Kompiuterizavimo tikslingumo pagrindimas
5 (100%) 1 vote

Kompiuterizavimo tikslingumo pagrindimas

TURINYS

ĮVADAS 3

1. KOMPIUTERIZAVIMO TIKSLINGUMAS 4

1.1. Informacinės sistemos kūrimo tikslai 4

1.2. Ekonominis efektyvumas 6

1.3. Sociotechninis efektyvumas 10

1.3.1. Socialinis efektyvumas 11

1.3.2. Techninis efektyvumas 11

2. EKONOMINIO EFEKTYVUMO ĮVERTINIMAS 13

2.1. Ekonominio efektyvumo elementai 13

2.2. Investicijų įvertinimo rodikliai 15

2.2.1. Investicijų atsipirkimo laikas 15

2.2.2. Grynoji esamoji vertė 17

2.2.3. Vidinis projekto pelningumas 17

3. PRAKTIŠKAS IS TIKSLINGUMO PAGRINDIMAS 19

3.1. Esama mokyklos padėtis ir IS diegimo tikslai 19

3.2. Ekonominis efektyvumas 20

3.2.1. Investicijų atsipirkimo rodikliai 22

3.2.2. Ekonominio efektyvumo pasireiškimai 23

3.3. Sociotechninis efektyvumas 24

3.4. Tikslinga ar ne? 25

IŠVADOS 26

LITERATŪRA 27

ĮVADAS

Šio darbo tikslas – išsiaiškinti, kaip pagrindžiamas kompiuterizavimo tikslingumas, kuris yra labai svarbus dalykas diegiant informacinę sistemą. Informacinės sistemos šiai dienai jau tampa neatskiriama verslo dalimi. Naujos sistemos įdiegimas apima ne tik naujos techninės ar programinės įrangos įdiegimą. Kartu jis apima pasikeitimus darbo pobūdyje, vadyboje. Šiuolaikinės IS įdiegimas reiškia ne tik organizacijos papildymą, bet ir jos darbo reorganizavimą. Tai tapo taip aktualu, kad be kompiuterizuotos informacinės sistemos praktiškai nebegali apseiti nei viena rimta įmonė, organizacija ar įstaiga. Tačiau prieš ryžtantis tokiam žingsniui, būtina išsiaiškinti, ar tikrai tikslinga diegti IS. Būtent dėl to, kad kompiuterizavimo tikslingumo pagrindimas yra labai svarbus, aš ir pasirinkau šią temą.

Pirmame skyriuje aptarsiu kompiuterizavimo tikslus ir efektus, kuriuos galima pasiekti įdiegus informacinę sistemą. Taigi siekiant apibrėžti sistemos kūrimo tikslingumą, visų pirma reikėtų suprasti organizacijos, kuriai yra kuriama IS, bendruosius tikslus, ir kaip ši naujoji IS gali jai padėti. Kompiuterizavimas reikalauja didesnių ar mažesnių investicijų, todėl, jis pasiteisins tik tokiu atveju, jei sukurta informacinė sistema bus patikima ir efektyvi, t.y. informacinė sistema turi pateisinti kūrimo (diegimo) tikslus.

Kad būtų verta diegti informacinę sistemą, bet kuri įmonė turėtų pasiekti efektą – ekonominį, socialinį ir techninį, apie kuriuos taip pat kalbėsiu pirmame skyriuje. Kiekvienas projektas pirmiausia yra įvertinamas pinigais, todėl labiausia yra atsižvelgiama į ekonominį efektyvumą. Tačiau negalima pamiršti ir socialinio bei techninio efektų, nes jie įtakoja ekonominį efektyvumą, o požiūris į IS kaip į sociotechninę sistemą leidžia ją pažinti ir įvertinti plačiau.

Antrame skyriuje kalbėsiu apie ekonominio efektyvumo galimus skaičiavimus. Čia aptarsiu investicijų įvertinimo, atsiskaitomojo laikotarpio ir kitus rodiklius, kaip jie gaunami ir apskaičiuojami.

Trečiajame skyriuje nagrinėsiu realų pavyzdį apie organizacijos kompiuterizavimą. Išanalizuosiu esamą padėtį, nustatysiu IS kūrimo tikslus, pagrįsiu kompiuterizavimo tikslingumą ekonominio ir sociotechnologinio efektyvumų požiūriais.

1. KOMPIUTERIZAVIMO TIKSLINGUMAS

1.1. INFORMACINĖS SISTEMOS KŪRIMO TIKSLAI

Šiuo metu įmonių kompiuterizavimas jau yra gerokai įsibėgėjęs, nes vis labiau progresuoja informacinės technologijos ir didėja informacijos svarba. Taigi norėdamos toliau sėkmingai dirbti ir būti konkurencingomis, firmos diegia kompiuterizuotas informacines sistemas. Tai yra labai svarbu efektyviam įmonių darbui, kadangi kompiuterinės technikos bei naujausių informacinių technologijų naudojimas garantuoja greitą ir, svarbiausia, patikimą personalo aprūpinimą reikiama jo veiklai informacija. Kartu personalas atpalaiduojamas nuo informacijos apdorojimo darbų. Jis gauna jau parengtą sprendimams priimti ar kitoms valdymo procedūroms reikalingą informaciją.

Siekiant apibrėžti sistemos kūrimo tikslingumą, iš pradžių reikėtų suprasti organizacijos, kuriai yra kuriama IS, bendruosius tikslus, ir kaip ši naujoji IS gali jai padėti. Taigi pirmiausia reikia išanalizuoti kompiuterizuojamo objekto esamą padėtį. Tokiu būdu nustatomi tikslai, kurių siekiama kuriant sistemą. Tikslai parodo organizacijos kaip visumos ir jos padalinių veiklos kryptį bei laukiamus rezultatus. Analizės darbai reikalingi ir norint ekonomiškai, socialiai bei techniškai pagrįsti kompiuterizavimo tikslingumą.

Tikslų formulavimas yra pirmaeilis ir gan sudėtingas uždavinys, nes tai susiję su:

 individualių ir organizacijos tikslų derinimu,

 konfliktinių situacijų vertinimu,

 apribojimų vertinimu.

Be to nuo suformuluotų tikslų priklauso, kokie reikalavimai bus iškelti kuriamai sistemai, todėl svarbu, kad suformuluoti tikslai atspindėtų pagrindines organizacijos problemas. Paprastai informacinės sistemos yra diegiamos, nes jos suteikia šiuos privalumus (t.y. su jais yra susiję daugumos kompiuterizuojamų objektų nustatyti tikslai):

 labiau užtikrintas duomenų saugumas;

 geresnis aptarnavimas;

 konkurencinis privalumas;

 mažėja klaidų tikimybė;

 aukštesnės kokybės gaminiai ar paslaugos;

 gerėja komunikacijos;

 didėja efektyvumas;

 didėja produktyvumas;

 mažėja kaštai.

Priežastys (įvairūs sunkumai, trūkumai), trukdančios organizacijai įgyvendinti savo tikslus, – tai problemos, su kuriomis susiduria
organizacijos vadovai. Norint, kad organizacija sėkmingiau veiktų, šiuos trūkumus reikia apeiti, prisiderinti prie jų, arba bent jau įvertinti. Didžiausią įtaką šiam procesui turi informacijos srautai. Taip atsitinka todėl, kad nekompiuterizuotose organizacijose informaciniai srautai yra apdorojami rankiniu būdu. Vidinė informacija tarnauja veiklos valdymui ir tobulinimui. Išorinė informacija apie aplinką panaudojama prisitaikymui ir išlikimui, todėl šiuo atveju ji yra svarbesnė. IS sukūrimas yra vienas iš būdų, turėsiančių padėti organizacijai apeiti, prisiderinti ar bent jau įvertinti tam tikrus savo darbo apribojimus, kurie yra sąlygojami tų trūkumų (kompiuterizavus organizaciją, bus lengviau, patogiau bei patikimiau tvarkoma taip pat ir informacija).

Formuluojant tikslus svarbu skirti tikrus vartotojų poreikius (tai, kas būtina jų problemoms spręsti) nuo pageidavimų (to, kas tik supaprastintų arba palengvintų jų darbą, bet nėra esminiai dalykai sprendžiant pagrindines problemas). Investicijos į IS diegimą yra gana didelės, taigi kompiuterizavimas pasiteisins tik tokiu atveju, jei sukurta informacinė sistema bus patikima ir efektyvi (t.y. bus tinkama vykdyti tam tikras numatytas funkcijas). Grindžiant sistemos kūrimo tikslus, gali paaiškėti, kad esminių pokyčių nei valdymui nei informacinei sistemai nereikia, arba neapsimoka daryti, kad nauja sistema nėra būtina, kad problemas galima išspręsti tik pertvarkant organizacines struktūras arba atliekant kitus organizacinius tvarkymus. Tokiu atveju sistemos plėtos (sistemos kūrimo) darbai gali būti baigiami.

Informacinės sistemos kūrimo tikslai gali būti labai įvairūs ir jie priklauso nuo to, kokį įmonės valdymo lygį reikia kompiuterizuoti. Skiriami skirtingi organizacijos valdymo lygiai – strateginis, taktinis, taktinis ir operatyvinis bei operatyvinis. Kiekvienam iš jų kuriama skirtingo sudėtingumo bei skirtingos kvalifikacijos reikalaujančio darbo IS (1 lentelė).

1 lentelė. Informacinių sistemų klasifikacija

Lygis Sistemos tipas Panaudojimo sritis

Strateginis Vadovų Strateginis prognozavimas ir planavimas

Taktinis Valdymo Organizacijų valdymas: planavimas, sprendimų priėmimas ir kontrolė

Sprendimų rengimo Duomenų paieška, modeliavimas, alternatyvų analizė, optimalių sprendimų formulavimas

Taktinis ir operatyvinis Žinių Specializuotos informacijos paieška, apdorojimas ir panaudojimas

Techninės Automatizuotas projektavimas, aparatūros kontrolė, objektų valdymas

Operatyvinis Įstaigų aptarnavimo Darbas su tekstine, grafine ir vaizdine informacija

Transakcijų apdorojimo Kasdieninės informacijos apdorojimas, suvestinių sudarymasJeigu nusprendžiama kurti informacinę sistemą ir galutinai suformuluojamas jos kūrimo tikslas ir paskirtis, pirmiausia reikia išanalizuoti kompiuterizuojamo objekto padėtį, vartotojo reikalavimus, dabartinės sistemos trūkumus bei naujosios privalumus. Taip pat būtina atlikti sąnaudų analizę, nustatyti finansinius, techninius ir vartotojų poreikius bei apribojimus sistemos kūrimo procesui.

Vertinant kompiuterių diegimo ir, prireikus, informacinių sistemų kūrimo tikslingumą, svarbiausia yra gauti naudingą rezultatą – efektą. Kaip jau minėjau anksčiau, efektas gali būti ekonominis, socialinis ir techninis. Šie rodikliai realiai parodo, kiek pagrįstos yra investicijos į naują ar tik patobulintą informacinę sistemą, ar jos atsiperka bei kiek diegiamoji sistema yra efektyvi.

1.2. EKONOMINIS EFEKTYVUMAS

Vis dėlto dažniausiai yra atsižvelgiama į ekonominį efektyvumą, kuris yra yra skaičiuojams, kai naudą, kurią galima gauti įdiegus informacinę sistemą, reikia įvertinti pinigais. Kadangi niekas nesiims įgyvendinti projekto, jei iš karto aišku, jog jis bus finansiškai nenaudingas. Taigi šis efektas parodo:

 kiek gaunama naudingų rezultatų,

 kiek naudingai įdedamos lėšos,

 kada ir kokius sprendimus priėmus gaunamas rezultatas viršija išlaidas jį pasiekti.

Ekonominį efektyvumą galime nagrinėti keliais skirtingais požiūriais. Pirmiausia – kompiuterių naudojimo, kuriant informacines sistemas ekonominis efektyvumas. Taip pat galima įvertinti atskirų taikomųjų kompleksų, kurie jau parengti kitur, ar tipinių projektinių sprendinių pritaikymo ekonominį efektyvumą. Be to galima analizuoti ir programinių priemonių rengimo, pritaikymo ir kitokio pobūdžio ekonominį efektyvumą.

Teigiamą informacinės sistemos poveikį kompiuterizuojamam objektui, galima vertinti finansinių rodiklių, pateikiamų pelno (nuostolio) ataskaitose, pokyčiais į geresnę pusę. Jei įdiegtoji informacinė sistema pasiteisina, pagerėja objekto gamybinė ir ūkinė veikla. Gaunamos pajamos už parduotas prekes ir paslaugas. Daugeliui įmonių šis rodiklis yra svarbiausias. Su pajamų už parduotas prekes ir paslaugas didinimu susiję tikriausiai daugiausia kompiuterizuojamų darbų. Pasitelkus kompiuterinę techniką, galima didinti pardavimų apimtis, didinant gamybos apimtis ir ieškant papildomų rinkų, rinkų skaičių paliekant tą patį, bet gaminant kokybiškesnius gaminius ir juos brangiau parduodant. Be šių, mano minėtų pajamų, įdiegus informacinę sistemą padidėja ir kitos veiklos pajamos, finansinės ir investicinės veiklos pajamos, pagautė.

Informacinės sistemos teigiamo poveikio dydis gali būti siejamas
su nauda, gaunama įdiegus informacinę sistemą, skaičiuojama atsižvelgiant į tai, kiek kiekviena siūloma (diegiama) priemonė padeda pagerinti atitinkamą veiklą. Kompiuterizavus organizacija, informacija bus formuojama automatizuotai, o tai, be abejo, turės tam tikrą poveikį priimamiems bei realizuojamiems sprendimams. Tačiau sprendimus priimantiems asmenims svarbiausia, kiek informacija padeda priimti naudingus valdymo objektui sprendimus. Yra keletas svarbiausių charakteristikų, kurias turi tenkinti gaunama informacija, kad informacinės sistemos įdiegimas pasiteisintų. Svarbiausia iš šių charakteristikų informacijos naudingumas. Kartais gaunama nenaudinga ir net nereikalinga informacija. Dažniausiai to priežastis būna, kai dėl techninių ar kitų galimybių stokos ja nusakomų veiksmų ar procesų negalima realizuoti arba to daryti aiškiai neapsimoka. Dėl to yra labai svarbi informacijos naudingumo charakteristika:

1. Visų pirma, valdymo situacijose priimamiems sprendimams yra svarbus naudojamos informacijos tikrumas, nes to labai priklauso ir susijusių sprendimų teisingumas bei tinkamumas. Rengiant sprendimų priėmimo technologijas, daug dėmesio skiriama pasiekti ir išlaikyti informacijos tikrumą. Tai pasiekti stengiamasi:

 panaudojant įvairius informacijos tikrumo kontrolės ir apsaugos metodus,

 rengiant patikimesnę programinę įrangą (įrangą, kuri padėtų išvengti klaidų, o jei jų atsiranda, surasti ir ištaisyti).

Jau nuo informacijos atsiradimo ar sukūrimo momento ji gali būti netikra. Taip pat vykdant perdavimo, saugojimo ir apdorojimo procesus gali sumažėti informacijos tikrumas. Kartais informacija iškreipiama sąmoningai. Dažniausiai tokia situacija susidaro, kai iškreipimu suinteresuoti asmenys nori nuslėpti esamą padėtį ar pateikti neteisingą informaciją, siekdami sau naudingo rezultato.

2. Antra, formuojama informacija turi būti išsami. Tai būtina, norint užtikrinti planinių sprendimų efektyvumą, nuo kurio priklauso ir sprendimų apibrėžtumas. Išsamumas reikalingas ir prognozėms, veiklos planams ir operatyvaus valdymo sprendimams sudarinėti. Tačiau norint turėti išsamesnę informaciją, reikia daugiau jos rinkti, kaupti, laikyti ir apdoroti, kartu didesnių laiko ir piniginių sąnaudų. Ši charakteristika ypač svarbi informacijai, naudojamai priimant tokius operatyvaus valdymo sprendimus, kurių veiksmingumas priklauso nuo to, kaip greitai gaunama informacija apie įvykusį nuokrypį nuo iš anksto numatyto proceso eigos. Norint turėti išsamesnę informaciją, reikia daugiau jos rinkti, kaupti, laikyti ir apdoroti. O visa tai reikalauja papildomų laiko ir pinigų sąnaudų.

3. Trečia charakteristika, būtina perduodamai informacijai – optimalumas. Šiuo atveju optimalia laikoma informacija, gaunama naudojant optimizavimo metodus. Tokia informacija nusako optimalų tam tikromis apibrėžtomis sąlygomis sprendimą. Jai gauti paprastai naudojami matematiniai metodai, kuriems reikia ne mažai laiko surinkti reikiamus duomenis ir apdoroti juos kompiuteriais.

4. Ketvirtoji charakteristika yra savalaikiškumas. Tai ypač svarbu informacijai, naudojamai priimant tokius operatyvaus valdymo sprendimus, kurių veiksmingumas priklauso nuo to, kaip greitai yra gaunama informacija. Šios charakteristikos gerinimas taip pat susijęs su informacijos rinkimo aktyvinimu, dažnesniu jos fiksavimu bei perdavimu (o tai irgi reikalauja papildomų laiko ir pinigų sąnaudų).

Ekonominis efektyvumas taip pat gali būti pasiekiamas informacijos poveikiu valdymo funkcijoms:

 per tai, kas yra geriau daroma,

 per ką ir kieno dėka pasireiškia kompiuterizuotai formuojamos informacijos naudingumas.

Būdingesnes ekonominio efekto pasireiškimo kryptis ir šaltinius aptarsiu 2 lentelėje.

2 lentelė. Informacijos naudingumo ekonominis efektas.

Eil. Nr. Efekto pasireiškimo krytys Efekto pasireiškimo šaltiniai

1. Gamybos apimčių augimas geresnė produkcijos nomenklatūra,

daugiau specializuota gamyba,

ritmingesnis darbas

2. Darbo išteklių ekonomija racionalesnis darbo organizavimas,

Šiuo metu Jūs matote 30% šio straipsnio.
Matomi 1925 žodžiai iš 6407 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.