Dokumentu tekstu įpatybės
5 (100%) 1 vote

Dokumentu tekstu įpatybės

11213141

ĮVADAS

Dokumentų valdymas arba raštvedyba pradėjo kurtis jau XIa. Kartu kūrėsi ir lietuviškoji kanceliarinė kalba, kuri derino bendruosius lietuvių kalbos ir specialiuosius kalbos reikalavimus. Kanceliarinę kalba formuoti padėjo leidinys „Gimtoji kalba“.

Darbo tema- dokumentų tekstų ypatybės. Dokumento tekstas yra svarbus, nes kiekvienas vadybininkas turi mokėti parašyti dokumentą, kuris atitinka standarto ir bendrinės kalbos bei teisinės terminologijos reikalavimus. Ši tema apima: bendruosius dokumentams keliamus reikalavimus, verslo raštų ypatumus.

Šio darbo tikslas- pateikti informaciją apie dokumentų tekstus. Ši tema reikalinga kiekvienam, kuris siekia profesionalumo.

BENDRIEJI DOKUMENTŲ TEKSTAMS KELIAMI REIKALAVIMAI

Dokumentams spausdinti naudojami A4 (210 x 297 mm), A4 L (297 x 210 mm); A5 (148 x 210 mm); A5 L (210 x 148 mm) formatų popieriaus lapai, paliekant tokio pločio paraštes: kairioji – 30 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė – ne mažesnė kaip 20 mm, apatinė ne mažesnė kaip 20 mm. A5 L lape paliekamos tokios paraštės: kairioji – ne mažesnė kaip 20 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė – 30 mm, apatinė – ne mažesnė kaip 20 mm. Dokumentai spausdinami tik vienoje lapo pusėje, išskyrus dokumentų rengimo taisyklėse numatytas kai kurias žymas ar nuorodas.

Jei dokumentas netelpa į vieną lapą, lapai, pradedant antruoju, numeruojami. Lapo numeris rašomas viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių. Dokumento lapai gali būti numeruojami nurodant lapo numerį ir bendrą dokumento lapų skaičių, pvz.: 1-4 (1 – lapo numeris, 4 – bendras dokumentų lapo skaičius).

Kiekvienas dokumentas turi sudarytoją. Tai valstybės institucija ar įstaiga, visuomeninė organizacija, pareigūnas asmuo.

Dokumento pavadinimas rodo informacijos, pateikiamos jame, pobūdį; pagal pavadinimą sudaroma dokumento struktūra.

Dokumento tekstas – svarbiausia dokumento dalis, kalbos priemonėmis išreiškianti valdymo veiksmą ar situaciją. Jis turi būti tikslus juridiniu požiūriu, nes dokumentas įrodo, patvirtina kokius nors faktus, reiškinius, įvykius.

Tekstas turi būti trumpas, aiškus, tikslus, logiškas, nuoseklus, vienareikšmis, o jame pateikta informacija teisinga, nuodugniai patikrinta ir argumentuota. Trumpą dokumentą galima greičiau parengti, redaguoti, registruoti, lengviau į tokį atsakyti. Svarstomą klausimą reikia išdėstyti išsamiai, kad nebūtų jokių neaiškumų ar abejonių. Sudaromo naujo dokumento turinys turi būti suderintas su anksčiau tuo klausimu išleistais dokumentais.

Tekstas turi būti parašytas taisyklinga kalba, be klaidų. Vartojamos tik plačiai paplitusios oficialiai priimtos santrumpos. Jei retesnių santrumpų išvengti neįmanoma, tai pirmą kartą parašomas pilnas terminas ar pavadinimas ir po jo skliausteliuose – santrumpa, toliau tekste rašoma tik santrumpa.

Tekstas turėtų būti trumpas, tikslus, aiškus. Reikalo esmę reikia formuluoti tiksliai, kad nekiltų dviprasmiškų jo aiškinimų.

Dokumento aiškumo sąvoka – dokumento rašymas bendrine kalba, suprantama kiekvienam pareigūnui ir asmeniui. Laikomasi reikalavimo rašyti dokumentus valstybine kalba, kai susirašinėjama su mūsų valstybės įstaigomis ar asmenimis.

Sudėtinga dokumento tekstą galima skirstyti skyriais, skirsniais, poskyriais, punktais ir jų pastraipomis, punktų papunkčiais.

Informacija bus kompaktiškesnė ir aiškesnė išdėstyta lentelės forma. Pastovioji informacija surašoma lentelės viršuje ir šoninėje skiltyje. Kintamoji – skaitmenys ar žodinė informacija – atitinkamose skiltyse ir eilutėse. Tokiu būdu pateikta informacija vaizdi, ją galima klasifikuoti ir koduoti, lengva sumuoti skaitmeninius duomenis. Lentelėmis dažniausiai rašomi pareigybių sąrašai, atostogų grafikai, įstaigos struktūra, bylų apyrašai, dokumentacijos planas ir kt.

Geriau, kai dokumentai rašomi vienu klausimu. Tokius dokumentus lengviau tvarkyti, klasifikuoti, naudotis jų informacija įstaigose ar vėliau – archyvuose.

Pareigoms „parašo“ rekvizite užrašyti yra nurodyta rekvizito pradžia (nuo kairiosios paraštės) ir vardo bei pavardės vieta (dešinė lapo pusė). Svarbu, kad po pareigų pavadinimo pakankamai liktų vietos pareigūno parašui, kuris turi būti eilutės viduryje. Dokumentai rašomi laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisinės terminijos.

Dokumentai susideda iš atskirų elementų (datos, teksto, parašo ir pan.), kurie vadinami rekvizitais. Rekvizitas – dokumento sudedamoji dalis, reiškianti nustatytas dokumento rengimo ir įteisinimo procedūras ir turinti nustatytą vietą. Rekvizitų visuma atspindi dokumento formą. Svarbu, kad dokumentas atitiktų paskirtį, būtų sudarytas pagal formą, būdingą tai rūšiai. Nuo dokumento įforminimo visumos ir kokybės priklauso jo juridinė galia, nes dokumentai tarnauja kaip konkretaus įvykio, fakto ar reiškinio įrodymas, patvirtinimas.

Dokumentų rekvizitų rašymo būdai yra:

1) išilginis centruotas, kai rekvizito eilučių pradžia ir pabaiga vienodai nutolusi nuo kairiosios ir dešiniosios paraščių:

2) kampinis vėliavynis, kai rekvizito eilutės prasideda arba vienodai nutolusios nuo kairiosios paraštės.

KOMERCINIŲ LAIŠKŲ TEKSTŲ YPATUMAI

Laiškas yra verslininko veiklos
įrankis ir reikia mokėti tuo įrankiu naudotis. Jau rengdamas laišką, verslininkas turi būti atsargus ir iš anksto turėti laiškų ruošimo sekos schemą.

Laiškams būdingi šeši pagrindiniai teksto įtaigos stiliai: įtaigus (aktyvus), pasyvus, asmeniškas, nuasmenintas, vaizdingas, blankus. Bendroji taikymo išvada tokia: įtaigus stilius geriau negu pasyvus, asmeninis – geriau negu nuasmenintas, vaizdingas – geriau negu blankus.

Užsienio specialiojoje literatūroje dažnai minimi „7 C principai“. Tai rekomendacijos komercinių laiškų tekstams. Pats pavadinimas „7 C“ kilęs dėl rekomendacijų grupavimo, kuris atliktas pagal 7 žodžius, nusakančius atskiras grupuojamąsias savybes. Jie visi anglų kalboje prasideda raide „C“ (completeness, conciseness, concreteness, consideration, courtesy, clarity, corectness).

Vakarų Europos ir Jungtinių Amerikos Valstijų vadovėliuose ir mokymo priemonėse tie septyni žodžiai visados minimi kaip bendra reikalavimų laiškams formulė. Tik vėliau knygose plačiau atskleidžiama jų praktinė reikšmė.

Taigi dabar aptarsiu kiekvieną iš „7 C principų“:

a) Išsamumas ir glaustumas (completeness and conciseness):

Komerciniame laiške turi išsiskirti įžanga, dėstymas ir baigiamoji dalis. Jeigu laiško ketinimams reikia plačių paaiškinimų, patariama tai pateikti laiško prieduose.

Laiško autorius iš anksto turi numatyti tokį teksto turinį, kad laiško gavėjui nekiltų neaiškumų, papildomų klausimų bei abejonių: laiško teiginiai turi visa tai išsklaidyti.

Jeigu laišku atsakoma į tam tikrą prašymą ar pasiūlymą, tekste reikia priminti jo turinį. Atsakymas turi būti aiškus ir nekelti abejojimų ar dviprasmiškumų. Tokiuose laiškuose skaitmenis naudoti, tik jei jie būtini.

Laiško turinys turi būti pasirinktas atsižvelgiant į laiško siuntėjo ketinimus ir į laiško gavėjo savybes. Patariama laiško tekste nerašyti duomenų ir samprotavimų, kurie laiško gavėjo nedomina.

Laiške turi būti minimos ir palankios, ir nepalankios aplinkybės, įvykiai, reiškiniai, duomenys.

Tekstą reikėtų stengtis rašyti kuo trumpesniais sakiniais taip, kaip kalbama asmeniškai susitikus.

b) Konkretumas (concreteness):

Reikalaujama, kad laiškų tekste būtų vartojami tik visuotinai ir vienareikšmiškai suprantami žodžiai ir posakiai. Komerciniuose laiškuose pateikiami skaičiai turi būti tiksliai apibrėžti. Jeigu skaičiai tik prognozuojami, apie tai turi būti parašyta.

Laiško įžangoje, dėstyme, baigiamojoje dalyje ar prieduose nurodomi informacijos šaltiniai, kuriais remtasi. Autoritetingi šaltiniai, galintys turėti poveikio laiško gavėjui, pateikiami santraukomis arba citatomis.

Laiško autorius labai kritiškai turi patikrinti, ar teksto argumentai, duomenys, citatos, apibendrinimai, atpasakojimai tinka laiško ketinimams, neiškreipia anksčiau pasakytų teiginių ar žinomų specialistų išvadų. Laiško autorius labai atidžiai turi įvertinti pateikiamas išvadas. Jos turi remtis tik faktais ir duomenimis, nurodytais tekste. Jeigu laiško autorius daro tam tikras prielaidas, tai būtina tekste ypač pabrėžti.

Komerciniuose laiškuose savo išvadas, nuomonę, požiūrį būtina išsakyti labai santūriai, vengti emocinių (jausmingų, jaudinančių) posakių ir žodžių. Reikia vengti tariamosios nuosakos. Stengtis rašyti apie veiksmus ir ketinimus dabartiniu metu.

Laiško baigiamojoje dalyje būtina remtis anksčiau pateiktais faktais, teiginiais, apibendrinimais, visa laiško logika.

c) Atidumas ir paslaugumas (consideration and courtesy):

Rekomenduojama laiško gavėją supažindinti su duomenimis ir faktais, kurie paaiškina laiško ketinimus.

Prieš rašant laišką, būtina parengti ir apsvarstyti jo planą, netgi būtina įvertinti laiško poveikį gavėjui ir jo didžiausią reakciją.

Visų laiškų tekstas redaguojamas taip, kad jis gavėjui taptų reikšmingas. Laiško stilius pritaikomas to laikotarpio laiško gavėjo būsenai.

Laiško išvadose bei pateikiamuose patarimuose remiamasi tik realiais faktais. Rekomenduojama tekste nepateikti autoriaus asmeninės nuomonės apie laiško gavėją. Tačiau laiško autorius turi žinoti, kokių žmonių kategorijai priklauso laiško gavėjas.

Laiškas turi būti suredaguotas taip, kad jį būtų įdomu ir lengva skaityti. Rekomenduojama naudoti vaizdines priemones (priedus, lenteles, paveikslus, diagramas). Jeigu laiško pabaigoje pateikiama „už“ ir „prieš“ argumentacija, teigiamus argumentus būtina pasakyti anksčiau už neigiamus. Prisimintina, kad laiškai turi palikti galimybę tolesnei diskusijai.

d) Aiškumas (clarity):

Laiške vartojami žodžiai gavėjui turi būti žinomi, o frazės – vienareikšmiškai suprantamos. Galima trumpinti ne vien tik sakinius, bet ir pastraipas.

Sakinius, kuriuose pateikiamos naujos mintys, reikia pradėti iš naujos eilutės.

Jeigu laiške vartojami specialūs terminai, apibrėžimai, sampratos, juos būtina paaiškinti. Tai daroma laiško tekste ar perkeliant į priedus. Galima nurodyti ir aiškinamuosius žodynus.

Skaičiams palyginti rekomenduojama naudoti santykinius dydžius – procentus, laipsnius, proporcijas. Skaičiai turi būti pateikti laiško tekste ar jo prieduose.

Laiškui vaizdingumo ir aiškumo suteikia diagramos, paveikslai, schemos.

Didelės apimties laiškuose vartojamos
atskirų dalių antraštės. Primintina, kad atskirų dalių antraštės turi atitikti teksto turinį.

Jeigu laiško baigiamojoje dalyje daroma daugiau negu viena išvada, pateikiamas pasiūlymas, reikalavimas – būtina juos numeruoti.

e) Tikslumas (correctness):

Tekste nurodomi tik nuodugniai patikrinti ir laiško autoriaus įrodomi faktai. Laiške neturi būti rašybos klaidų, įžeidžiančių posakių.

Laiško spausdinimo kokybė turi būti be priekaištų. Prieš pasirašydami laišką, dar kartą peržiūrėkite ir įvertinkite tekstą. Jei kyla nors menkiausia abejonė ar randate klaidų, pataisykite ir laišką perspausdinkite.

Didesnės apimties laiškų suskirstymas į dalis turi atitikti laiško loginę ir argumentacinę seką. Atskirų dalių antraštės suformuluotos laikantis atsargumo posakiuose.

Į baigiamąją laiško dalį negalima įtraukti naujų, anksčiau laiške neminėtų minčių ir siūlymų.

SANTRUMPOS DOKUMENTUOSE

Sutrumpinimai – tai sutrumpintu būdu parašyti žodžiai, pasakymai ar pavadinimai. Standartiniai žodžių junginių sutrumpinimai vadinami santrumpomis.

Raidiniai pavadinimų sutrumpinimai – pavadinimų trumpiniai, sudaryti iš savarankiškų žodžių pirmųjų raidžių (nesavarankiški žodžiai praleidžiami): VPU (Vilniaus pedagoginis universitetas), VRM (Vidaus reikalų ministerija). Taip trumpinami ne vien tikriniai pavadinimai: UAB (uždaroji akcinė bendrovė), PVM (pridėtinės vertės mokestis). Didžiosiomis raidėmis gali būti žymimos tarptautinių sudurtinių žodžių abiejų dėmenų pradžios: HAE (hidroakumuliacinė elektrinė), LAL (Lietuvos avialinijos); kartais žodžio pradžia žymima dviem raidėmis: LST (Lietuvos standartas), VšĮ (viešoji įstaiga).

Tiek lietuviški, tiek iš kitų kalbų išversti ar paimti raidiniai sutrumpinimai rašomi be taškų; su taškais po raidžių rašomi tik tradiciniai pasakymų sutrumpinimai, pvz.: A.V. (antspaudo vieta). Oficialiuose raštuose ir dokumentuose sutrumpinimai vengtini, o kai vartojami, turėtų būti aptarti.

Simbolinės santrumpos – ilgio, ploto, tūrio, svorio ir kitų matų sutrumpinti tarptautiniai pavadinimai; jie suprantami kaip tam tikri simboliai, skaitomi kaip visas žodis ir rašomi be taško. Dažniausios simbolinės santrumpos yra: m, km, cm, mm, g, kg, t, h (valanda), s, min (atitinkamos lietuviškos santrumpos su taškais – val., sek., min.).

Ploto matai žymimi ilgio matų su viršuje nurodytu laipsniu 2 , tūrio matų – su laipsniu 3, tekste juos įprasta rašyti su priekyje einančiomis santrupomis kv. ir kub.: kv.m (kvadratinis metras), kub.m (kubinis metras).

Simbolinėmis santrupomis laikomi pinigų vienetų pavadinimai Lt, ct.

Procentai žymimi neraidiniais simboliais %, kurie rašomi prie skaitmenų: 8,5%; dokumentų tekste net su skaitmenimis vartojamas ne simbolis %, o žodis procentas arba santrumpa proc.

Grafinės žodžių santrumpos (sutrumpinimai) – tam tikra dalimi žymimi žodžiai ar pasakymai; jie paprastai skaitomi kaip nesutrumpinti. Grafinės santrumpos daromis trimis būdais:

1) imamas pirmasis, kartais du pirmieji žodžio skiemenys ir toliau einančio skiemens visos priebalsės iki balsės; santrumpa baigiasi tašku: pirm. (pirmininkas), tel. (telefonas).

2) imama pirmoji ar kelios žodžio pradžios raidės ar pirmosios pasakymo žodžių raidės; po žodžio ar atskirų žodių santrumpų dedamas taškas: a. (aikštė), k. (kaimas), bt. (butas), str. (straipsnis), š.m. (šių metų), ir t.t. (ir taip toliau);

3) gali būti santrumpų, kurias sudaro pirmoji raidė ir po brūkšnelio paskutinis skiemuo; taip sutrumpinami įstaigų ir organizacijų pavadinimai: b-vė (bendrovė), m-kla (mokykla), d-ja (draugija).

Šiuo metu Jūs matote 50% šio straipsnio.
Matomi 2120 žodžiai iš 4216 žodžių.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA (kaina 0,87 €) ir įveskite gautą kodą į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.