Dokumentų valdymas įstaigos vidaus administravimo kontekste
5 (100%) 1 vote

Dokumentų valdymas įstaigos vidaus administravimo kontekste

TURINYS

ĮVADAS………………………………………………………………………………………………………………………….3

1.VIEŠASIS ADMINISTRAVIMAS IR JO SUBJEKTAI………………………………………….5

2. DOKUMENTŲ VALDYMO SAMPRATA IR ORGANIZAVIMAS………………………..7

3. ĮSTAIGOS DOKUMENTŲ VADYMO PROCESAI……………………………………………..11

3.1. ĮSTAIGOS DOKUMENTŲ RENGIMAS, GAVIMAS IR JŲ APSKAITA……11

3.2. BYLŲ SUDARYMAS IR SUDARYTŲ BYLŲ APSKAITA……………………….13

3.3. UŽBAIGTŲ BYLŲ TVARKYMAS IR APSKAITA…………………………………..14

3.4. DOKUMENTŲ VERTĖS EKSPERTIZĖS ĮGYVENDINIMAS……………………15

IŠVADOS………………………………………………………………………………………………………………………..18

BIBLIOGRAFINIŲ NUORODŲ SĄRAŠAS……………………………………………………………………….19

PRIEDAI

1 PRIEDAS. ĮSTAIGOS DOKUMENTŲ VALDYMO SCHEMA…………………………………………..20

ĮVADAS

,,Dokumentų valdymo” terminas Lietuvoje nebuvo plačiai vartojamas. Labiau buvo įsigalėjęs terminas ,,raštvedyba”, siejamas su įstaigos vidaus administravimu, apimančiu struktūros valdymą, finansinių ir materialinių išteklių valdymą, personalo valdymą ir raštvedybą [12]. 2005 m. lapkričio 2 d. įsakymu Nr. 132 – 4773 (Žin., 2002, Nr. 70-2957), patvirtinus Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, administracinėje kalboje įsigalėjusi sąvoka ,,raštvedyba” pakeista platesne „dokumentų valdymo“ sąvoka, kuri apima bet kurio juridinio ar fizinio asmens dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą. Tačiau ir dabar daugelis įpratę vartoti būtent ,,raštvedybos” terminą. Pagal Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 2004 Nr. 57 – 1982) 2 str. 7 dalį, dokumentų valdymas valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens vidaus administravimo sritis, kuri apima dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą. Taigi, išėjus naujoms teisės aktų redakcijoms, Dokumentų apskaitos ir rengimo taisyklėms, LR dokumentų ir archyvų įstatymui, teisiškai įsigaliojo nauja terminija, naujos apibrėžtys. Orentuojamasi į vakarietišką sampratą, kad dokumentų valdymas yra vadybos sritis, kad tai nėra siaura raštvedybos sritis.

Pažymėtina tai, kad šiandien pasikeitė pats požiūris į dokumentų valdymą. Dokumentų valdyme kalbama jau ne apie dokumentų, bet apie informacijos valdymą. Tai labai svarbus akcentas, nes dokumento vertė ir yra jame esančioje informacijoje [4]. Taigi, dokumentų valdymas, traktuojamas, kaip atskira informacijos valdymo sritis

Darbo objektas – dokumentų valdymas, kuris tiriamas įstaigos vidaus administravimo kontekste.

Darbo tikslas – išanalizuoti, kaip įgyvendinami dokumentų valdymo procesai įstaigose. Pažymėtina, kad pasirinktos viešojo administravimo įstaigos ir institucijos, kurių veikla neatsiejama nuo informacijos poreikio, jos rinkimo, kaupimo ir kt. informacijos valdymo procesų.

Įgyvendinti užsibrėžtam tikslui iškelti šie uždaviniai :

§ apibendrinti dokumentų valdymo sampratą,

§ išsiaiškinti, kas yra būdinga viešojo administravimo sektoriaus institucijoms;

§ išnagrinėti, kaip organizuojamas dokumentų valdymas įstaigose;

§ aptarti, kokie procesai sudaro dokumentų valdymą ir kaip jie vykdomi įstaigose.

Tema ,,Dokumentų valdymas įstaigos vidaus administravimo kontekste” darbų nėra, kadangi, dar visai nesenai įsigaliojo naujos dokumentų valdymą reglamentuojančių teisės aktų redakcijos, įtvirtinusios naujus terminus ir sąvokas.

Šis darbas galėtų būti naudingas archyvistikos studijų programos studentams, kurie turi išklausyti ,,dokumentų tvarkybos ir ieškos” dalyką.

Naudotasi literatūros ir šaltinių analizės metodu.

Siekiant atskleisti, kaip dokumentų valdymas vykdomas viešojo administravimo įstaigose ir institucijose, remtasi LR dokumentų ir archyvų įstatymu, LR viešojo administravimo įstatymu ir norminiais teisės aktais, tai Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės, Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės, kuriose nurodyti aptariamo proceso apibrėžimai. Taip pat naudotasi moksline literatūra, kurioje nagrinėjama viešojo administravimo institucijų politika, funkcijos, elgsena bei teorijos, tai labai išsamiai atskleidžia Vladislavo Domarko monografija ,,Viešasis administravimas organizacijų teorijos kontekste”. Kitas šaltinis – tai straipsniai, kuriuose kalbama apie dokumentų valdymą, jo specifiką, organizavimą.

1. VIEŠASIS ADMINISTRAVIMAS IR JO SUBJEKTAI

Viešasis administravimas vykdomoji veikla, kurią sudaro trys pagrindinės sritys, viena iš jų vidaus administravimo sritis, į kurios veiklos apimtį patenka ir dokumentų valdymas. Be to, įvade pabrėžta, kad pasirinktos viešojo administravimo įstaigos ir institucijos. Reikėtų aptarti, kokios įstaigos, institucijos priklauso viešajam sektoriui, kas joms būdinga, kokias funkcijas atlieka, kuo jos skiriasi nuo privačių, pateikti viešojo administravimo apibrėžimą.

Viešojo
administravimo organizacijos yra valstybės valdžios dalis, ir pagrindinis jų tikslas yra įstatymų įgyvendinimas, tai jas pirmiausia ir skiria nuo privačių organizacijų. Privačių organizacijų pagrindinis tikslas – pelno siekimas. Viešojo administravimo institucijos veikia nuolat prižiūrimos visuomenės ir privalo kuria nors forma jai atsiskaityti. Be to, jos turi esminių veiklos teisinio reguliavimo ir tos veiklos pobūdžio bei tikslų [5, 93].

Lietuvos Respublikos (toliau – LR) Viešojo administravimo įstatymas apibrėžia LR viešojo administravimo subjektus, jų veiklos principus, nustato administracinio reglamentavimo, viešųjų paslaugų teikimo administravimo bei institucijų vidaus administravimo pagrindus, taip pat administracines procedūras ir prievoles nagrinėjant bei sprendžiant asmenų prašymus ir skundus. Šis įstatymas taip pat apibrėžia, kas yra viešasis administravimas. Tai – įstatymais ir kitais teisės aktais reglamentuojama valstybės ir vietos savivaldos institucijų, kitų įstatymais įgaliotų subjektų vykdomoji veikla, skirta įstatymams, kitiems teisės aktams, vietos savivaldos institucijų sprendimams įgyvendinti, numatytoms viešosioms paslaugoms administruoti.

Egzistuoja trys pagrindinės viešojo administravimo sritys:

§ administracinis reglamentavimas;

§ vidaus administravimas;

§ viešųjų paslaugų teikimo administravimas.

Viešojo sektoriaus įstaigos – vadinamos viešojo administravimo subjektais, kurie sudaro viešojo administravimo sistemą, į kurios sudėtį įeina:

§ valstybinio administravimo subjektai;

§ savivaldybių administravimo subjektai;

§ kiti administravimo subjektai. Visiems šiems subjektams įstatymai ar jų pagrindu priimti kiti teisės aktai suteikia viešojo administravimo įgaliojimus [12].

Taigi, viešojo administravimo subjektai – institucijos, įstaigos, tarnybos, valstybės tarnautojai (pareigūnai), turintys įstatymų suteiktas viešojo administravimo teises ir praktiškai įgyvendinantys vykdomąją valdžią ar atskiras vykdomosios valdžios funkcijas [12]. Šios viešojo administravimo institucijos savo kasdieninėje vykdomojoje bei tvarkomoje veikloje priima įvairaus valdymo sprendimus, administracinius aktus, nustato tam tikras pavaldžių institucijų ir jų tarnautojų, taip pat įmonių, įstaigų ir organizacijų bei piliečių teisės norma, duoda privalomus nurodymus bei rekomendacijas, organizuoja seminarus, pasitarimus, kontroliuoja jų darbą, tvarko apskaitą, raštvedybą ir pan.[10, 475]

Viešojo sektoriaus institucijų veikla neatsiejama nuo valstybės ir jos įstatymų leidžiamosios valdžios formuojamos valstybės politikos. Svarbiausias jų tikslas įgyvendinti įstatymus, teikti visuomenės bei valstybės interesus reprezentuojančias paslaugas. Todėl teisės aktais siekiama užtikrinti, kad viešojo sektoriaus įstaigos tarnautų žmonėms, taip pat skatinti šių įstaigų administracinius gebėjimus, didinti jų veiklos efektyvumą [12].

Dokumentų valdymas yra vidaus administravimo sritis. Taigi, vidaus administravimo kontekste ir vykdomi dokumentų valdymo procesai. Reikėtų aptarti, kas yra vidaus administravimas, koks jo tikslas, turinys.

Vidaus administravimas – administravimo veikla, kuria užtikrinamas valstybės ar vietos savivaldos konkrečios institucijos, įstaigos, tarnybos ar organizacijos savarankiškas funkcionavimas (struktūros tvarkymas, personalo valdymas, turimų materialinių-finansinių išteklių valdymas ir naudojimas, raštvedybos tvarkymas), kad jos galėtų tinkamai vykdyti joms priskirtus viešojo administravimo ar kitos valstybinės veiklos uždavinius [10, 47]. Šią administravimo veiklą reglamentuoja įstatymai ir arba jų pagrindu priimti teisės aktai (nuostatai, statutai, veiklos reglamentai, pareiginės instrukcijos, vidaus tvarkos taisyklės).

Vidaus administravimo tikslas – užtikrinti, kad institucijoje būtų laiku parengiami, priimami ir įgyvendinami administraciniai sprendimai. Vidaus administravimo turinį sudaro administravimo institucijos veiklos ir jai skirtų asignavimų administravimas, remiantis strateginiais ir einamųjų metų planais [12]. Įgyvendinant vidaus administravimo veiklą sudaromi dokumentai, kurie yra atskaitingumo priemonė. Tai labai svarbu viešojo sektoriaus institucijos nes, jos turi atsiskaityti už savo veiksmus visuomenei, dokumentai reikalingi žmonių teisėms užtikrinti. Taip pat labai svarbios viešojo administravimo vertybės – skaidrumas, atsakomybė, atskaitingumas. Skaidrumas leidžia tikėtis suvokti administravimo esmę bei procedūras. Atsakomybė sietina su profesine kompetencija, veikimo laisve, o atskaitingumas – įsipareigojimai atsakingai veikti ir leidimas visuomenei vertinti atliktus veiksmus [17, 87].

3. ĮSTAIGOS DOKUMENTŲ VALDYMO SAMPRATA IR ORGANIZAVIMAS

Pradedant detaliau nagrinėti dokumentų valdymą, proceso organizavimą, šios srities teisinį reglamentavimą, pirmiausia reikėtų pateikti aptariamo proceso apibrėžimą, pateikaimą Lietuvos Respublikos teisės aktų bei tarptautinių standartų.

,,Dokumentų valdymo” terminą Lietuvoje apibrėžia LR dokumentų ir archyvų įstatymo 2 str. 7 dalis – dokumentų valdymas valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens vidaus administravimo
dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą [11]. Platesnį dokumentų valdymo apibrėžimą pateikia tarptautinis standartas ISO – 15489 – 1, pagal kurį, dokumentų valdymas – vadybos sritis, apimanti veiksmingą ir sistemingą dokumentų rengimo, gavimo, saugojimo, priežiūros, naudojimo ir disponavimo jais kontrolę, įskaitant veiksmus, susijusius veiklos įrodymų ir informacijos apie veiklos sritis bei sandorius fiksavimu dokumentuose[6]. Šis apibrėžimas formuoja platesnę dokumentų valdymo sampratą, į kurią įeina ne tik pagrindiniai dokumentų valdymo procesai: rengimas, gavimas, tvarkymas, apskaita, saugojimas. Ši samprata apima kitus dokumentų valdymo procesus, tokius, kaip sandorių fiksavimas, informacijos fiksavimas apie įstaigos veiklą. Plačiąja prasme dokumentų valdymas apima:

§ veiklos krypčių, atsakomybės ir įgaliojimų paskirstymą;

§ procedūrų nustatymą ir paskelbimą;

§ paslaugų, susijusių su dokumentų valdymu ir panaudojimu, teikimą;

§ specialių dokumentų valdymo sistemų sudarymą, taikymą ir administravimą;

§ dokumentų valdymo integravimą į veiklos procesus [8, 31].

,,Raštvedybos” terminą įtvirtino Raštvedybos taisyklių 3 p. Pagal šį punktą , raštvedyba – įstaigos vidaus administravimo sritis, apimanti dokumentų tvarkymo ir rengimo procesus, nuo jų rengimo ar gavimo iki atrinkimo saugoti ar naikinti [3]. Ši raštvedybos samprata apėmė informacinius, teisinius, techninius ir ekonominius įstaigos dokumentų valdymo aspektus. Įgyvendinant Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) 11 straipsnio 4 dalį, 2005 m. lapkričio 2 d. įsakymu Nr. 132 – 4773, Raštvedybos taisyklės buvo pakeistos ir patvirtintos Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės.

Patvirtinus Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, atitinkamuose taisyklių punktuose, ,,raštvedybas” terminas pakeistas į terminą ,,dokumentų valdymas” .

Šie terminai yra labai glaudžiai susiję, nes panašiai apibrėžia patį dokumentų valdymo procesą. ,,Dokumentų valdymo” terminas įtvirtintas juridiškai, o tai garantuoja privalomą termino naudojimą administracinėje kalboje.

Išnagrinėjus dokumentų valdymo sampratą, galima aptarti šio proceso organizavimą, kaip jis vykdomas, kokie teisės aktai tai reglamentuoja.

Viešojo administravimo institucijos ir įstaigos, kaip ir bet kurios kitos organizacijos, veikla neatsiejama nuo informacijos poreikio, jos rinkimo, kaupimo ir kitų informacijos valdymo procesų. Įstaigos dokumentai, kaip fiksuota kurioje nors laikmenoje informacija, yra integrali informacijos procesų dalis. Taigi įstaigos dokumentų valdymas išskiriamas, kaip atskira jos veiklos sritis, o dokumentų valdymo uždavinys – užtikrinti, kad fiksuota informacija būtų valdoma ekonomiškai ir efektyviai [15, 234].

Šiuo metu Jūs matote 31% šio straipsnio.
Matomi 1604 žodžiai iš 5156 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.