VILNIAUS KOOPERACIJOS KOLEGIJA
DIENINIŲ STUDIJŲ SKYRIUS
IV-04 grupės studentė
Tatjana Žuravliova
RAŠTVEDYBA IR DOKUMENTAI
Raštvedybos ir verslo korespondencijos
Referatas
(Įvertinta)
(Parašas)
(Dėstytojo vardas, pavardė)
(Data)
Vilnius 2004
TIRINYSĮVADAS 3
1. TEORINĖ DALIS 4
1.1 Raštvedybos sąvoka 4
1.2 Dokumentavimas 5
1.3 Dokumento sąvoka 6
1.3 Dokumentų klasifikavimas 7
1.4 Dokumentų apyvarta 9
2. PRAKTINĖ DALIS 10
2.1 Asmeninis prašymas 10
2.2 Dalykinis raštas 11
2.3 Asmeninis įgaliojimas 12
2.4 Įsakymas dėl priėmimo į darbą 13
2.5 Pažyma apie studijas 14
IŠVADOS 15
NAUDOTA LITERATŪRA 16
DĖSTYTOJO UŽRAŠAMS 17
ĮVADAS
Šią temą pasirinkau, kadangi manau jog raštvedyba ir dokumentai yra
labai reikalingas ir svarbus dalykas, o ypač šiomis dienomis.
Gerai sutvarkytoje įmonėje, įstaigoje ir pačioje valstybėje
dokumentų tvarkymas yra labai svarbus dalykas.
Pačios raštvedybos pagrindas yra dokumentų klasifikavimas,
standartizavimas, raštų registravimas.
Dokumentų klasifikavimo sistema turi būti vieninga visoms
įstaigoms. Blogai suklasifikuotų dokumentų ieškojimas atima begalę laiko.
Laikui bėgant Lietuvoje nustatytos vienodos dokumentų sudarymo,
įforminimo ir kitų raštvedybos procesų taisyklės. Sudarytos prielaidos
standartizuoti valdymo dokumentus. O 1972 metais Tarybų Sąjungoje
patvirtintas organizacinių tvarkomųjų dokumentų standartas. Standartas iš
tikrųjų padarė pradžią didinant valdymo darbo efektivumą bei valdymo sferos
darbuotojų darbo kultūrą. Palengvėjo dokumentų rengimas, pradėta taikyti
organizacinė technika.
Pasikeitus administracinėms bei kanceliarinės kalbos vartojimo
sąlygoms, jau galima teigti, kad iš esmės keičiasi ir lietuviškoji
raštvedyba. Valdymo darbuotojų darbo efektyvumas ir greitumas toliau didės
klasifikuojant dokumentus, taikant naujas ir efektyvias dokumentų sudarymo
ir saugojimo priemones bei šiuolaikinę informacijos perdavimo techniką.
Šiame darbe pirmiausia aptarsiu pačią raštvedybos ir dokumento
sąvoką, dokumentų klasifikavimą, pagal pagrindinius požymius ir dokumento
apyvarta.
Taigi nežiūrint įstaigų dokumentų įvairovės jie turi būti rengiami
taip, kad įstaigos veiklos dokumentavimo procesas būtų paprastesnis,
greitesnis ir kokybiškesnis.1. TEORINĖ DALIS
1.1 Raštvedybos sąvokaTaip jau susiklostė Lietuvos istorinės sąlygos, kad ilgus jos
amžius raštvedyboje buvo vartojamos svetimos kalbos: lotynų, vokiečių,
senoji slavų, lenkų, rusų. Tik Nepriklausomos Lietuvos laikotarpiu pradėjo
formuotis lietuvių raštvedybos kalba ir raštvedybos sistema. Sovietų
okupacijos metais vėl dauguma oficialiųjų dokumentų buvo rašomi rusų kalba,
kartais gerai jos nemokant. Lietuvių kalba parašyti dokumentai būdavo
teršiami svetimybėmis ir pažodiniais vertimais iš rusų kalbos.
Lietuvos TRS Aukščiausiosios Tarybos Prezidiumas 1989 01 25 įsaku
„Dėl Lietuvos TSR valstybinės kalbos vartojimo“ įsipareigojo, o 1990 03 11
Nepriklausomybės paskelbimo aktas sudarė sąlygas, kad visų įstaigų
dokumentai būtų rašomi lietuvių kalba
„Raštvedybos“ sąvoka dabartiniame lietuvių kalbos žodyne
apibrėžiama kaip raštinės darbų tvarkymas. Siaurąja prasme raštvedyba yra
darbas su dokumentais. Plačiąja prasme – raštvedyba apima įstaigos veiklos
dokumentavimą ir dokumentų, susidariusių įstaigos veikloje, tvarkymą.
Valdymo, gamybinė, mokslinė ir kt. įstaigų bei žmonių
veikla fiksuojama dokumentuose. Norint tuos dokumentus panaudoti, būtina ne
tik juos parašyti bei įforminti, bet ir išsiųsti arba gauti, registruoti,
kontroliuoti jų užduočių vykdymą, tam tikra tvarka juos grupuoti, kad
visada būtų galima surasti bei panaudoti jų informaciją, garantuoti jų
saugumą ir parengti perduoti į archyvą tolesniam saugojimui.
Už tinkamą raštvedybos organizavimą, raštvedybos
taisyklių ir kitų norminių dokumentų diegimą įstaigoje atsakinga raštinė
(reikalų valdyba, kanceliarija, bendrasis skyrius, mažoje įstaigoje –
sekretorė). Raštinė kontroliuoja kaip laikomasi šių taisyklių įstaigos
struktūriniuose padaliniuose bei skyriuose. Apie raštvedybos taisyklių
pažeidimus skyriuose raštinė informuoja įstaigos vadovą.
Už dokumentų rengimą, tvarkymą, saugojimą skyriuose ir jų
perdavimą į įstaigos archyvą atsakingi skyrių vadovai.
Keičiantis raštinės ir skyrių vadovams (mažose
įstaigose – sekretorei arba darbuotojui, atsakingam už raštvedybą), bylos
ir
dokumentai perduodami pagal aktą, tvirtinamą įstaigos vadovo.
1.2 DokumentavimasĮstaigos veiklos dokumentavimas – tai nustatytos formos dokumentų,
susijusių su kuria nors veiklos sritimi, rengimas.
Dokumentų, susidariusių įstaigos veikloje, tvarkymas
apima tokias darbo su dokumentais operacijas:
• dokumentų priėmimą ir išsiuntimą,
• registravimą,
• perdavimą vykdytojams organizacijos viduje,
• užduočių vykdymo kontrolę,
• bylų formavimą,
• dokumentų sistemingą paruošimą saugojimui ir naudojimui.Valdymo veiksmai, sprendimai, rezultatai dokumentuojami.
Valdymo situacijoms įforminti vartojami organizaciniai tvarkomieji
dokumentai. Valdymo darbo ypatybė yra ta, kad daug dirbama su dokumentais.
O šis darbas prasideda nuo informacijos kaupimo, jos sisteminimo,
apdorojimo, dokumentinės informacijos naudojimo. Dokumentas kaip
informacijos laikmena tampa ir darbo ob-jektu ir darbo rezultatų.
1.3 Dokumento sąvoka
Sąvoka „Dokumentas“ kilusi iš lotyniško žodžio
“documentum” – pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentas –
priemonė įvairiais būdais fiksuoti informaciją, įvykius, faktus, tikrovės
reiškinius, taip pat žmogaus mąstymo ir praktinę veiklą. Visa tai galima
fiksuoti raštu, vaizdu, garsu. Tai dokumento sąvoka plačiąja prasme.
Dokumentas siaurąja prasme – tai tam tikra informacija, parašyta ant
popieriaus ar kitoje mašininėje informacijos laikmenoje.
Šis terminas paplitęs labai plačiai visose žmogaus