lygtys ir t.t.).

Žinomiausius redaktorius galima sąlygiškai suskirstyti į 4 grupes:

 Pradinių tekstų redaktoriai (Multi-Edit, MS DOS Editor, Norton Editor ir programavimo sistemų BASIC, Pascal, C, FoxPro ir kt. vidiniai redaktoriai).

 Mokslinių dokumentų redaktoriai (ChiWriter, TEX ir kt.).

 Bendros paskirties procesoriai (Microsoft Word, Word Perfect, Lotus Word Pro ir kt.).

 Leidybinės sistemos (Aldus PageMaker, Corel Ventura, QuarkXPress, Frame Maker ir kt.).

Redaktoriaus specializacija išsiskiria tuo, kad jame įvestos arba optimizuotos funkcijos, reikalingos atitinkamo tipo dokumentams apdoroti. Pavyzdžiui, Multi-Edit leidžia išryškinti pradinių programų tekstų prasminius segmentus, ChiWriter patogus matematinėms išraiškoms rinkti ir t.t. Lietuvos Respublikos susisiekimo ministerija rekomenduoja valstybinėms įstaigoms naudoti Microsoft Word teksto redaktorių.

Ypatingą vietą paketų, dirbančių su dokumentais, grupėje užima leidybinės sistemos. Paprastai leidybinės sistemos naudojamos jau surinktų dokumentų paruošimui tiražuoti (leidinio maketavimas). Tekstui rinkti patogiau naudoti tekstų procesorių (MS Word tipo), o iliustracijas kurti ir redaguoti – grafine sistema (pavyzdžiui, Corel DRAW – vektoriniams vaizdams arba Adobe Photoshop – rastriniams vaizdams). Be to, procesorių leidybinės galimybės tokios didelės, kad daugumą leidinių galima paruošti spaudai ir be leidybinių sistemų. Toliau paminėsime kai kurias kitas tekstų apdorojimo sistemas.

Optinis simbolių atpažinimas. Pagrindinė optinio simbolių atpažinimo paketų paskirtis – automatizuoti tipografinių, mašininių ir net rankraštinių tekstų įvedimo į kompiuterį procesą. Rankinis tokių operacijų atlikimas reikalauja daug žmogaus darbo sąnaudų ir nervų, mašininių ir energetinių resursų. Tokio tipo sistemos esmė ir darbo principas toks: kompiuterio skeneris “nufotografuoja” popieriuje esantį tekstą ir sukuria jo skaitmeninį grafinį vaizdą, o optinių simbolių atpažinimo sistema turi sukurtiems vaizdams surasti atitinkamus simbolius. Tuo tikslu ji lygina kiekvieno skeneriu nuskaityto simbolio vaizdą su specialių kontūrų rinkiniu, o po to atpažintą simbolį įrašo į tekstinį failą. Daugelis specialistų mano, jog vienos geriausių tokių sistemų yra Fine Reader ir Cuney Form.

Kompiuterinis vertimas ir žodynai. Kompiuterinio vertimo sistemos turi sukaupusios milžiniškus žodžių, posakių, žodžių junginių masyvus ir dirba pagal sudėtingiausius algoritmus, įvertinančius kalbos gramatiką ir semantiką. Algoritmų sudėtingumas ir vertimo kokybė priklauso nuo kalbos struktūriškumo lygio. Pavyzdžiui, anglų kalba dėl griežtos žodžių eilės tvarkos ir linksnių nebuvimo žymiai struktūriškesnė nei lietuvių ar rusų.

Darbo aplinka – Meniu

Meniu – tai komandų sąrašas, iš kurio reikia pasirinkti vieną ar kelias. Meniu komandų sąrašas dažnai būna suskirstytas į prasmines grupes. Paprasčiausias pavyzdys – kavinės ar restorano meniu. Gražiai apipavidalintas meniu siūlo dešimtis patiekalų, suskirstytų į grupes: šalti užkandžiai, sriubos, karštieji patiekalai, desertas ir kt. Iš pradžių
pasirenkamas skyrius (pavyzdžiui, karštieji patiekalai), o po to – konkretus patiekalas (pavyzdžiui, pica).

Visiems taikomųjų programų meniu būdingos šios bendros savybės:

 meniu gali turėti kelių hierarchinių lygių struktūrą;

 meniu leidžia pasirinkti vieną ar kelis reikiamus objektus arba jų atsisakyti;

 meniu gali būti tuo metu neprieinami objektai.

Meniu skyrius suaktyvinamas, spragtelėjus pele ties skyriaus pavadinimu arba paspaudus atitinkamą klavišų derinį.

Meniu komandų tipai:

 komanda (konkreti operacija);

 jungiklis (įjungia/išjungia komandos režimą);

 pasirinkimo laukas (nurodoma pasirinkimo galimybių sritis, iš kurios galima pasirinkti tik vieną galimybę);

 dialogo lango iškvietimas (komanda atveria dialogo langą);

 stilizuotas simbolis, rodantis, kad komanda iškvies žemesnio lygio meniu poskyrį.

Meniu klasifikacija

Visų programų meniu yra labai panašūs, bet sąlygiškai meniu galima klasifikuoti pagal neprincipinius požymius:

 vaidmenį programos valdyme (pagrindinis, sisteminis, valdantysis, pavaldus, kontekstinis);

 vaizdavimo ekrane formą (horizontalus, vertikalus, iškrentantysis, instrumentų liniuotė).

 Meniu ekrane išdėstomas gan įvairiai; čia bus paminėti populiariausi variantai:

 horizontalusis meniu (menu bar); kiti vartojami terminai – meniu liniuotė, meniu eilutė, pagrindinis ar tiesiog meniu;

 vertikalusis meniu (pop bar);

 iškrentantysis (pull-down) meniu; jis ekrane iškviečiamas, pasirinkus horizontalaus/vertikalaus meniu punktą;

 instrumentų liniuotės dedamos bet kurioje ekrano vietoje.

Komandų pasirinkimo būdai:

Suaktyvintame meniu skyriuje:

 spragtelti pele ties pasirinkta komanda;

 klaviatūros rodyklių klavišais pasirinkti komandą ir spausti įvedimo klavišą (Enter);

 klaviatūroje paspausti komandos pavadinime pabrauktą ar kitaip išryškintą simbolį atitinkantį klavišą;

 Klaviatūra: nuspausti “greitųjų” klavišų kombinaciją, užrašytą ties komandos pavadinimu suaktyvintame meniu skyriuje;

 Instrumentų liniuotėje: spragtelti pele ties komandos piktograma instrumentų liniuotėje.

Grafinėje technologijoje meniu punktą galima parinkti, spragtelėjus pele ties grafiniu objekto pažymėjimu. Meniu paprastai turi pagalbinį žinyną (Help), iškviečiamą atitinkama komanda ar klavišų kombinacija.

Darbo aplinka – Dokumento vaizdavimas ekrane

Teksto redaktorių ruošiami dokumentai gali būti gana sudėtingos struktūros: be pagrindinio teksto, gali būti apatinės ir viršutinės puslapinės antraštės, išnašos, paveikslėliai, lentelės ir kt. Priklausomai nuo situacijos galima parinkti dokumento vaizdavimo programos lange režimą:

 normalų;

 maketo;

 eskizo;

 vartotojo.

Normalus (normal) darbo režimas dažniausiai siūlomas pagal nutylėjimą. Šiuo režimu pavaizduotame dokumente matomas pagrindinis (bet ne galutinis) dokumento maketas: paraštės neryškios, puslapinės antraštės nematomos, grafinių objektų vieta nebūtinai atitinka jų vietą puslapyje – išspausdintas dokumentas gali skirtis nuo matomo ekrane. Režimo privalumas – greitis suvedant, redaguojant, formatuojant ir peržiūrint dokumentą; trūkumas – netinka redaguoti puslapines antraštes, braižyti rėmelius.

Maketo (layout) darbo režimas yra universaliausias. Šiuo režimu dokumentas vaizduojamas ekrane būtent taip, kaip jis atrodys išspausdintas. Tekstą formatuoti tikslinga būtent šiuo režimu. Be to, kai kuriuos objektus (pavyzdžiui, puslapines antraštes, paveikslėlius, pozicinius rėmelius) galima įterpti tik šiuo režimu. Pagrindinis šio režimo trūkumas – lėtesnis, palyginti su normaliu režimu, redagavimas, teksto įvedimas, puslapių vartymas, ypač jei dokumente gausu iliustracijų.

Eskizo (outline) režimas dažniausiai naudojamas tik formatuojant struktūrines antraštes: skyrius, perskyrimus, punktus, papunkčius ir kt. Šiuo režimu labai patogu paprastą tekstą paversti antraštėmis ir atvirkščiai, perkelti iš vieno struktūrinio lygio į kitą. Ekrane galima matyti ir tik reikiamų hierarchinių lygių dalis.

Dažnai dirbti patogiau, padidinus ar sumažinus dokumento vaizdą ekrane. Vaizdo dydžio mastelį galima nurodyti procentais (100% – normalus dydis, 200% – du kartus padidintas, 25% – keturis kartus sumažintas) arba specifiniais vaizdo dydžiais – puslapio pločiu, visu puslapiu, keliais puslapiais, kuriuos norime matyti ekrane. Šiuo atveju vaizdo dydžio keitimą galima palyginti su žiūrono panašios paskirties veiksmais.

Teksto redaktoriaus ekrano konfigūracija

Teksto redaktoriai leidžia nusistatyti vartotojui patogią ekrano vaizdo konfigūraciją pagal dokumento pobūdį, tikslą, patyrimą ir įpročius. Ekrane vienu metu gali būti išdėstyti keli įvairių dydžių teksto redaktoriaus dokumentų darbo langai, surikiuoti vienas šalia kito, kaskadine ar kita vartotojo nuožiūra parinkta tvarka. Kiekviename darbo lange gali būti tvarkomas atskiras dokumentas. Ekranas konfigūruojamas šiomis operacijomis:

 Jeigu programos darbo langas neužima viso ekrano, reikėtų jį išdidinti iki viso ekrano.

 Darbinio dokumento langas irgi turėtų būti viso ekrano dydžio; jeigu reikia – padidinti ir jį.

 Reikia pasirinkti tinkamą dokumento vaizdavimo ekrane režimą (dažniausiai – maketo) ir akims
dokumento vaizdo mastelį.

 Pasirinkti reikiamas ir patogiai išdėstyti instrumentų liniuotes.

 Nustatyti reikiamus laukų dydžių matavimo vienetus (centimetrus, colius, punktus).

 Parinkti vaizduoti/atsisakyti kitus lango konfigūravimo elementus: būvio eilutes, vertikalią ir horizontalią persukimo juostas, liniuotes, tarnybinių simbolių vaizdavimo režimą ir pan.

Pagrindiniai tekstinio dokumento elementai

Simboliai, žodžiai, eilutės, sakiniai, pastraipos

Teksto įvedimo žymeklio vietoje galima įvesti bet kurį prijungto šrifto simbolį (su kodu 32-255). Simbolio parametrai aprašomi simbolių formatavimo skyriuje.

Simbolis – tai mažiausias tekstinės informacijos vienetas. Jeigu klaviatūroje nėra kurio nors darbinio šrifto simbolio arba jo neatsimenate – simbolį galima įvesti iš klaviatūros spaudžiant klavišų derinį Alt+0nnn, kur nnn – dešimtainis simbolio kodas šriftų lentelėje, o kodas renkamas skaitmeninės klaviatūros dalies klavišais.

Žodis – tai bet kuri raidžių ir skaičių seka tarp tarnybinių simbolių: tarpo, taško, kablelio ir kt.

Eilutė – tai bet kuri simbolių seka vienoje eilutėje tarp kairiosios ir dešiniosios pastraipos ribų.

Sakinys – tai bet kuri žodžių seka tarp dviejų taškų.

Daugumoje paprastų teksto redaktorių pastraipa – tai grupė gretutinių eilučių, iš kurių pirmoji atitraukta nuo kairiojo pastraipos krašto tam tikru atstumu, o tolesnės prasideda ne tarpo simboliu. Pastraipa baigiasi eilute, kurios pabaigoje yra pastraipos pabaigos ženklas.

Šiuolaikiniuose teksto redaktoriuose pastraipa – tai teksto dalis tarp dviejų pastraipos pabaigos simbolių (dažniausiai – {Enter} klavišų paspaudimų). Pastraipa visada prasideda iš naujos eilutės, bet pirmos pastraipos eilutės patraukimas nuo kairiojo krašto nebūtinas. Pastraipą teksto redaktorius traktuoja kaip vieną ilgą eilutę, dėliodamas surinktus žodžius puslapio eilutėje ir perkeldamas žodį į kitą eilutę, jei jis netelpa ankstesnėje. Pastraipos formato parametrai aprašomi pastraipų formatavimo skyriuje.

Laukai

Tekstiniuose dokumentuose galima naudoti specifinį struktūrinį elementą – lauką. Į lauką įvedama specialios paskirties informacija. Pavyzdžiui, įvedus dokumente datos lauką, tokį dokumentą iškvietus, šiame lauke bus įrašyta tos dienos data. Svarbiausių tipų laukams (datai, laikui, dalykinei rodyklei) įvesti gali būti skiriamos atskiros meniu komandos. Į ekraną ir spausdintuvą gali būti išvestas lauko kodas, lauko reikšmė arba kodas su reikšme, pavyzdžiui:

 Dokumento išsiuntimo data ir laikas: {DATE} {TIME}datos ir laiko laukų kodai

 Dokumento išsiuntimo data ir laikas: 98.04.29 16:32 datos ir laiko laukų reikšmės

 Dokumento puslapio struktūra

 Dokumento puslapyje galima išskirti tris struktūrinius elementus:

 pagrindinį tekstą;

 apatinę ir viršutinę puslapines antraštes;

 išnašas.

Pagrindinis tekstas – tai pastraipos, lentelės ir paveikslėliai. Kai kurios pastraipos gali būti antraštės, ties paveikslėliais gali būti užrašai.

Puslapinė antraštė (header,footer) – tai tekstas ir/arba grafika, dažniausiai dedama puslapio viršutinėje ir/arba apatinėje paraštėje. Rečiau – kairiojoje arba dešiniojoje paraštėje. Puslapinė antraštė gali būti sudaryta iš kelių pastraipų. Dažniausiai į puslapines antraštes įtraukiami dokumentų ar skyrių pavadinimai, puslapių numeriai, data, laikas ir kt. Puslapinių antraščių tekstas įrašomas tik vieną kartą ir automatiškai išvedamas dokumento puslapiuose. Tekstai gali būti skirtingi atskiriems skyriams, lyginiams, nelyginiams ar atskiriems puslapiams.

Išnaša (footnote) – tai teksto pastaba, aiškinanti atskiras dokumento vietas. Jos gali būti dedamos komentuojamo teksto puslapio, skyriaus ar dokumento pabaigoje. Išnašą sudaro dvi dalys:

 išnašos nuoroda, žymima automatiškai (eilės numeriu) arba vartotojo nurodomu simboliu (pavyzdžiui, žvaigždute);

 išnašos tekstas.

Dokumento puslapyje išnašos tekstas dedamas pagrindinio teksto srities pabaigoje. Tad kuo daugiau išnašų darbiniame puslapyje, tuo mažiau vietos lieka pagrindiniam tekstui.

Dokumento struktūra

Kiekvienas dokumentas paprastai skirstomas į struktūrinius vienetus: skyrius, skirsnius, skirsnelius ir t.t. Kiekvienas struktūrinis vienetas turi tekstinę-skaitinę antraštę, pvz., 6.1 skyrius ir t.t. Dokumento struktūrą nustato jo autorius. Teksto redaktoriai nežino, kas tai – skirsnis ar skirsnelis. Todėl programos vartoja sąvoką “antraštė” (heading); antraštės gali būti kelių hierarchinių lygių.

Kiekviena antraštė – tai pastraipa. Bet kurią pastraipą labai paprastai galima paversti reikiamo lygio antrašte, ir atvirkščiai.

Automatinis antraščių valdymas vadinamas dokumento struktūrizavimu. Aišku, galima antraštes žymėti, numeruoti, formatuoti ir sudaryti turinį rankiniu būdu, bet programiškai tai atlikti kur kas paprasčiau.

Bet kuriuo metu galima pakeisti bet kurios antraštės lygį ir formatavimo stilių, ir visos to lygio antraštės automatiškai bus performatuotos. Programa automatiškai pernumeruos visas antraštes (išmetus, įterpus) pagal jų hierarchiją ir numerio formatą. Tai įgalina automatiškai sudaryti turinį.

Tokiu būdu galima formuoti ir tvarkyti kitus informacinius dokumento skyrius: terminų
dalykinę rodyklę, lentelių ar piešinėlių sąrašus.

6.5. Teksto įvedimas ir tvarkymas

Pagrindiniai teksto įvedimo ir tvarkymo etapai:

 teksto įvedimas;

 teksto redagavimas (taisymas, papildymas);

 formatavimas;

 išsaugojimas kompiuterio išorinėje atmintyje (dažniausiai diske);

 spausdinimas ant popieriaus, plėvelės arba perdavimas elektroniniu paštu.

Teksto įvedimas

Įvestas dokumento tekstas ar jo dalis matoma teksto lange. Tekstas rašomas šriftu, nurodytu šrifto lange.

Įvedamo eilinio simbolio vieta ekrane nurodoma teksto įvedimo žymekliu – mirksinčiu vertikaliu brūkšneliu ar kitokiu ženklu. Jeigu žymeklio ekrane nėra – vadinasi, reikia ne įvedinėti simbolius, bet baigti pradėtą komandą ir po to spragtelti pele įvedimo vietoje.

Teksto įvedimo žymeklio nurodoma vieta dar vadinama įterpimo tašku (insertion point). Šis taškas nusako poziciją, kurioje galima įterpti:

 simbolį;

 kopijuojamą/perkeliamą dokumento fragmentą;

 laikino saugojimo srities (buferio) turinį;

 lentelę;

 paveikslėlį;

 kitokį objektą.

Struktūrinis dokumento elementas, kuriame yra teksto įvedimo žymeklis, vadinamas darbiniu arba aktyviu (current) – aktyvus žodis, aktyvi pastraipa, aktyvus puslapis ir t. t.

Kai kurie teksto redaktoriai (Microsoft Word) leidžia vaizduoti ekrane ir nespausdinamus tarnybinius simbolius (tarpą, pastraipos, lentelės skilties pabaigos žymeklį, tabuliacijos simbolį). Šie simboliai padeda tvarkyti pastraipų išdėstymą, eilučių perkėlimus, lentelių skilčių formatavimą ir t.t.

Jei tekstas yra didesnės apimties ir jį reikės formatuoti kompiuteriu, tekstą reikia rinkti ne bet kaip, bet laikantis tam tikrų reikalavimų:

 Įvedimo klavišą spausti tik pastraipos pabaigoje. Pasiekus eilutės pabaigą žodis bus automatiškai perkeltas į kitą eilutę. Antraštė yra atskira pastraipa.

 Tekstą rašyti nekeliant žodžių į kitą eilutę.

 Skyrybos ženklus (kablelį, tašką, dvitaškį ir kt.) rašyti iškart po žodžio. Tarp žodžių palikti po vieną tarpą.

 Vengti vaizduoti didesnius tarpus kelis kartus nuspaudžiant tarpo klavišą – tarpo dydis priklauso nuo pasirinkto šrifto dydžio. Vėliau, pakeitus šrifto dydį tarpo dydis irgi pakis. Tam tikslui galima naudoti tabuliaciją arba konkretaus teksto redaktoriaus Format komandos galimybes. Redagavimo technika

Tekstas rašomas teksto įvedimo žymekliu nurodytoje pozicijoje. Įvestą tekstą dažnai tenka taisyti ir pertvarkyti. Dažniausiai vartojami redagavimo veiksmai – simbolio įterpimas, pakeitimas, šalinimas, perkėlimas ar kopijavimas.

Tekstą tvarkyti galima įterpimo arba pakeitimo režimu.

Dirbant įterpimo režimu, simbolis įterpiamas teksto įvedimo žymekliu nurodomoje vietoje, o jo dešinėje esantis tekstas stumiamas viena pozicija į dešinę.

Dirbant pakeitimo režimu, teksto įvedimo žymeklio dešinėje esantis simbolis pakeičiamas įvedamu simboliu.

Režimai dažniausiai perjunginėjami klaviatūros {Insert} klavišu. Visi teksto redaktoriai pradeda dirbti įterpimo režimu, o kai kuriais atvejais pakeitimo režimo išvis nebūna. Teksto įvedimo žymeklio pavidalas, dirbant įterpimo ar pakeitimo režimu, gali skirtis, reikiamas režimas gali būti nustatomas ir jungikliu informacinėje eilutėje.

Šiuo metu Jūs matote 31% šio straipsnio.
Matomi 2663 žodžiai iš 8725 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.