Dokumentai dokumentas
5 (100%) 1 vote

Dokumentai dokumentas

PAGRINDINIAI VEIKLOS DOKUMENTAI

Kiekvienos įmonės veikla įforminama įvairių rūšių dokumentais, kuriuos galima ĮMONĖS DOKUMENTINIS APRŪPINIMAS

Žmonės užsiima įvairia veikla. Vieni gamina konkretų produktą, kiti teikia paslaugas, dar kiti dirba švietimo, kultūros ar sveikatos apsaugos srityje. Verslas (materialinė gamyba) yra viena iš svarbiausių veiklos sričių, nes nuo jos priklauso žmonių gerovės lygis. Visoms sritims bendra tai, kad jos negali funkcionuoti be valdymo, kuris apibrėžiamas kaip poveikis siekiant atitinkamą sritį tvarkyti ir tobulinti. Įmonės valdymo rezultatas yra valdymo sprendimų rengimas ir priėmimas. Kokybiškų sprendimų priėmimui reikalinga tiksli, atitinkanti tikrovę informacija, kuri fiksuojama dokumentuose. Informacija surenkama bendraujant, keičiantis žiniomis, naujienomis. Todėl labai reikšmingi yra komunikacija ir informacijos apdorojimo procesai.

Valdymo sudėtinė dalis yra raštvedyba.

RAŠTVEDYBA – įmonės, įstaigos, organizacijos, institucijos vidaus administravimo sritis, apimanti dokumentų tvarkymo ir valdymo procesus nuo jų rengimo ar gavimo iki atrinkimo saugoti ar naikinti. („Raštvedybos taisyklės“)

Su dokumentais atliekamos įvairios operacijos: gautų dokumentų registravimas ir tvarkymas, perdavimas vykdytojams, savo įmonės dokumentų (vidaus ir siunčiamųjų registravimas ir tvarkymas, dokumentų užduočių vykdymo kontrolės organizavimas, dokumentų formavimas į bylas bei jų rengimas tolesniam saugojimui.

Raštvedyba ne tik atlieka valdymo veiklos aptarnavimo funkciją, daro tiesioginę įtaką valdžios, valdymo ir kitų institucijų darbo kokybei bei veiklos stiliui; raštvedybos dokumentai yra itin reikšmingi tautai ir valstybei.

Pagrindiniai teisės aktai, reglamentuojantys dokumentų rengimą, įforminimą, tvarkymą ir saugojimą:

• „Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės“ (įsigaliojo 2001-04-07).

• „Raštvedybos taisyklės“ (įsigaliojo 2001-12-28).

• „Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė“ (įsigaliojo 1997-08-15).

Valstybinėms institucijoms visi šie teisės aktai yra privalomi.

Privatiems juridiniams ir fiziniams asmenims „Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės“ yra rekomendacinės, tačiau vienodas dokumentų įforminimas palengvina informacijos perteikimą ir paiešką.

„Raštvedybos taisyklės“ privatiems juridiniams ir fiziniams asmenims taip pat yra rekomendacinės.

„Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė“ yra privaloma.

PASTABA. Privatūs juridiniai ir fiziniai asmenys dokumentus turi rengti, įforminti ir išsaugoti reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti įmonės veiklos įrodymai ir su įmonės veikla susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės.

DOKUMENTO SĄVOKA

Įstaigos, įmonės, organizacijos, institucijos, vykdydamos savo funkcijas, atlikdamos pavedimus ir įformindamos kasdienius reikalus, parengia daug dokumentų. Darbas su jais susideda iš informacijos kaupimo, jos sisteminimo, apdorojimo, dokumentinės informacijos naudojimo. Dokumentas, kaip informacijos laikmena, yra materialus kūnas informacijai užrašyti, saugoti, atgaminti ir perduoti. Todėl jis gali būti ir darbo objektu, ir darbo rezultatu.

Terminas dokumentas kilęs iš lotyniško žodžio documentum – „pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas“. Tai priemonė įvairiais būdais ant specialios medžiagos fiksuoti informaciją apie faktus, įvykius, objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą.

Į dokumento sąvoką plačiąja prasme įeina pirmykštis piešinys ant sienos, indo, taip pat informacija užfiksuota rankraščiuose, žemėlapiuose, grafikuose, mašinraščiuose, mašinogramose, foto- ir fonodokumentuose, magnetinėse juostose, diskuose, duomenų kaupimo bankuose. Taigi dokumentas yra informacijos laikmena, tačiau jos dokumentiniai požymiai skirtingi.

Valdymo dokumentų sąvoka siauresnė. Tradicinis informacijos fiksavimo būdas yra rašymas kaip veiksmas, medžiaga informacijai fiksuoti – popierius. Šiuose dokumentuose fiksuojami įvairūs valdymo veiksmai, sprendimai, rezultatai: įstaigos vadovo valdymo funkcijos įforminamos įsakymais, informacija pasikeičiama raštais, faksogramomis, pažymomis.

Valdymo veikloje be popieriaus naudojamos ir tokios informacijos laikmenos, kaip kompaktiniai diskai, diskeliai, kurias gali perskaityti tik elektroninės mašinos. Per paskutiniuosius dešimtmečius ištobulinus informacines technologijas, talpūs išoriniai atminties įrenginiai ir prieinamos kainos leidžia didžiulius popierinės informacijos kiekius greitai ir patogiai paversti elektroniniais dokumentais, juos saugoti ir lengvai surasti pagal duotus parametrus. Atsižvelgusi į šias naujoves, Tarptautinė standartų organizacija apibūdino dokumentą, kaip „informacijos laikmeną ir šioje laikmenoje užfiksuotus pastovius duomenis, kuriuos gali perskaityti žmogus arba mašina“.

Oksfordo žodyne dokumentas apibūdinamas kaip „tekstas arba vaizdas, turintis informacinę reikšmę“.

Valdymo veikla dokumentuojama nustatytos formos dokumentais, susijusiais su kuria nors valdymo funkcija. Tokia veikla išreiškiama tvarkomaisiais dokumentais.

Įstaigos ar įmonės veikla įforminama ir organizaciniais bei informaciniais dokumentais. Sprendžiant, kurią dokumento rūšį panaudoti valdymo veiklai įforminti ir kaip
parengtą dokumentą pavadinti, patogiausia vadovautis įstaigoje parengtu dažniausiai rengiamų dokumentų sąrašu.

Bronislovas Vonsavičius teigia, kad „dokumentai – tai neįkainojamas valstybės turtas, šalies istorijos šaltinis, paveldas. Todėl labai svarbu, kaip jie parengti, ar gali būti visaverčiai istorijos šaltiniai teisės, kultūros, kalbos, istorijos ir kitais požiūriais, ar gali tenkinti mokslo, kultūros, švietimo, istorijos tyrinėtojų, visų žmonių poreikius atsakant į jų paklausimus bei prašymus.“ (B.Vonsavičius. Valdymas ir dokumentai. Vadovo pasaulis. 1998 7-8, 66 p.)

Akivaizdu, kad kiekvienas dokumentas turi savo vertę, tačiau ji nevienoda. Visus dokumentus galima vertinti dviem aspektais:

1. Trumpalaikė, praktinė reikšmė, kai dokumento reikia dabartiniu metu, pavyzdžiui, prekių čekio, teatro bilieto, atostogų įsakymo.2. Mokslinė-istorinė vertė. Tai asmens, įstaigos, vietovės, šalies istorijos šaltinis, galintis atspindėti ir liudyti tautos bei valstybės ekonomikos, politikos, kultūros raidą. Todėl dokumentus reikia tvarkyti taip, kad jie išliktų ateities kartoms, nes „maža dokumentus parašyti – svarbu juos išsaugoti“.

DOKUMENTŲ KLASIFIKAVIMAS

Dokumentai klasifikuojami pagal įvairius požymius.

Pagal sudarymo vietą yra vidiniai ir išoriniai. Vidiniai dokumentai naudojami įstaigos vidaus veiklai įforminti ir joje vykstančių operacijų fiksavimui (atsargų perdavimai iš sandėlio į padalinį, pagamintos produkcijos perdavimai iš padalinio į sandėlį ir kt.). Išoriniai dokumentai – tai įvairaus pobūdžio raštai, pažymos. Apskaitos išoriniai dokumentai – tai iš tiekėjo gautos sąskaitos dėl apmokėjimo už įsigytas prekes arba kasos pajamų orderiai, išrašyti gavus iš pirkėjo grynuosius pinigus ir kt. Pagal dokumentų sudarymo formą yra:

• tipiniai, kurie yra sudaromi pagal tekstą-pavyzdį vienarūšėms įvairių institucijų operacijoms įforminti. Tipiniai yra finansinės apskaitos dokumentai.

• trafaretiniai, kai dalis dokumento teksto atspausdinta iš anksto, kita dalis užpildoma sudarant konkretų dokumentą.

• individualūs dokumentai tokie, kurių turinys kiekvieną kartą kitas. Tai originalus, dokumentą sudariusio asmens ar pareigūno kūrybinio darbo rezultatas. Būtini rekvizitai tokiuose dokumentuose įforminami pagal nustatytas taisykles.

Pagal slaptumą dokumentai yra grupuojami į:

• tarnybinio naudojimo, kuriais naudojasi visi įstaigos darbuotojai, tačiau dokumentai be atskiro nutarimo neskelbiami;

• slaptus, kuriais naudojasi adresatas ir vykdytojas;

• visiškai slaptus, su kuriais susipažįsta tik adresatas (įstaigos vadovybė).

Pagal juridinę galią yra tikrų ir netikrų (fiktyvių) dokumentų. Tikri dokumentai parengti pagal galiojančias teisės normas ir atitinkantys dokumentų įforminimo taisykles. Fiktyvių dokumentų turinys neatitinka tikrovės (forma gali būti kaip tikro dokumento).

Pagal įvykdymo laiką:

• paprasti, kai nenurodomas įvykdymo laikas;

• skubūs, su nurodytu įvykdymo laiku;

• labai skubūs, skirti skubiam vykdymui.

Pagal turinį (sprendžiamų klausimų kiekį):

• paprasti (nagrinėjamas vienas klausimas) ir

• sudėtiniai (nagrinėjama keletas klausimų).

Pagal saugojimo laiką dokumentai grupuojami į:

• laikino,

• ilgalaikio,

• neterminuoto (amžino) saugojimo.

Pasibaigus raštvedybos metams, įstaigose atliekama dokumentų vertės ekspertizė, kurios metu atrenkami laikino, ilgalaikio ir neterminuoto (amžino) saugojimo dokumentai. Laikino saugojimo dokumentai tokie, kurie saugomi įstaigos archyvuose iki 10 metų. Ilgalaikio saugojimo dokumentai gali būti saugomi 25-erius, 45-erius ar 75-erius metus (pavyzdžiui, personalo dokumentai). Neterminuoto saugojimo dokumentų bylos perduodamos valstybiniam saugojimui.

Pagal apyvartos pobūdį dokumentai gali būti:

• gauti iš kitų įmonių;

• siunčiamieji kitoms įmonėms;

• vidaus, skirti įmonės vidaus reikalams.

Dokumentai gali būti rūšiuojami pagal pateikimo būdą. Tai originalas, kopija, nuorašas, išrašas, dublikatas.

ORIGINALAS – (lot. originalis – „pirminis, įgimtas, savitas“): 1. tikras, autentiškas kūrinys, dokumentas (skirtingai nuo kopijos ar vertimo); 2. tekstas, parašytas ranka arba rašomąja mašinėle, piešinys, brėžinys, fotonuotrauka, skirti poligrafiškai dauginti; 3. raštvedyboje – tai pirmas dokumento egzempliorius, kuriame yra atsakingo darbuotojo parašas ir, jeigu reikia, antspaudas.

Spausdintų dokumentų originalu laikomas pirmasis egzempliorius, kiti – nuorašai. Interesantui įteikiamas originalas, nuorašas segamas į bylą.

Dokumentų originalai (darbo knygelės, diplomai) saugomi atskirai.

KOPIJA – (lot. copia – „daugybė, atsarga“): 1. tikslus originalo nuorašas; techninėmis (dauginimo, fotokopijavimo, faksimilinio perdavimo bei kitomis operatyviosios poligrafijos) priemonėmis padarytas teksto, brėžinio, iliustracijos atgaminys, reprodukcija.

Tiksli originalo (parašo, rankraščio, dokumento) kopija, gaunama spaudos ar fotografijos būdu vadinama faksimile. Ant išduodamos kopijos pažymima, kad originalas saugomas įstaigoje.

NUORAŠAS – raštu tiksliai nurašytas visas dokumentas.

Nuorašai spausdinami arba rašomi ranka, juos tvirtina notaras. Patvirtinti įstatymų nustatyta tvarka įgyja
originalo galią. Nuorašais vadinami ir siunčiamųjų raštų antrieji (įstaigoje liekantys) egzemplioriai.

IŠRAŠAS – oficialiai įforminta dokumento ištrauka, pavyzdžiui, protokolo išrašas (žodis ištrauka šios reikšmės neturi ir reiškia tik šiaip išrašytą teksto dalį).

DUBLIKATAS – (lot. duplicatus – „padvigubintas, padaugintas“) – antrasis dokumento egzempliorius, kuris atstoja originalą. Išduodamas vietoj prarasto dokumento (asmens liudijimo, brandos atestato, diplomo), jame paprastai užrašoma specialioji žyma „Dublikatas“.

PASTABA. Terminais „nuorašas“ ir „kopija“ žodynuose vienodai apibūdinamas tiksliai nurašytas ar atkurtas tekstas. Todėl, remiantis kalbininkų rekomendacijomis, galima visus vienaip ar kitaip reprodukuotus dokumentus vadinti vienu labai bendros reikšmės, visiems patogiu ir suprantamu terminu „kopija“.

VEIKLOS DOKUMENTŲ RENGIMAS IR ĮFORMINIMAS

sugrupuoti:

1. Organizaciniai dokumentai – įstatai, steigimo sutartis, struktūra ir etatų sąrašas, pareiginiai nuostatai, vidaus darbo taisyklės.

2. Tvarkomieji dokumentai – veiklos įsakymai, nurodymai, sprendimai, potvarkiai.

3. Personalo dokumentai – personalo ir atostogų įsakymai, darbo sutartys, asmens bylos, asmens kortelės.

4. Apskaitos dokumentai – didžioji knyga, metinės ataskaitos, buhalteriniai balansai, pajamų ir išlaidų sąskaitos, patikrinimų, inventorizacijos aktai, planai, ataskaitos, sąmatos, PVM sąskaitos-faktūros, kasos knygos, važtaraščiai, atlyginimų žiniaraščiai, kasos pajamų orderiai, kasos išlaidų orderiai ir kt.

5. Informaciniai dokumentai – aktai, raštai, archyvo pažymėjimai, pažymos, rekomendacijos, telegramos, telefonogramos, tarnybiniai pranešimai, protokolai ir kt.

6. Iš valstybinių institucijų, savivaldybių įmonės gauna dokumentų, reglamentuojančių įvairias veiklos sritis (mokesčių, darbo organizavimo, aplinkos apsaugos ir pan.). Šie dokumentai sudaro norminių dokumentų grupę.

7. Atskirą grupę gali sudaryti komercinės sutartys (kontraktai), kurie yra pagrindiniai verslo dokumentai.

Visų grupių dokumentai yra valdymo, išskyrus apskaitos dokumentus, kurie turi specifinių sudarymo ir apdorojimo savybių.

Priklausomai nuo objektyvių (įmonės profilis) ir subjektyvių (įmonės vadovo, partnerių reikalavimų) faktorių, kuri nors grupė gali būti svari arba, priešingai, nereikšminga.

Pagrindinių įmonės veiklos dokumentų grupės pavaizduotos 1 paveiksle.

DOKUMENTŲ BLANKAI

Taisyklės reglamentuoja informacinių ir tvarkomųjų dokumentų rengimą blankuose.

BLANKAS – nustatyto formato popieriaus lapas su išdėstytais dokumento įforminimo rekvizitais, susijusiais su dokumento sudarytoju, turinčiu teisės aktų suteiktus įgaliojimus.

Dabar dažniausiai rengiami kompiuteriniai blankai, standartinis šriftas yra juodos spalvos.

Įmonės turėtų pasirengti blankų atskiroms dokumentų rūšims: įsakymams ir siunčiamiesiems dokumentams (pažymoms, raštams).

Blankų rekvizitai spausdinami lietuvių kalba.

Dokumentai, siunčiami už Lietuvos Respublikos ribų rašomi blankuose, kuriuose nuolatiniai rekvizitai spausdinami lietuvių, o užsienio kalba spausdinamas dokumento sudarytojo pavadinimas, įmonės duomenys.

Įmonės, kurios retai siunčia dokumentus už Lietuvos ribų, gali naudoti blanką lietuvių kalba, o dokumento sudarytojo pavadinimą ir duomenis apie ją kita kalba spausdinti apatinėje paraštėje.

Prekybinės, gamybinės ir kitos įmonės blanke spausdina prekių ženklą (emblemą) – sutartinį ženklą simboliškai reiškiantį kokią nors sąvoką ar idėją (prekių, paslaugų ženklą geriausia užregistruoti Lietuvos Respublikos patentų biure). Šie ženklai spausdinami po viršutine parašte arba kairėje pusėje ties dokumento sudarytojo pavadinimu (paraštė neužimama).

Šiuolaikinis blanko įforminimo dizainas, „savas“ firminis stilius, geros kokybės popierius, būtina informacija apie įmonę yra ypatingai svarbūs, jei siekiame maloniai nuteikti dalykinį partnerį.

BENDRIEJI DOKUMENTŲ ĮFORMINIMO REIKALAVIMAI

Popieriaus formatai.

Popieriaus formatai naudojami raštvedyboje pavaizduoti 2 paveiksle.Popieriaus formatų standartas – tarptautinis. Standartinio popieriaus naudojimas susijęs su efektyviu elektroninės technikos, operatyviosios poligrafijos priemonių naudojimu, bylų formavimu, jų saugojimu įmonės ir valstybės archyvuose. Pagal bylų standartinius dydžius gaminami stelažai ir lentynos, pagal kortelių standartinius dydžius – kartotekų dėžutės.

Dokumentų paraštės pavaizduotos 3 paveiksle.



Pagrindiniai dokumentų spausdinimo reikalavimai išdėstyti „Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklėse”.

Dokumentai spausdinami tik vienoje lapo pusėje, išskyrus taisyklėse ir kituose teisės aktuose numatytas žymas ar nuorodas, rašomas antroje lapo pusėje.

Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas antrasis ir tolesni lapai. Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių.

Atkreiptinas dėmesys, kad rekvizitai, susidedantys iš kelių eilučių, spausdinami per 1 intervalą, pavyzdžiui, dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas, adresatas, tvirtinimo ir suderinimo žymos, pavyzdžiui:
VILNIAUS VADYBOS KOLEGIJOS

EKONOMIKOS FAKULTETAS

TVIRTINU

Lietuvos Respublikos

finansų viceministras

(Parašas)

Vardas ir pavardė

Dokumentų tekstas A 4 formato popieriuje spausdinamas per 1,5 intervalo.

A 5 formato dokumentų tekstas – per 1 intervalą.

Pareigoms „parašo“ rekvizite užrašyti yra nurodyta rekvizito pradžia (kairioji paraštė) ir vardo bei pavardės vieta (dešinė pusė). Svarbu, kad po pareigų pavadinimo pakankamai liktų vietos pareigūno parašui, kuris turi būti eilutės viduryje.

Dokumentai rašomi laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisinės terminijos.

Dokumentai susideda iš atskirų elementų, kuriuos priimta vadinti rekvizitais. Rekvizitų visuma atspindi dokumento formą. Svarbu, kad dokumentas atitiktų savo paskirtį, būtų sudarytas pagal formą, būdingą tai rūšiai. Nuo dokumento įforminimo visumos ir kokybės priklauso jo juridinė galia, nes dokumentai tarnauja kaip įrodymas, patvirtinimas konkretaus įvykio, fakto ar reiškinio.

Šiuo metu Jūs matote 30% šio straipsnio.
Matomi 2224 žodžiai iš 7377 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.