Įvadas
Kontrolės, kaip vienos iš valdymo funkcijų būtinybę sąlygoja tai, kad organizacijose reikalai klostosi taip, kaip norėtųsi, toli gražu ne visada. Planai ne visada įgyvendinami, kaip buvo sumanyta. Žmonės ne visada priima jiems deleguojamas teises ir atsakomybę. Priimti sprendimai ne visada realizuojami.
Suplanavus sprendimo įgyvendinimą, suorganizavus daiktų ir žmonių sistemą, galinčią atlikti ir davus nurodymą veikti, pagrindinius vadybos darbus galima laikyti baigtais. Tada prasideda intensyvi vykdytojų veikla – priimto sprendimo įgyvendinimas. Viską numatyti būna sunku, o ir darbo sistemoje gali įvykti netikėtumų, todėl vadovas nuolat turi sekti, kaip vyksta darbai, ar neiškilo kokia rimta kliūtis, galinti sutrukdyti numatytą darbą. Tai yra ketvirtasis valdymo ciklo elementas: kontrolė. Taigi, kontrolė ir turi išaiškinti, kas organizacijoje vyksta ne taip, kokios to priežastys ir ką galima padaryti, siekiant užkirsti kelią problemų atsiradimui ateityje.
Kontrolei svarbiausia – žmonių santykiai ir laikas. Vadovai privalo rūpintis kontrole, nes ilgainiui organizuotų santykių rezultatai ne visada susiklosto kaip planuota.
1. Kontrolės samprata
Valdymas – tai nesustojamas procesas. Ir šiame sudėtingame procese ne visada vyksta tai, kas buvo suplanuota, kadangi organizacija nėra automatas, o jame dirba gyvi žmonės, jie ne visada teisingai ir pilnai priima jiems deleguotas teises ir pareigas. Ne visada pavyksta tinkamai motyvuoti žmonės, todėl, kad tikslai būtų pasiekiami ir uždaviniai sprendžiami būtina kontrolė. Keičiasi ir išorinė aplinka, ir organizacija turi prie jos pritapti. Taigi organizacijos vadovybei pavyksta pasiekti numatytus tikslus tik kontroliuojant. Skirtingi autoriai kontrolės apibrėžimą nurodo panašiai: pagal A. Seilių ( 1, p.278 )„ Kontrolė – tai organizacijos tikslų siekimo proceso užtikrinimas.“ Vienas iš apibrėžimų ( 3, p.550 )„ valdymo kontrolė – procesas, užtikrinantis realios ir planuotos veiklos atitikimą .“ Platesnį kontrolės apibrėžimą pateikia R.J.Mockleris ( 3, 550 ): „Valdymo kontrolė yra sistemingos pastangos suderinti veiklos atlikimo standartus su numatytais tikslais, suprojektuoti informacijos grįžtamo ryšio sistemas, palyginti tikrąjį veiklos atlikimo lygį su numatytais standartais, rasti nukrypimus nuo jų ir įvertinti šių nukrypimų svarbą bei imtis veiksmų, užtikrinančių, kad visi ištekliai būtų efektingiausiai ir efektyviausiai panaudojami siekiant bendrų tikslų.
Taigi visi autoriai sutinka kad valdymo kontrolė yra labai svarbi valdymo funkcija. Šią funkciją vadovybė pradeda vykdyti, kai tik suformuluoja organizacijos tikslus ir uždavinius. Be kontrolės organizacijoje įsivyrautų chaosas ir apimti visų jos dalyvių veiklą nebūtų įmanoma. Kontrolė nėra koks nors atskiras procesas, ji turi būti visa apimanti. Organizacijos tikslai, planai ir valdymo struktūra lemia organizacijos veiklos kryptį, tačiau kontrolė yra neatsiejamas bet kokios organizacijos esmės elementas.
A Seilius, remdamasis kitais autoriais ( 1, p.278 ) išskyrė tris kontrolės rūšis: paruošiamoji (parengiamoji) , einamoji ir baigiamoji. Paruošiamosios kontrolės priemonė yra taisyklių, procedūrų ir politikos realizavimas. ši kontrolės rūšis vykdoma iki organizacijos faktiškos veiklos pradžios. Paruošiamojoje kontrolėje numatoma darbuotojų mokymo, perkvalifikavimo, ugdymo būdai, kas padidina galimybę efektyviai dirbti, taip pat nustatomi standartai medžiagų kokybei, atliekama materialinių išteklių kontrolė, taip pat paruošiama finansinių išteklių paruošiamoji kontrolė – biudžetas, kuris atlieka planavimo funkciją. Biudžetas tampa finansinių išteklių parengiamosios kontrolės mechanizmu ta prasme, kad užtikrina organizacijos lėšas. Biudžetas numato išlaidų ribas ir neleidžia organizacijos padaliniams neracionaliai jas eikvoti.
Einamoji kontrolė atliekama tiesiogiai vykdant darbus. Kontroliuojamas yra faktiškas darbo rezultatas. Tai reikalinga, kad smulkios nuokrypos neperaugtų į dideles problemas. Ši sistema padeda vadovybei išsiaiškinti daugybę nenumatytų problemų ir pakoreguoti žmonių elgseną taip, kad organizacija dirbtų efektyviai.
Baigiamoji kontrolė, ši kontrolė naudojama, kai darbas atliktas, rezultatai yra palyginami su reikalavimais. Vadovybė turi galimybę geriau įvertinti, ar planai bus realūs. Ši procedūra padeda gauti informaciją apie iškilusias problemas, ir padeda suformuluoti naujus planus, leidžiantis išvengti buvusių klaidų..
2.Kontrolės funkcijos etapai
Kontrolės etapus autoriai įvardina irgi panašiai. A. Seilius išskyrė tris aiškiai skirtingus etapus ( 1, p.281 ): standartų ir kriterijų paruošimas, realių rezultatų su jais palyginimas ir koregavimas. Kiekviename etape realizuojamas įvairių kontrolės priemonių kompleksas. Pirmasis kontrolės procedūros etapas parodo, kaip jungiamos planavimo ir kontrolės funkcijos. Visi standartai, panaudojami kontrolei, turi būti pasirinkti iš organizacijos tikslų ir strategijos. Galime nustatyti rezultatyvumo rodiklius, kaip pelno, realizacijos apimčių, medžiagų vertės, juos galime nesunkiai išmatuoti, tačiau reiktų įvertinti ir moralinį dirbančiųjų lygį, apklausos ar kitu sociologiniu metodu.
Antrasis kontrolės proceso etapas, tai pasiektų
rezultatų palyginimas su pasirinktais standartais. Pagrindinis kontrolės tikslas, kad organizacijos valdymo procesas priverstų ją funkcionuoti pagal numatytą planą. Šiame etape nustatomi kiek pavojingi nukrypimai nuo standarto. Šiame etape gaunamas vertinimas , kurio pagrindu priimamas tolesnei veiklai sprendimas. Labai svarbu teisingai nustatyti nukrypimų nuo standartų leistiną dydį, t.y. tokį, kuriam esant įmonei negresia pavojus. Kontrolės privalumai turi būti didesni už jos funkcionavimo išlaidas. Jeigu pelnas gautas kontrolės dėka mažesnis negu sąnaudos kontrolės procesui, tai tokia kontrolė neproduktyvi. Norint, kad kontrolės sistema efektyviai dirbtų, būtina informuoti apie nustatytus standartus ir gautus rezultatus, visus šiame procese dalyvaujančius darbuotojus. Tokia informacija turi būti tiksli, savalaikė ir paprastoje suprantamoje formoje, kad ją galima būtų panaudoti priimant valdymo sprendimus. Jei planai ir tikslai vykdomi, rezultatai sutampa su standartais, tai tokiu atveju nieko daryti nereikia.
Trečias kontrolės proceso etapas, tai susirinkus informaciją parinkti tinkamą elgseną, jei viskas tvarkoje, kaip jau minėjome nieko daryti nereikia, jei yra nukrypta nuo standartų, išsiaiškinti nuokrypų nuo standartų priežastis ir grąžinti organizaciją veikti planuota linkme. Pagrindinis kontrolės tikslas siekti, kad organizacijos valdymo procesas priverstų ją funkcionuoti pagal numatytą planą. Tokia kontrolės sistema, kuri nepadeda likviduoti nukrypimus, kol jie dar netapo stambia problema nereikalinga ir grąžinti organizaciją veikti planuota linkme. Tačiau vadovas visada turi būti įsitikinęs, kad proceso koregavimas nesukels papildomų sunkumų, bet pataisys padėtį. Koregavimo prasmė visais atvejais tame, kad būtina išsiaiškinti nuokrypų nuo standarto priežastis Tačiau kartais reikia koreguoti ir pačius standartu, nes standartai kuriami remiantis planavimu, o keičiant planus reikia keisti ir standartus. Paprastai organizacijos, kurios sėkmingai dirba, koreguoja standartus į aukštesnių reikalavimų pusę bet būna ir taip, kad planai per daug optimistiniai, tai tuo atveju mažinami standartų reikalavimai. Panašiai tik trečiąjį etapą padalino į dvi dalis, Mockleris skiria keturis kontrolės žingsnius ( 3, p.550 ) :